Microsoft Teams se positionne comme un concurrent direct de Slack et est destiné à remplacer Skype Entreprise, en devenant la plateforme collaborative de communication incontournable pour les entreprises de toutes tailles. La mise en place d’une organisation sur Teams permet d’inviter vos collaborateurs à échanger, partager et s’intégrer.
Comment configurer une organisation dans Microsoft Teams
Pour commencer, accédez à l’adresse « teams.microsoft.com » depuis n’importe quel navigateur. Connectez-vous ensuite à votre compte Microsoft. Si vous n’en possédez pas, vous avez la possibilité d’en créer un gratuitement.
Une fois connecté à votre compte, sélectionnez l’option « Obtenir l’application Windows » afin de télécharger et installer l’application sur votre appareil, que ce soit sous Windows, macOS, iOS, Android ou Linux.
Bien que la version web de l’application ne supporte pas les appels ou les réunions en direct, elle peut parfois s’avérer plus rapide pour accéder à Teams. Si vous préférez utiliser Teams via votre navigateur sans installer l’application, cliquez sur « Utiliser l’application Web à la place ».
Lors de la première installation de l’application Teams, il se peut que vous deviez vous reconnecter. Ensuite, cliquez sur « S’inscrire à Teams » pour entamer la configuration de votre organisation.
Une nouvelle page internet s’ouvrira, où vous pourrez consulter une liste exhaustive des fonctionnalités et comparer les différents plans tarifaires. L’utilisation de Teams est gratuite si elle n’est pas couplée à d’autres applications Microsoft Office 365.
Si vous rejoignez une organisation déjà existante, choisissez « Vous utilisez déjà Teams ? Se connecter. ». Une fois connecté, vous pourrez explorer l’infrastructure Teams de votre organisation et commencer à dialoguer avec vos collègues.
Si vous créez une nouvelle organisation, cliquez sur « S’inscrire gratuitement ».
Saisissez votre adresse e-mail, puis sélectionnez « Suivant ».
Indiquez votre prénom, votre nom, ainsi que la dénomination de votre entreprise ou organisation. Lorsque vous avez fini, cliquez sur « Configurer Teams ».
Si le nom de votre organisation est disponible, Teams débutera sa création, puis affichera l’application web. Lors de votre première connexion à Teams, il vous sera demandé de renseigner votre nom et votre photo (facultatifs), puis l’application vous guidera à travers son interface et ses fonctionnalités.
Comment inviter des collaborateurs à rejoindre votre organisation dans Microsoft Teams
Vous recevrez un e-mail contenant un lien que vous pourrez partager avec vos collègues pour les inviter à rejoindre votre nouvelle organisation Teams. Ce lien vous sera également proposé par Teams lors de votre première connexion.
Vous avez toujours la possibilité d’inviter de nouveaux membres à rejoindre votre organisation depuis l’application Teams. Pour ce faire, sélectionnez l’onglet « Équipes » à gauche, puis cliquez sur « Inviter des personnes ».
Dans ce menu, vous pouvez copier un lien d’invitation dans votre presse-papier, inviter des contacts directement depuis votre liste d’e-mails, ou inviter des personnes à l’aide d’adresses e-mail distinctes. Ces adresses ne doivent pas nécessairement être des adresses Microsoft. Cependant, vos invités seront incités à utiliser ces adresses pour créer un compte Microsoft.
Vos invités recevront un e-mail semblable à celui présenté ci-dessous. Pour adhérer à l’organisation, vos collaborateurs doivent cliquer sur « Rejoindre Teams » dans cet e-mail. Ils peuvent également cliquer sur les boutons « iOS » et « Android » afin de télécharger l’application mobile correspondant à leur appareil.
À partir de cet instant, vous et vos collaborateurs pouvez collaborer à distance grâce à cette organisation dans Microsoft Teams. Vous pouvez optimiser votre plateforme de communication en créant de nouvelles équipes au sein de votre organisation, en intégrant Teams à Office 365 et en partageant votre écran, vos fichiers ou vos images de conversations favorites.