L’application Outlook intègre divers panneaux que vous pouvez afficher ou masquer. Chacun de ces panneaux est conçu pour simplifier la recherche, la visualisation et la gestion des éléments dans Outlook. Nous allons explorer comment accéder à ces panneaux et comment les adapter à votre façon de travailler, en commençant par le panneau de navigation.
Personnaliser la section « Favoris »
Le panneau de navigation, également connu sous le nom de volet des dossiers, est celui situé à gauche de l’écran. Il affiche des dossiers tels que la boîte de réception et les éléments envoyés, ainsi que des boîtes aux lettres ou des groupes partagés.
Par défaut, Outlook affiche le panneau de navigation avec le dossier « Favoris » visible en haut, pour un accès rapide. Les favoris constituent un ensemble de dossiers fréquemment utilisés, comme la boîte de réception et les éléments envoyés.
Vous pouvez ajouter un dossier de votre choix aux favoris en effectuant un clic droit sur le dossier dans le panneau de navigation et en sélectionnant « Ajouter aux favoris ».
Le dossier sera alors visible dans la section Favoris.
Il est également possible de faire glisser et déposer des dossiers dans la section Favoris. Les dossiers affichés dans les Favoris ne sont ni des nouveaux dossiers ni des copies de dossiers existants ; il s’agit simplement de raccourcis vers les dossiers présents dans votre boîte aux lettres.
Cela signifie que si vous supprimez un e-mail d’un dossier de vos Favoris, vous le supprimez également du dossier « réel » présent dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez ajouter ou supprimer n’importe quel dossier de votre choix dans vos favoris. Pour supprimer un dossier des favoris, effectuez un clic droit sur ce dossier, puis sélectionnez « Supprimer des favoris ».
Le dossier restera disponible dans la boîte aux lettres ; il ne sera tout simplement plus affiché dans les favoris. Bien qu’il soit possible d’ajouter des dossiers aux favoris par glisser-déposer, il n’est pas possible de les supprimer des favoris de cette manière. La seule méthode pour supprimer un dossier des favoris est d’utiliser le menu contextuel accessible par clic droit.
Vous pouvez également désactiver complètement les favoris si vous ne souhaitez pas les utiliser. Quel que soit le dossier dans lequel vous vous trouvez, cliquez sur « Affichage », puis sur « Volet des dossiers ».
Dans le menu qui apparaît, désactivez l’option « Favoris ».
Cela supprimera la section Favoris du panneau de navigation. Pour la réactiver, cliquez sur « Affichage », puis « Volet des dossiers », et réactivez l’option « Favoris ».
Personnaliser l’affichage du panneau de navigation
Vous remarquerez peut-être que les options du menu déroulant du volet « Dossier » ne se limitent pas à l’activation et à la désactivation des favoris. Vous pouvez également choisir si le panneau de navigation est visible (paramètre par défaut), réduit sur le côté ou entièrement désactivé.
La réduction du panneau est pratique sur les écrans de petite taille. La désactivation du panneau peut être utile lorsque vous traitez un grand nombre d’e-mails dans un dossier et que vous souhaitez maximiser l’espace disponible sur votre écran. Si vous choisissez l’option « Réduit », le panneau se rétracte sur la gauche et affiche uniquement les trois premiers éléments des Favoris.
Pour afficher à nouveau le panneau complet, cliquez sur la flèche située en haut du panneau pour le faire glisser.
Lorsque vous déplacez le pointeur ailleurs dans Outlook, le panneau se réduit à nouveau. Pour le garder visible, vous pouvez revenir à « Affichage », puis « Volet des dossiers » et modifier le paramètre sur « Normal » ou cliquer sur l’épingle située en haut à droite du panneau.
Personnaliser les icônes en bas du panneau de navigation
En bas du panneau de navigation, les icônes représentent d’autres fonctions d’Outlook : calendrier, tâches, etc.
Pour naviguer entre ces fonctions, cliquez sur une icône ou appuyez sur Ctrl + [un chiffre] sur votre clavier. Ctrl + 1 vous amène à la première icône de la liste, Ctrl + 2 à la seconde, et ainsi de suite. Survoler chaque icône affiche un aperçu rapide des informations importantes, telles que les événements à venir dans le calendrier ou vos contacts favoris dans « Contacts ».
Vous pouvez choisir le nombre d’icônes affichées, leur ordre, et si Outlook les affiche sous forme d’icônes ou de mots. Pour accéder à ces options, allez à nouveau dans « Affichage », puis « Volet des dossiers » et sélectionnez « Options ».
Vous pouvez également accéder à « Fichier », puis « Options », « Options avancées » et cliquer sur le bouton « Navigation ».
Quel que soit le chemin que vous choisissez, Outlook affichera la fenêtre « Options de navigation ».
La première option permet de choisir le nombre d’éléments qu’Outlook affiche en bas du panneau de navigation. Le maximum est de huit, bien que la plupart des utilisateurs n’aient que sept éléments à afficher, car la huitième option était autrefois le Journal (obsolète dans Outlook 2013). Microsoft n’a jamais modifié la limite de huit à sept.
Quel que soit le nombre choisi, vous devrez élargir le panneau de navigation pour afficher les icônes supplémentaires. Vous pouvez redimensionner le panneau en faisant glisser son bord droit.
Si vous préférez voir les noms des options plutôt que les icônes, vous pouvez désactiver l’option « Navigation compacte ».
Cela transforme les icônes en noms, et ils respecteront toujours la valeur de « Nombre maximal d’éléments visibles » que vous avez choisie.
Vous pouvez modifier l’ordre des éléments en sélectionnant un élément, puis en utilisant les boutons « Monter » et « Descendre ».
Ceci est utile si vous utilisez régulièrement des éléments spécifiques, tels que des tâches ou des notes, et que vous souhaitez les rendre plus accessibles sans afficher tous les éléments. Vous pouvez également faire glisser et déposer les éléments dans un ordre différent dans le panneau de navigation lui-même. L’ordre peut être modifié, que le paramètre « Navigation compacte » soit activé ou désactivé.
Il existe une petite particularité à connaître. L’utilisation de la combinaison Ctrl + [un chiffre] ouvre toujours les icônes dans leur ordre d’origine par défaut. CTRL + 1 ouvre toujours le courrier, CTRL + 2 ouvre toujours le calendrier, et ainsi de suite, quelle que soit la façon dont vous ordonnez les icônes elles-mêmes.
Enfin, le bouton « Réinitialiser » permet de ramener les options du panneau de navigation à leur configuration par défaut.
Cette action réinitialise la valeur « Nombre maximal d’éléments visibles » à quatre, et l’ordre des éléments à la valeur par défaut. Cependant, elle ne modifie pas le paramètre « Navigation compacte » ; s’il est désactivé, il le restera même après la réinitialisation des paramètres par défaut.
Voici un aperçu du panneau de navigation, l’une des parties les plus importantes d’Outlook. Espérons que ces options de personnalisation vous permettront de l’utiliser de manière plus efficace.