Google Sheets offre la possibilité d’automatiser des tâches récurrentes grâce à l’utilisation de macros, que vous pouvez ensuite associer à des raccourcis clavier pour une exécution instantanée. Ces macros s’appuient sur Google Apps Script pour enregistrer vos actions et les reproduire ultérieurement.
Qu’est-ce qu’une macro ?
Une macro, ou macro-instruction, est une suite d’actions précises permettant d’automatiser une série d’étapes afin d’améliorer votre efficacité. Elle fonctionne en enregistrant vos manipulations et en les sauvegardant dans un fichier lié à la feuille de calcul concernée.
Lors de l’enregistrement d’une macro dans Google Sheets, un script d’application est automatiquement généré, contenant l’ensemble du code nécessaire pour répliquer vos actions. Cela vous permet de créer des macros complexes sans avoir de compétences en programmation. Lors de l’exécution suivante, Sheets répétera toutes les actions que vous avez effectuées lors de l’enregistrement de la macro. En résumé, vous enseignez à Google Sheets comment manipuler un document selon vos besoins en une seule commande.
Les macros sont une fonctionnalité puissante qui peut accomplir presque toutes les actions réalisables dans Google Sheets. Voici quelques exemples de leurs capacités :
- Appliquer des mises en forme et des styles.
- Créer de nouvelles feuilles de calcul.
- Utiliser n’importe quelle fonction, barre d’outils, menu ou fonctionnalité de Google Sheets.
Les possibilités sont infinies.
Comment enregistrer une macro dans Google Sheets
Ouvrez une feuille Google et cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro.
Le menu d’enregistrement s’ouvre au bas de la fenêtre, proposant deux options pour la capture de vos actions :
- Références absolues : La macro effectuera les opérations uniquement sur les cellules précises que vous avez enregistrées. Par exemple, si vous mettez en italique la cellule B1, la macro ne mettra en italique que la cellule B1, quelle que soit la cellule sélectionnée lors de l’exécution.
- Références relatives : La macro effectuera les opérations sur les cellules sélectionnées, en tenant compte de leur position relative dans la feuille. Par exemple, si vous mettez en italique les cellules B1 et C1, vous pourrez réutiliser la même macro pour mettre en italique les cellules D1 et E1 ultérieurement.
Choisissez le type de référence souhaité (absolue ou relative), puis commencez à cliquer, à mettre en forme et à indiquer à Sheets l’ordre dans lequel vous souhaitez que ces actions soient reproduites.
Après avoir enregistré toutes les actions de cette macro, cliquez sur « Enregistrer ».
Saisissez un nom pour votre macro. Google vous permet également de créer des raccourcis clavier pour un maximum de dix macros. Si vous souhaitez associer une macro à un raccourci clavier, entrez un chiffre entre 0 et 9 dans l’espace prévu. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».
Pour modifier le nom ou le raccourci de votre macro, vous pouvez cliquer sur Outils > Macros > Gérer les macros.
Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur « Mettre à jour ».
Lors de la prochaine utilisation du raccourci associé à la macro, elle s’exécutera automatiquement sans nécessiter l’ouverture du menu des macros dans la barre d’outils.
Comment exécuter une macro dans Google Sheets
Si votre macro utilise des références absolues, vous pouvez l’exécuter en utilisant le raccourci clavier ou en allant dans Outils > Macros > Votre macro, puis en sélectionnant l’option appropriée.
Si votre macro utilise des références relatives, mettez en surbrillance les cellules de votre feuille de calcul sur lesquelles vous souhaitez que la macro s’exécute, puis appuyez sur le raccourci clavier correspondant ou sélectionnez-la dans Outils > Macros > Votre macro.
Comment importer des macros
Comme mentionné précédemment, lorsqu’une macro est enregistrée, elle est associée à la feuille de calcul dans laquelle elle a été créée. Mais comment faire pour importer une macro depuis une autre feuille ? Bien que ce ne soit pas une action simple et directe, il est possible de le faire en utilisant une petite astuce.
Les macros étant enregistrées sous forme de fonctions dans Google Apps Script, pour importer une macro, vous devez copier la fonction et la coller dans le fichier de macro de la nouvelle feuille.
Ouvrez la feuille Google contenant la macro à copier, puis cliquez sur Outils > Macros > Gérer les macros.
Cliquez ensuite sur l’icône « Plus » située à côté de la macro que vous souhaitez copier, puis cliquez sur « Modifier le script ».
Toutes les macros sont enregistrées dans le même fichier. Si vous avez enregistré plusieurs macros, vous devrez peut-être les parcourir. Le nom de la fonction correspond à celui que vous avez attribué à la macro lors de sa création.
Mettez en surbrillance la ou les macro(s) à copier, puis appuyez sur Ctrl + C. Veillez à tout copier, y compris le point-virgule de fermeture.
Ouvrez maintenant l’autre feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez importer la macro, puis cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro.
Cliquez immédiatement sur « Enregistrer » sans enregistrer d’actions, afin de créer une fonction de remplacement dans le fichier de macro de la feuille. Vous la supprimerez un peu plus tard.
Cliquez à nouveau sur « Enregistrer ».
Ouvrez Google Apps Script en cliquant sur Outils > Éditeur de scripts, puis ouvrez le fichier macros.gs dans le panneau de gauche. Supprimez la fonction existante, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller la macro de l’autre feuille.
Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le script, fermez l’onglet et revenez à votre feuille de calcul.
Votre feuille de calcul examine le fichier macros.gs et détecte les modifications. Lorsqu’une nouvelle fonction est détectée, vous pouvez utiliser la fonction « Importer » pour ajouter une macro provenant d’une autre feuille.
Cliquez ensuite sur Outils > Macros > Importer.
Enfin, cliquez sur « Ajouter une fonction » sous la macro que vous souhaitez ajouter.
Malheureusement, il faudra associer manuellement la macro à un raccourci clavier à nouveau. Suivez simplement les instructions mentionnées précédemment et vous serez prêt à utiliser cette macro sur plusieurs feuilles.
Voilà comment créer et utiliser des macros dans Google Sheets. Il n’y a pas de limite aux routines que vous pouvez créer pour vos feuilles de calcul afin de réduire le temps consacré à ces tâches répétitives.