Dans le cadre de la gestion financière de votre entreprise, il est essentiel de savoir précisément comment sont utilisées vos ressources. L’adoption d’un scanner de reçus s’avère alors une solution particulièrement judicieuse.
Les reçus, attestant de vos achats en magasin, finissent souvent égarés, que ce soit noyés dans un amas de documents ou perdus dans un désordre de papiers. De plus, les supports papier sont fragiles et facilement sujets aux dommages ou à la destruction.
La conversion de ces reçus et documents imprimés en fichiers numériques permet de résoudre ces problématiques, et un scanner de reçus est l’outil parfait pour cette tâche. Certains de ces scanners offrent même des services en ligne, vous permettant d’organiser et de retrouver vos reçus où que vous soyez.
Cet article vise à vous éclairer sur ce qu’il faut savoir concernant les scanners de reçus. Entrons donc directement dans le vif du sujet.
Que sont les applications de scanner de reçus ?
Les applications de numérisation de reçus transforment les photos de vos reçus physiques en copies numériques, accessibles via un stockage cloud partagé. Avant d’aller plus loin, comprenons la fonction principale d’un scanner de reçus.
Il s’agit d’une application pour smartphone permettant à vos collaborateurs de capturer des reçus à l’aide de leurs appareils mobiles. Dans un souci de réduction de la paperasse, les entreprises ont adopté les scanners de reçus pour leurs dépenses, en les associant à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de numérisation de reçus ?
Il est crucial d’évaluer la réelle valeur de la numérisation de reçus pour votre activité. La méthode la plus simple pour déterminer si votre entreprise a besoin d’une telle application est d’analyser la fréquence et la complexité de votre processus de remboursement.
Considérez les données historiques relatives aux dépenses professionnelles et à l’implication des employés. Interrogez également vos collaborateurs afin de connaître leur opinion sur l’utilité potentielle de cette solution.
Mais surtout, discutez avec le service financier, car ce sont eux qui gèrent au quotidien les remboursements et les problématiques liées aux dépenses. L’application de scanner de reçus peut profiter à l’ensemble du personnel en diminuant le volume de documents manuels nécessaires à la gestion des données de remboursement et de coûts.
Avantages de l’utilisation d’une application de numérisation de reçus
Le système traditionnel de remboursement est chronophage, tant pour les employés que pour le service financier, et est sujet à de nombreuses erreurs. La perte d’un reçu peut compromettre le remboursement des dépenses d’un employé.
C’est ici qu’une application de numérisation de reçus s’avère précieuse. Elle permet à vos employés de soumettre rapidement leurs reçus au format numérique. Les algorithmes de reconnaissance optique de caractères de l’application réduisent les erreurs humaines potentielles lors de la saisie directe des données des reçus.
Un scanner de reçus peut également grandement faciliter la tâche de votre service financier. Grâce aux reçus numériques, ils n’auront plus besoin de relancer les employés pour obtenir leurs demandes de remboursement.
Les scanners de reçus sont disponibles sous différentes formes, allant des outils physiques (scanners d’ordinateur et mobiles) aux solutions numériques (applications et logiciels en ligne). Étant donné qu’il s’agit d’un investissement, il est essentiel de connaître les caractéristiques fondamentales offertes par les meilleurs outils avant de faire votre choix.
Voici une liste des principales caractéristiques à privilégier lors de l’achat d’un scanner de reçus. Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes, mais ces conseils vous aideront à choisir l’option la plus adaptée.
Caractéristiques d’un scanner de reçus
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de suivi des reçus professionnels. Lors du choix d’une application, assurez-vous qu’elle réponde aux exigences de votre activité. Face à la multitude d’options disponibles, il peut être difficile de faire un choix éclairé.
Voici un bref aperçu des éléments clés à considérer lors du choix d’une application de gestion des reçus.
Adaptabilité
Un scanner de reçus portable peut être nécessaire pour contrôler les notes de frais et les reçus des employés ou des sous-traitants. Cela peut prendre la forme d’un scanner portable.
La taille du scanner est également un critère de choix essentiel pour sa portabilité. Optez pour un modèle suffisamment léger et compact pour être facilement transporté dans une mallette ou un sac.
Disponibilité en ligne
Un scanner de reçus accessible en ligne, tout comme sa mobilité, est un atout pratique. Cela permet une connexion rapide avec votre logiciel comptable, accélérant ainsi le processus. De plus, vous pouvez retrouver vos reçus à tout moment et de n’importe où.
Espace de stockage et sécurité
Qu’il s’agisse d’un stockage physique ou numérique, il est essentiel de tenir compte des limites de votre scanner de reçus. Comptez-vous numériser des reçus quotidiennement ou hebdomadairement ? L’utilisation sera-t-elle ponctuelle ou continue ? Ces questions vous aideront à déterminer la capacité de stockage nécessaire pour votre logiciel ou votre lecteur externe.
Ne négligez pas la sécurité du système de stockage choisi. Il est crucial de s’assurer que tous les reçus et documents sont protégés par plusieurs niveaux de sécurité.
Les reçus et documents papier sont sujets aux dommages et à la destruction, mais les enregistrements numériques peuvent tomber entre de mauvaises mains si les précautions de sécurité adéquates ne sont pas respectées.
La rapidité
La numérisation des reçus est souvent une tâche fastidieuse pour les entreprises. Il est donc préférable qu’elle soit réalisée le plus rapidement possible. Un scanner de reçus très rapide peut vous aider dans cette optique. Certains modèles sont capables de capturer une image de vos documents en seulement 7,5 secondes, ce qui est particulièrement utile pour numériser plusieurs reçus à la fois.
Formats de fichiers
Le format de vos reçus peut varier selon l’utilisation que vous en faites. Un expert-comptable peut exiger des documents au format PDF, tandis que votre logiciel de gestion des dépenses professionnelles peut accepter uniquement les images JPEG. Vérifiez donc les formats de fichiers pris en charge par votre scanner de reçus afin d’éviter de devoir les modifier manuellement après la numérisation.
Exportabilité
Enfin, assurez-vous que votre scanner couvre l’ensemble du processus de traitement après la numérisation. Comptez-vous les stocker dans le cloud ? Ou les transmettre à d’autres personnes ? Votre scanner de reçus doit permettre un transfert facile des documents numérisés.
Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités essentielles d’un scanner de reçus, passons en revue les meilleures applications disponibles sur le marché.
Reçus soignés
Neat Receipts est un outil d’organisation intelligent associé à un scanner portable. Il permet de numériser les reçus, les cartes de visite et autres documents lors de vos déplacements. Le logiciel détecte, extrait et organise les données pertinentes.
Fonctionnalités :
- Le scanner portable NeatReceipts est léger et compact, pouvant être facilement rangé dans une mallette, un sac à dos ou un bagage à main. Il ne nécessite pas d’alimentation secteur et se connecte à votre ordinateur via USB.
- L’alimentation se fait via USB à partir de votre ordinateur.
- Neat scanne et extrait les données de tout ce que vous numérisez, ce qui permet de créer des ressources numériques.
- Les données extraites des reçus permettent de générer des rapports fiscaux ou de dépenses, d’exporter vers Excel, ou de synchroniser plus rapidement les contacts à l’aide d’Outlook ou du carnet d’adresses.
- Un essai gratuit de 30 jours de NeatCloud est proposé, permettant de synchroniser, sauvegarder et visualiser les fichiers Neat depuis n’importe quel navigateur ou appareil mobile.
De plus, pendant toute la durée de votre abonnement à NeatCloud, vous bénéficiez de NeatCare, qui offre une assistance supplémentaire et une assurance contre les dommages accidentels pour votre NeatDesk.
Dext
Dext prépare et rassemble vos documents avec une précision de 99 %, avant de les transmettre directement à votre logiciel comptable. Cela vous permet de consacrer plus de temps aux activités créatrices de valeur.
Fonctionnalités :
- Dext Prepare est une solution simple et efficace pour organiser et numériser tous vos documents.
- Envoyez un reçu, une facture ou un relevé bancaire, et Dext se chargera de collecter les informations nécessaires et de les transmettre à votre système comptable. Vous obtenez des chiffres précis sans avoir à les saisir manuellement.
Dext Prepare capture et traite les données importantes, avant de les publier dans votre système comptable. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes, tout en bénéficiant de la précision de cet outil.
Boîte à chaussures
Si vous cherchez un moyen fiable de stocker vos reçus fiscaux numériques, ShoeBoxed est une application idéale. Elle vous facilitera grandement la gestion de vos reçus.
Fonctionnalités :
- Simplifie les tâches quotidiennes de comptabilité.
- Permet d’explorer des fonctionnalités et des outils conçus pour les petites entreprises, les comptables et les assistants comptables.
- Transforme vos reçus en données extraites, vérifiées par des humains, classées, organisées, consultables et modifiables, accessibles à tout moment et en tout lieu.
De plus, l’application permet de créer des rapports de dépenses complets incluant les images de vos reçus, d’exporter, de partager ou d’imprimer vos données pour faciliter la préparation ou le remboursement de vos impôts.
Dépense facile
Easy Expense extrait les informations essentielles telles que le fournisseur, la division, les taxes, le montant et le type de paiement grâce à une puissante technologie de traitement d’image et d’intelligence artificielle.
De plus, ce scanner de reçus permet de suivre facilement les dépenses par carte de crédit et compte bancaire. Easy Expense se synchronise avec vos comptes bancaires afin d’analyser jusqu’à 18 mois de transactions pour les coûts et les déductions fiscales.
Fonctionnalités :
- Fonctionne hors ligne, ce qui est idéal lors de déplacements.
- Offre la solution la plus rapide pour capturer, recadrer et suivre les reçus.
- Grâce à la synchronisation automatique avec le cloud, aucun reçu n’est perdu.
- La classification automatique intelligente optimise les déductions.
- L’examen des transactions est réalisé de manière groupée.
Easy Expense permet une synchronisation en temps réel entre les utilisateurs grâce à la gestion des autorisations. Vous pouvez ainsi contrôler qui a accès aux informations pertinentes.
Gestion des dépenses
De la numérisation illimitée des reçus au suivi du kilométrage et aux remboursements sous 24 heures, un outil de suivi des dépenses comme Gestion des dépenses peut vous aider à simplifier votre système comptable.
Fonctionnalités :
- Le suivi et l’organisation des reçus lors de voyages ou de travail à distance peuvent s’avérer compliqués et entraîner la perte de reçus.
- Vous pouvez numériser les reçus sans limite, enregistrer votre kilométrage, les envoyer par e-mail pour approbation et bien plus encore.
Associée à la fonctionnalité SmartScan, vos reçus sont instantanément numérisés et disponibles, vous permettant de gagner du temps et de l’énergie.
Reçus intelligents
Smart Receipts transforme votre téléphone en scanner de reçus et générateur de rapports de dépenses. Il collecte les informations des reçus et permet de créer des rapports PDF et CSV que vous pouvez envoyer à vos comptes de messagerie.
Fonctionnalités :
- Des rapports professionnels peuvent être créés à des fins de suivi budgétaire et pour répondre aux exigences de votre travail, en utilisant des formats PDF, CSV et ZIP entièrement personnalisables.
- Smart Receipts permet de sélectionner plus de 20 types de données par défaut (dates, prix, taxes, catégories de reçus, remarques, options de paiement, etc.).
Cette fonctionnalité est très pratique pour créer des documents parfaitement adaptés à vos besoins, vous évitant de nombreuses heures de travail et vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel.
Forfaits
L’application Foreceipts est la solution idéale pour la gestion des reçus, utilisée par plus de 500 000 propriétaires d’entreprise, travailleurs indépendants, agences et freelances à travers le monde.
Fonctionnalités :
- Prenez des photos de vos reçus papier ou envoyez vos reçus numériques. L’application Foreceipts numérisera instantanément les données et les saisira dans votre livre comptable. Vous pouvez également ajouter des revenus en scannant vos factures.
- Partagez vos rapports de dépenses Excel ou PDF avec votre comptable ou utilisez-les pour vos déclarations d’impôt. Toutes les photos de vos reçus sont conservées, ce qui vous protège en cas de contrôle fiscal.
Des catégories de dépenses professionnelles spécifiques ont été définies pour les États-Unis et le Canada, afin que votre rapport de dépenses de fin d’année soit conforme aux exigences fiscales. Vous pouvez également personnaliser ces catégories selon vos besoins.
Très fi
Veryfi propose l’application de capture et d’extraction de données OCR la plus rapide et la plus sûre pour les reçus, les factures et les notes de frais. Simplifiez votre comptabilité et libérez-vous de la saisie manuelle des données, en gagnant des heures chaque semaine. Veryfi extrait les informations des fournisseurs, les paiements, les totaux, les taxes et même les détails des lignes en quelques secondes.
Fonctionnalités :
- L’API OCR de Veryfi extrait, classe et améliore toutes les données des reçus, des factures et des notes de frais, jusqu’aux informations détaillées par ligne (données d’achat au niveau SKU). Cela permet d’éliminer la nécessité de scripts ou d’intervention humaine.
- L’API Veryfi OCR vous donne accès à l’une des plateformes les plus puissantes et sophistiquées d’extraction de données par reconnaissance optique de caractères (OCR) et reconnaissance intelligente de caractères (ICR) disponibles actuellement.
Ces fonctionnalités vous aideront à vous démarquer de vos concurrents en offrant à vos utilisateurs les meilleurs services du marché.
Comment choisir l’application de reçus la plus adaptée ?
Conserver les reçus organisés est l’un des moyens les plus simples d’éviter le stress lors de la saison fiscale. Les outils que nous avons mentionnés rendent cela accessible sans avoir à gérer des centaines de petits bouts de papier.
Tenez compte de vos besoins spécifiques en tant que travailleur indépendant ou propriétaire d’entreprise. Les éléments suivants sont à prendre en considération :
- Combien de personnes gérez-vous ?
- Combien de clients avez-vous ?
- Combien d’achats professionnels effectuez-vous chaque mois ?
- À quelle fréquence et où vous déplacez-vous pour le travail ?
Selon votre situation, vous aurez peut-être besoin de plusieurs outils pour personnaliser votre système de suivi des reçus.
Conclusion
Il est essentiel d’organiser vos dépenses professionnelles afin de ne pas perdre votre droit au remboursement. Sans cela, l’argent ne sera pas disponible avant le prochain cycle de paiement.
De nombreux logiciels différents peuvent être utilisés comme scanners de reçus, chacun facilitant ce processus avec des fonctionnalités et des services améliorés. Pour conclure, les principales applications de numérisation de reçus mentionnées ci-dessus méritent d’être utilisées. Si vous n’en avez pas encore, il est grand temps de vous en procurer une !
Vous pouvez également vous pencher sur les meilleurs logiciels de suivi et de gestion des dépenses pour les petites et moyennes entreprises.