La difficulté principale lorsqu’on archive un grand nombre d’emails réside dans la capacité à retrouver rapidement des messages spécifiques. C’est pourquoi beaucoup de personnes ont tendance à créer une multitude de dossiers, ce qui peut vite devenir ingérable. Au lieu de multiplier les dossiers, voici des techniques alternatives pour organiser efficacement vos archives.
Comment et pourquoi étiqueter vos courriels ?
Nous recommandons une approche simple : archiver vos e-mails sans les classer dans des dossiers. C’est la méthode la plus efficace pour l’organisation. Inutile de perdre du temps à déplacer les messages dans divers répertoires de votre client de messagerie ; conservez-les tous dans un unique dossier d’archives. Par exemple, dans Gmail, il suffit de cliquer sur le bouton « Archiver ».
Mais comment organiser vos messages pour les retrouver facilement si vous n’utilisez pas de dossiers ? La solution réside dans l’étiquetage.
L’avantage majeur de l’étiquetage, par rapport aux dossiers, est qu’il n’est pas nécessaire de classer un email dans un seul emplacement. Avec les étiquettes, vous n’avez plus à choisir entre le dossier du fournisseur, du client, du projet ou des leçons apprises pour un email concernant un problème de fournisseur sur un projet client. Il suffit d’ajouter les étiquettes appropriées au courriel pour le retrouver aisément, que vous souhaitiez filtrer les emails liés à ce fournisseur, ce client ou autre.
Si vous passez d’un système basé sur les dossiers à une archive unique, l’étiquetage devient essentiel pour faciliter la recherche ultérieure. L’étiquetage peut se faire en masse. Ainsi, si vous avez un dossier pour un client, vous pouvez étiqueter chaque élément avec le nom de ce client avant de les déplacer dans votre archive. Vous aurez ainsi l’assurance de les retrouver facilement.
De plus, l’étiquetage est simple à mettre en œuvre dans la majorité des applications de messagerie modernes. Même si vous décidez de conserver des dossiers, l’étiquetage reste une pratique utile que nous vous recommandons.
Catégorisation dans Outlook
Dans Outlook, l’étiquetage est appelé « catégorisation ». Vous pouvez créer autant de catégories que vous le souhaitez, leur assigner des couleurs, et les appliquer à divers éléments d’Outlook : emails, événements de calendrier, tâches, notes et même contacts. Cela simplifie la recherche et met en évidence le contenu Outlook grâce à la couleur. Par exemple, si vous créez une catégorie pour un projet et que vous lui attribuez une couleur spécifique (par exemple, le violet), vous pouvez étiqueter chaque élément lié à ce projet avec cette catégorie. Sans même lire, vous saurez que chaque email, événement de calendrier, tâche, note ou contact violet est associé à ce projet. Les catégories ne sont pas encore disponibles dans l’application mobile Outlook, il faudra donc effectuer la catégorisation sur le client ou l’application Web.
Pour catégoriser vos emails, vous pouvez tout mettre dans un seul dossier en sélectionnant l’ensemble des messages (avec le raccourci clavier Ctrl + A), puis en choisissant la ou les catégories souhaitées. Vous pouvez même modifier la vue de votre dossier Archive pour regrouper les emails par catégories, ce qui simule une structure de dossiers. Ainsi, vous profitez à la fois de l’étiquetage et d’une visualisation par dossiers.
Étiquetage dans Gmail
Dans Gmail, l’étiquetage est tout simplement appelé « étiquetage » et fonctionne à la fois sur le Web et les applications mobiles. Tout comme dans Outlook, vous pouvez créer autant d’étiquettes que nécessaire (avec une limite de 5000, au-delà de laquelle Google indique des risques de problèmes de performance, mais peu de personnes atteignent cette limite) et leur attribuer des couleurs. Vous pouvez également créer des filtres pour étiqueter automatiquement les emails en fonction de critères spécifiques.
Les étiquettes sont devenues une partie intégrante et intuitive de l’expérience Gmail, principalement parce qu’il n’est pas possible d’y créer des dossiers. Adoptez l’étiquetage et vous verrez votre boîte aux lettres se transformer en un espace complètement différent et plus agréable.
Marquage dans Apple Mail
Le marquage dans Apple Mail est désigné par le terme « drapeaux ». Contrairement à Outlook, vous êtes limité aux sept drapeaux existants, sans possibilité de personnalisation. Apple n’a pas fait un travail remarquable sur ce point. Cependant, pour leur défense, ils mettent en avant les dossiers intelligents. Bien que ceux-ci ne soient pas aussi simples ou rapides que les étiquettes, ils offrent un système pour regrouper vos emails. Nous avons étudié les dossiers intelligents et savons qu’ils fonctionnent, mais parmi les trois applications de messagerie que nous examinons ici, Apple Mail est la moins adaptée à une méthode d’archivage unique.
L’importance de la recherche
Que vous utilisiez un client de messagerie (comme Microsoft Outlook ou Apple Mail), une interface web (comme Gmail ou Yahoo! Mail) ou une application de messagerie sur votre téléphone, la fonction de recherche est votre alliée. Dans la plupart des cas, un nom ou une étiquette (ou une combinaison des deux) suffira à trouver ce que vous cherchez. Vous pouvez rechercher « Jean Barbecue », par exemple, pour trouver l’email de Jean concernant le barbecue qu’il organise la semaine prochaine, ou « Projet Alpha » pour trouver tous les emails étiquetés avec « Projet Alpha ». Mais il existe des techniques de recherche avancées et simples pour vous aider à dénicher ces emails un peu plus enfouis dans la masse de résultats.
Utilisation de la recherche Outlook
Les capacités de recherche d’Outlook étaient autrefois perfectibles, mais ce temps est révolu. Aujourd’hui, la recherche dans le client Outlook, l’interface web ou l’application mobile est remarquablement rapide et précise. Le client reste toutefois l’outil de recherche le plus puissant, il est donc recommandé d’y avoir recours pour une requête particulièrement précise ou complexe.
La zone de recherche se trouve au-dessus du volet de messagerie principal et est toujours accessible.
Nous avons déjà vu comment modifier les emplacements de recherche du dossier actuel vers d’autres zones d’Outlook. Vous pouvez également retrouver rapidement les messages liés à l’expéditeur actuel en faisant un clic droit sur le message dans votre boîte de réception, en sélectionnant « Rechercher associé », puis « Messages dans cette conversation » ou « Messages de l’expéditeur ».
Outlook affichera tous les emails précédents de la conversation ou de l’expéditeur concerné.
Si vous effectuez régulièrement la même recherche, vous pouvez créer des dossiers de recherche dynamique personnalisés pour effectuer la même recherche à chaque fois que vous les ouvrez. C’est particulièrement pratique pour trouver de nouveaux emails avec des mots-clés spécifiques ou des propriétés particulières, comme la taille, les pièces jointes ou les catégories.
Pour effectuer une recherche plus complexe, vous pouvez utiliser l’option « Recherche avancée ». Elle se trouve dans l’onglet « Recherche », qui n’apparaît que lorsque vous cliquez dans la zone de recherche. Dans l’onglet « Recherche », cliquez sur « Outils de recherche » > « Recherche avancée ».
Cela ouvre le panneau « Recherche avancée » où vous pouvez sélectionner autant de critères de recherche que vous le souhaitez.
Les onglets « Plus de choix » et « Avancé » vous permettent d’accéder à des critères supplémentaires. Les options de recherche avancée sont très nombreuses et comprennent des propriétés dont vous ignoriez probablement l’existence. Voici, par exemple, un aperçu des champs que vous pouvez choisir dans l’onglet « Avancé » > « Tous les champs de courrier ».
Grâce à la recherche avancée, vous pouvez retrouver n’importe quel email dans vos archives, et ce, assez rapidement, même avec des requêtes complexes.
Notez que si vous utilisez un compte de messagerie Microsoft, Outlook ne synchronise par défaut que les 12 derniers mois de courrier, mais vous pouvez modifier ce paramètre pour inclure tous vos emails si vous le souhaitez.
Utilisation de la recherche Gmail
Sans surprise, la recherche Gmail est rapide et précise, que ce soit sur l’interface web ou sur l’application mobile. Vous pouvez effectuer des recherches avec de nombreux mots-clés, tels que « de », « à », « plus_recent_que », « plus_ancien_que », « étiquette », etc. Plutôt que de vous obliger à les mémoriser tous, l’interface web propose un menu déroulant de filtres, que nous avons déjà abordé en détail.
Sur mobile, vous pouvez saisir votre terme de recherche dans la zone prévue à cet effet de la même manière, mais au moment de la rédaction de cet article, la liste déroulante de filtres n’est pas disponible. Si vous avez besoin d’une recherche avancée en déplacement, vous pouvez toujours accéder à gmail.com et ouvrir votre messagerie. Une liste complète des opérateurs de recherche Gmail est disponible et fonctionne à la fois sur l’interface web et l’application mobile. Si vous les maîtrisez, vous deviendrez un expert de Gmail en un rien de temps.
Utilisation de la recherche Apple Mail
Apple Mail ne possède pas les mêmes fonctionnalités de recherche avancée qu’Outlook, mais présente un avantage important : vous pouvez rechercher des emails via Spotlight. Si vous utilisez Spotlight (et vous devriez l’utiliser), vous pouvez rechercher des emails directement à partir de là. Vous pouvez également créer des boîtes aux lettres intelligentes, qui sont un peu l’équivalent des dossiers de recherche dynamique d’Outlook.
En combinant l’étiquetage et la recherche, vous devriez être en mesure de localiser rapidement la plupart des messages dans n’importe quelle application de messagerie. Outlook offre probablement le système d’étiquetage le plus performant car il couvre tous les éléments, pas seulement les emails, tandis que la recherche de Gmail est inégalable. Apple Mail ne peut pas vraiment rivaliser avec l’un ou l’autre, mais même si son système d’étiquetage n’est pas exceptionnel, sa fonction de recherche et de filtrage automatique sont plutôt bonnes.
Choisissez l’application de messagerie qui vous convient le mieux et organisez-vous !