Qu’est-ce que Microsoft Planner et comment l’utiliser



Microsoft Planner, intégré à la suite Office 365, est une application de gestion des tâches. Elle facilite la planification personnelle et collaborative, en proposant une interface intuitive organisée en cartes, rappelant celle de Trello. Voici un tour d’horizon de ses fonctionnalités et de son utilisation.

L’accès à Planner est conditionné par un abonnement Office 365 (O365) payant, qu’il soit personnel ou professionnel. Ce service n’est pas proposé gratuitement. Cependant, si vous ne disposez pas d’un abonnement O365, notre site partenaire Review Geek met à disposition une sélection d’alternatives intéressantes.

Pour accéder à Planner, rendez-vous sur le site web dédié et connectez-vous avec vos identifiants O365. Si vous êtes déjà connecté, l’application est également accessible via le lanceur d’applications O365.

Planner s’ouvre sur le « Hub Planner », un tableau de bord présentant les plans que vous avez créés ou auxquels vous avez été ajouté. Si vous utilisez Planner avec un compte O365 personnel, seul les plans que vous avez initiés seront visibles dans ce hub.

Lors de la première utilisation, le Hub Planner est vide, il est donc nécessaire de créer un nouveau plan. Pour ce faire, cliquez sur « Nouveau plan » situé dans le menu de la barre latérale gauche.

Nommez votre plan, indiquez s’il doit être public (accessible aux autres membres de votre entreprise) ou privé, puis validez en cliquant sur « Créer un plan ».

Planner génère un nouveau plan. Vous pouvez alors le compléter en y ajoutant des tâches en cliquant sur « Ajouter une tâche ».

Un nouveau panneau s’affiche. Saisissez le nom de la tâche, une date d’échéance et, le cas échéant, la personne à qui elle est assignée (une fonctionnalité plus pertinente dans un contexte professionnel qu’avec un abonnement O365 personnel). Finalisez la création de la tâche en cliquant sur « Ajouter une tâche ».

La tâche nouvellement créée apparaît à l’écran.

Si la fenêtre « Ajouter une tâche » reste ouverte, c’est pour faciliter l’ajout successif de plusieurs tâches. Pour la fermer, il suffit de cliquer en dehors de celle-ci.

Pour ouvrir une tâche, cliquez simplement dessus. Une fenêtre s’ouvre alors, proposant de nombreuses options d’enrichissement de la tâche.

Vous pouvez y ajouter un statut, une priorité, une date d’échéance, des notes, des listes de contrôle, des pièces jointes, etc. Des étiquettes de couleur permettent également de catégoriser vos tâches.

Il est important de noter qu’il n’y a pas de bouton « Enregistrer ». Après avoir modifié une tâche, fermez simplement la fenêtre en cliquant sur la croix (« X ») en haut à droite. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Une fois une tâche accomplie, vous pouvez modifier son statut à « Terminé », ce qui la filtrera dans votre liste et la rendra moins visible.

Une liste de tâches est utile, mais pouvoir organiser ces tâches dans différentes listes est encore plus pratique. C’est là qu’intervient la notion de « compartiments » dans Planner. Un nouveau plan ne comporte qu’un seul compartiment par défaut, nommé « À faire ».

Vous pouvez ajouter autant de compartiments que vous le souhaitez en utilisant l’option « Ajouter un nouveau compartiment ».

Nous avons ici ajouté un compartiment nommé « Terminé », mais vous pouvez personnaliser le nom de chaque compartiment selon vos besoins.

Pour déplacer une tâche d’un compartiment à un autre, il suffit de la faire glisser.

Il est possible de déplacer une tâche, qu’elle soit ouverte ou fermée, autant de fois que souhaité d’un compartiment à un autre.

Planner propose de nombreuses autres fonctionnalités, mais la combinaison de tâches et de compartiments est au cœur de son fonctionnement. Après l’avoir testé, nous apprécions cet outil. Il n’est ni aussi complexe que Jira, ni aussi personnalisable que Trello ou Asana, ce qui peut être un avantage selon les besoins.

Si vous recherchez un outil simple de gestion de tâches, offrant une visualisation claire de celles-ci, et que vous disposez d’un abonnement O365, Planner pourrait bien répondre à vos attentes.