Partager votre calendrier Outlook est facile, mais comment faire, c’est important si vous ne voulez pas que les personnes avec lesquelles vous le partagez aient du mal à y accéder. Voyons comment partager un calendrier Outlook, que le destinataire soit dans la même organisation que vous ou non.
Que vous partagiez votre calendrier Outlook avec une personne au sein de votre organisation (c’est-à-dire des personnes ayant le même domaine de messagerie que vous) en dehors de votre organisation, le processus de partage est similaire. Cependant, la façon dont le destinataire accède à votre calendrier partagé est un peu différente, surtout si la personne extérieure à votre organisation n’utilise pas Outlook. C’est toujours assez simple, et nous expliquerons comment cela fonctionne afin que vous puissiez diriger les gens ici s’ils ont du mal à accéder à votre calendrier partagé.
Partager votre calendrier avec un collègue
Si vous souhaitez partager un calendrier avec quelqu’un qui travaille pour la même organisation, le processus est assez simple. Ouvrez le calendrier dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Partager le calendrier> Calendrier.
Si vous utilisez Outlook pour plusieurs comptes, assurez-vous de sélectionner le calendrier du compte que vous souhaitez partager.
La fenêtre «Propriétés du calendrier» s’ouvrira sur l’onglet «Autorisations», vous indiquant qui a actuellement accès à votre calendrier. Par défaut, Outlook est configuré pour que tous les membres de votre organisation puissent voir lorsque vous êtes occupé, mais rien d’autre. Votre personnel informatique a peut-être changé cela de plusieurs manières. Nous nous concentrerons donc sur le partage de votre calendrier avec une personne de votre organisation.
Pour partager votre calendrier avec quelqu’un, cliquez sur le bouton «Ajouter».
Cela ouvrira votre carnet d’adresses et affichera par défaut les personnes de votre organisation. Ajoutez la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre agenda, puis cliquez sur « OK ».
La personne que vous avez choisie apparaît dans la fenêtre Autorisations. Par défaut, ils auront un niveau d’autorisation «Peut afficher tous les détails», que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» pour partager votre calendrier.
Pour afficher un calendrier que quelqu’un a partagé avec vous, cliquez sur Accueil> Ajouter un calendrier> Ouvrir un calendrier partagé.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez le nom de la personne qui a partagé un calendrier avec vous, puis cliquez sur OK.
Le calendrier apparaîtra maintenant pour que vous puissiez l’afficher sous la liste «Calendriers partagés» sur le côté gauche.
Partager votre calendrier avec une personne externe
Si vous souhaitez partager un calendrier avec quelqu’un qui travaille en dehors de votre organisation, le processus est très similaire. Ouvrez le calendrier dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Partager le calendrier> Calendrier.
Si vous utilisez Outlook pour plusieurs comptes, assurez-vous de sélectionner le calendrier du compte que vous souhaitez partager.
La fenêtre «Propriétés du calendrier» s’ouvrira sur l’onglet «Autorisations», vous indiquant qui a actuellement accès à votre calendrier.
Pour partager votre calendrier avec quelqu’un, cliquez sur le bouton «Ajouter».
Cela ouvrira votre carnet d’adresses. Dans la liste déroulante « Carnet d’adresses », cliquez sur « Contacts ».
Cela affichera tous les contacts externes de votre carnet d’adresses. Si vous souhaitez partager votre calendrier avec une personne externe et qu’elle ne s’affiche pas ici, vous devez d’abord l’ajouter en tant que contact.
Ajoutez la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre agenda, puis cliquez sur « OK ».
La personne que vous avez choisie sera ajoutée à la fenêtre Autorisations. Par défaut, ils auront le niveau d’autorisation «Peut afficher tous les détails», que vous pouvez modifier si vous le souhaitez. Contrairement au partage avec des membres de votre organisation, vous ne pouvez pas donner à des personnes externes les droits «Modifier» ou «Déléguer».
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» pour partager votre calendrier.
La manière dont le destinataire accepte votre invitation à afficher un calendrier est là où le processus diffère quelque peu du partage avec quelqu’un au sein de votre organisation.
La personne à qui vous avez partagé votre agenda reçoit un e-mail.
S’ils cliquent sur «Accepter et afficher le calendrier», ils seront alors redirigés vers Outlook.com pour se connecter à un compte Microsoft, où le calendrier partagé sera disponible.
Ce processus est assez transparent, mais n’aide pas beaucoup si votre destinataire utilise un produit non Microsoft. Nous allons vous montrer comment ajouter le calendrier partagé à un calendrier Google, car il s’agit de l’application de calendrier la plus populaire, mais vous pouvez ajouter un calendrier partagé à à peu près n’importe quelle application de calendrier décente que vous souhaitez mentionner.
Au bas de l’e-mail se trouve un lien «cette URL».
Cliquez avec le bouton droit sur cette URL et cliquez sur «Copier l’emplacement du lien» (ou la commande équivalente selon le programme que vous utilisez pour afficher le courrier).
Ouvrez votre agenda Google, cliquez sur les trois points à côté de « Ajouter un agenda », puis choisissez « De l’URL ».
Collez l’URL que vous avez copiée à partir de l’e-mail, puis cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
Le calendrier apparaîtra dans la liste «Autres calendriers» sur le côté gauche.
Ce n’est pas un format très convivial, surtout s’il y a plus d’un calendrier partagé à afficher. Vous pouvez le renommer en survolant le nom, en cliquant sur les trois points qui apparaissent à la fin, puis en cliquant sur « Paramètres ».
Remplacez le champ Nom par celui que vous souhaitez, puis cliquez sur la flèche de retour à côté de « Paramètres ».
Vous avez maintenant un nom de calendrier beaucoup plus convivial.
L’URL que vous avez copiée à partir de l’e-mail est une URL vers le calendrier partagé au format iCalendar (.ics), qui, malgré la similitude de nom, n’a rien à voir avec Apple. Au lieu de cela, c’est un format ouvert pour les informations de calendrier cela existe depuis plus de 20 ans. Chaque application de calendrier que vous êtes susceptible d’utiliser acceptera un calendrier au format .ics.Par conséquent, pendant le processus d’ajout de cela à un calendrier Google, le lien devrait fonctionner dans Apple Calendar, Yahoo! Calendrier, Lightning pour Thunderbird ou toute autre application de calendrier que vous utilisez.