Avec la transformation mondiale vers le travail à domicile, les traditionnelles réunions en salle de conférence se sont déportées vers des plateformes d’appels vidéo en ligne. Si vous débutez avec les visioconférences, nous sommes là pour vous guider !
Optimiser les performances en fermant les applications inutiles
Avant de lancer votre visioconférence, prenez un instant pour sauvegarder votre travail et fermer toutes les applications qui ne sont pas indispensables. Il est particulièrement recommandé de fermer les programmes contenant des informations confidentielles ou ceux qui consomment une grande quantité de puissance CPU.
Un trop grand nombre d’applications ouvertes peut ralentir votre ordinateur pendant un appel vidéo. En effet, l’appel lui-même nécessite une utilisation importante de ressources, surtout si vous utilisez un ordinateur portable léger. Si vous entendez le ventilateur de votre machine s’emballer ou si l’application de visioconférence commence à montrer des signes de faiblesse, fermez les autres applications en cours d’exécution.
Précautions à prendre avant le partage d’écran
Si vous avez l’intention de partager votre écran lors d’un appel vidéo, il est prudent de prendre des précautions supplémentaires pour éviter de divulguer des éléments privés ou potentiellement embarrassants. Commencez par ouvrir votre navigateur et fermer tous les onglets, en particulier ceux que vous ne souhaitez pas montrer aux autres.
Ensuite, activez le mode « Ne pas déranger » sur votre ordinateur, qu’il s’agisse d’un Mac ou d’un PC Windows. Cela vous évitera de révéler accidentellement des notifications de conversations privées pendant le partage de votre écran.
Vérification de la connexion internet
Avant de débuter votre appel, utilisez un outil de test de vitesse comme Fast.com ou Speedtest.net pour évaluer la qualité de votre connexion internet. Si la vitesse est insuffisante, rapprochez-vous de votre routeur Wi-Fi ou explorez d’autres astuces pour améliorer la portée de votre signal Wi-Fi. Vous pouvez également consulter ces outils pour optimiser votre connexion internet.
Choisir un éclairage adéquat et un arrière-plan sobre
Il est préférable de participer à un appel vidéo dans un espace bien éclairé. Votre visage sera ainsi parfaitement visible. Si votre pièce manque de lumière naturelle, installez-vous sous un éclairage fluorescent doux (évitez les sources trop vives).
Optez également pour un endroit avec un arrière-plan discret, sans éléments superflus. Un simple mur fera l’affaire.
Si vous n’avez pas de fond adapté, vous pouvez flouter votre arrière-plan sur Skype ou utiliser un arrière-plan virtuel sur Zoom.
Test de la vidéo et de l’audio
Avant de commencer un appel vidéo, assurez-vous que vos équipements audio et vidéo sont correctement branchés et fonctionnent de manière optimale. La plupart des plateformes de visioconférence proposent un service d’appel test. Consultez le menu d’options ou de paramètres de votre application.
Par exemple, sur Skype, vous pouvez accéder à la section « Audio et vidéo » dans « Préférences » pour effectuer un appel test.
Positionnement idéal de la caméra
Il est crucial de positionner correctement la caméra. Essayez de la placer au niveau de vos yeux pour éviter de regarder vers le haut ou vers le bas. Il est préférable que vos interlocuteurs ne soient pas obligés de regarder vos narines pendant une réunion importante.
De plus, lorsque vous prenez la parole, évitez de vous regarder vous-même ou de fixer la fenêtre de discussion. Regardez directement la caméra afin de ne pas distraire les autres participants.
Investir dans un micro et une caméra de qualité
Pour les appels ponctuels, le micro et la caméra intégrés de votre ordinateur portable devraient suffire. Toutefois, si votre machine est vieillissante, vous constaterez peut-être que la qualité vidéo n’est pas aussi bonne que celle de votre smartphone.
Si vous participez quotidiennement à des réunions en ligne, il peut être judicieux d’investir dans une caméra plus performante et/ou un casque audio.
Utiliser un casque ou des écouteurs lors de vos appels vidéo améliorera la qualité du son, car le microphone sera plus proche de votre bouche que celui de votre ordinateur. Pour éviter tout décalage, privilégiez les écouteurs filaires.
Préparation préalable
Si vous êtes l’organisateur d’une réunion, préparez à l’avance tous les points à aborder et les documents nécessaires. Si vos collègues doivent consulter un document, envoyez-le avant l’appel et assurez-vous que chacun a accès aux informations requises avant la visioconférence.
Cela évitera de perdre du temps au début de l’appel à attendre que tout le monde soit à jour.
Tenue vestimentaire adéquate
Ce n’est pas parce que vous travaillez depuis votre domicile que vous pouvez participer aux réunions en pyjama. Bien sûr, inutile de trop en faire avec un costume trois pièces. Optez pour une tenue décontractée ou formelle, en fonction des usages de votre entreprise.
Bien que le port du pantalon soit facultatif, il est plus prudent de le porter. Un oubli de désactivation de la caméra au mauvais moment pourrait avoir des conséquences désastreuses.
Micro en sourdine lorsque vous ne parlez pas
Lorsque vous participez à une visioconférence avec de nombreux participants depuis votre domicile, il est préférable de désactiver votre microphone par défaut. Réactivez-le uniquement lorsque vous devez intervenir.
Cela permet d’éviter les bruits de fond indésirables. De plus, si une personne entre dans la pièce et commence à parler pendant que vous êtes en communication (ce qui est fort probable puisque vous êtes chez vous), vous n’aurez pas à chercher précipitamment le bouton « mute ».
Concentration comme en présentiel
Bien qu’il soit tentant de profiter d’une visioconférence pour consulter votre boîte mail ou lire des articles, il est préférable de ne pas le faire. Soyez attentif lorsque quelqu’un prend la parole et gardez le regard fixé sur la caméra.
En d’autres termes, comportez-vous comme lors d’une réunion en présentiel. Auriez-vous fait défiler des mèmes sur Reddit si vous étiez dans une salle de conférence ? Si la réponse est non, évitez de le faire pendant un appel vidéo.
Si vous êtes en train de taper ou de regarder autre chose, vos collègues le remarqueront et sauront que vous n’êtes pas attentif.
Animaux domestiques et enfants : essayez de les éloigner, mais sans paniquer
Si vous avez des enfants ou des animaux de compagnie, il est préférable de demander à quelqu’un de s’en occuper pendant que vous êtes en appel vidéo. S’il n’y a personne, essayez de les occuper avec une activité qu’ils apprécient, comme regarder des dessins animés.
Même en prenant ces précautions, vos enfants peuvent toujours faire irruption dans la pièce, mais ne vous en faites pas trop. Compte tenu du contexte actuel, vos collègues devraient faire preuve de compréhension.
Si cela arrive, excusez-vous poliment auprès de vos interlocuteurs et expliquez que vous devez vous absenter un instant, ils comprendront certainement.
Si vous débutez dans le travail à distance, consultez ces conseils pour améliorer votre expérience.