Les fichiers Microsoft Teams n'apparaissent pas dans le dossier de fichiers [FI…

Le partage de fichiers au sein d'une application de messagerie instantanée peut rapidement devenir chaotique. Les fichiers sont souvent intégrés directement aux conversations, ce qui entraîne des fils de discussion longs et désordonnés.

La recherche d'un fichier spécifique dans une telle configuration est souvent une tâche ardue, et il arrive fréquemment que ces fichiers se perdent dans le flux des échanges. Pour simplifier la gestion des fichiers partagés, Microsoft Teams a mis en place un onglet "Fichiers" dédié à chaque canal créé au sein d'une équipe. Cet onglet regroupe tous les fichiers qui ont été partagés dans ce canal, facilitant ainsi leur recherche, leur consultation et leur modification.

Problèmes d'affichage des fichiers dans Microsoft Teams

Microsoft Teams propose un onglet "Fichiers" propre à chaque canal, ainsi qu'un onglet "Fichiers" central accessible depuis la colonne de gauche. L'onglet principal affiche tous les fichiers partagés, provenant de toutes les équipes et de tous les canaux, offrant ainsi une vue d'ensemble pratique. Cependant, il peut arriver que ces onglets soient vides, même si des fichiers ont bel et bien été partagés. Voici quelques pistes pour résoudre ce problème et rétablir l'affichage des fichiers.

1. Vérification du dossier SharePoint

Lorsqu'un fichier est partagé dans Microsoft Teams, il est automatiquement stocké dans un dossier spécifique de votre site SharePoint. Si ce fichier est déplacé vers un autre dossier, il ne sera plus visible dans l'onglet "Fichiers" du fil de discussion où il a été initialement partagé. La solution consiste donc à replacer le fichier dans son emplacement d'origine.

Pour cela:

Accédez au site Web SharePoint associé à Microsoft Teams.
Ouvrez l'onglet "Documents" et sélectionnez le canal où le fichier a été partagé.
Si le fichier n'est pas présent, explorez les autres dossiers de canaux.
Une fois le fichier retrouvé, sélectionnez-le et cliquez sur "Plus d'options".
Choisissez "Déplacer vers" dans le menu contextuel.
Sélectionnez le canal où vous souhaitez replacer le fichier.

Important : Les fichiers ne doivent en aucun cas être enregistrés à la racine des documents, car ils ne seront pas visibles dans Microsoft Teams.

2. Concordance des noms de dossiers SharePoint

Lors de la création d'un nouveau canal dans une équipe, un dossier portant le même nom est automatiquement créé dans SharePoint. Si vous modifiez ultérieurement le nom du canal ou du dossier SharePoint, les fichiers partagés disparaîtront de l'onglet "Fichiers". Pour remédier à cela, assurez-vous que le nom du dossier dans SharePoint correspond au nom du canal dans Microsoft Teams.

Pour vérifier cette correspondance:

Ouvrez Microsoft Teams.
Notez le nom du canal dont l'onglet "Fichiers" est vide.
Ouvrez votre site Web SharePoint dans votre navigateur.
Sélectionnez l'équipe dans laquelle le canal a été créé.
Accédez à ses "Documents".
Localisez le dossier contenant les fichiers.
Comparez le nom du dossier avec le nom du canal. Si les noms sont différents, renommez le dossier SharePoint pour qu'il corresponde.

3. Dépassement de la limite d'éléments

Bien que Microsoft Teams offre un espace de stockage conséquent, il existe une limite de 5000 éléments (fichiers ou dossiers) par bibliothèque. Si cette limite est dépassée, les éléments supplémentaires ne seront pas affichés. Il est donc conseillé de réduire la taille de votre bibliothèque. Vous pouvez consulter cette page de Microsoft pour en savoir plus sur les limites de SharePoint et leur application à votre type de licence.

4. Cas spécifique de Microsoft Teams Education sur Android

Il existe une exception notable concernant l'affichage des fichiers dans l'onglet "Fichiers". Si vous utilisez une licence Microsoft Teams Education et que vous avez partagé des devoirs dans une classe, l'application Android peut ne pas afficher le dossier "Matériel de cours". Dans ce cas, assurez-vous que vous utilisez la dernière version de Microsoft Teams sur votre appareil Android. Cette fonctionnalité a d'abord été déployée sur iOS, puis sur Android.

Conclusion sur le partage de fichiers Microsoft Teams

Les problèmes d'affichage des fichiers dans l'onglet "Fichiers" sont le plus souvent liés à la structure des répertoires de votre site SharePoint. En règle générale, il est déconseillé de renommer les canaux ou les dossiers SharePoint associés une fois qu'ils sont activement utilisés. La connexion entre les deux est statique et toute modification peut entraîner des difficultés lors de l'affichage et de la modification des fichiers.