L’outil de nettoyage de la boîte aux lettres d’Outlook propose une fonctionnalité d’archivage automatique. Si vous vous demandez comment elle fonctionne et quelles sont ses implications, cet article est là pour vous éclairer.
Lorsque vous activez l’archivage automatique, Outlook examine tous vos dossiers et applique les règles que vous avez définies. Par défaut, aucune action n’est entreprise, vous pouvez donc cliquer sans risque. L’archivage automatique est idéal pour transférer vos anciens messages et éléments vers un dossier d’archive, ce qui vous permet de désencombrer votre boîte principale. Explorons ensemble comment configurer et utiliser cette fonctionnalité.
Activation de l’archivage automatique
Pour commencer, vous devez activer l’archivage automatique et définir ses paramètres. Pour cela, allez dans : Fichier > Options > Options avancées, puis cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.
Tant que l’option « Exécuter l’archivage automatique tous les » n’est pas cochée, l’archivage automatique ne sera pas actif.
Une fois l’option « Exécuter l’archivage automatique tous les » activée, les autres options deviennent accessibles.
Contrairement au nettoyage de dossier qui offre une interface pour exécuter des actions ponctuelles sur des dossiers choisis, l’archivage automatique permet de configurer des paramètres par défaut. Ces paramètres s’appliquent à tous les dossiers où l’archivage automatique est activé, mais il est possible de personnaliser les paramètres pour chaque dossier. Nous allons voir cela plus tard. Pour l’instant, concentrons-nous sur les paramètres par défaut.
Configuration de l’archivage automatique
Dès que l’archivage automatique est activé, il se déclenche tous les 14 jours par défaut. Vous pouvez modifier cette fréquence en utilisant les flèches ou en saisissant une valeur comprise entre 1 et 60 jours. Si vous saisissez un nombre supérieur à 60, Outlook affichera une erreur et vous demandera de modifier la valeur pour valider.
L’option « Demander avant l’exécution de l’archivage automatique » permet de recevoir une notification avant que l’archivage ne soit lancé. Cette invite vous donne la possibilité de vérifier les paramètres ou d’annuler l’opération.
Les autres options concernent les éléments à archiver et le processus d’archivage lui-même. L’option « Supprimer les éléments expirés (dossier e-mail uniquement) » concerne les e-mails qui ont une date d’expiration. Les tâches ou événements ne sont pas concernés, même si vous avez activé l’archivage automatique pour ces dossiers.
Les paramètres suivants concernent tous les types d’éléments (e-mails, événements, tâches, notes, entrées de journal).
Si « Archiver ou supprimer les anciens éléments » est activé, les paramètres par défaut déplacent les éléments de plus de 6 mois vers un nouveau fichier .pst nommé « Archive » (par défaut), accessible via le volet de navigation d’Outlook. Vous pouvez modifier la limite d’âge (« Nettoyer les éléments plus anciens que »), choisir un autre fichier .pst ou opter pour la « Suppression définitive des anciens éléments ».
Attention, la suppression définitive des éléments contourne la corbeille. Vos éléments sont supprimés d’Outlook et potentiellement de votre serveur de messagerie. N’utilisez cette option que si vous êtes sûr de vouloir supprimer définitivement les éléments.
Une fois que vous cliquez sur « OK », l’archivage automatique est en fonction. Il se lancera à la fréquence définie (14 jours par défaut) à partir du jour de l’activation. Lors de nos tests, l’archivage s’est lancé moins de 10 minutes après l’activation. Par défaut, l’archivage automatique ne fonctionne que sur un nombre limité de dossiers. Voyons comment personnaliser l’archivage pour différents dossiers.
Personnalisation de l’archivage par dossier
Par défaut, l’archivage automatique est activé pour les dossiers suivants:
| Éléments envoyés |
| Éléments supprimés |
| Calendrier |
| Tâches |
Pour activer l’archivage sur d’autres dossiers, ou le désactiver pour ceux-ci, vous devez configurer chaque dossier séparément. Pour cela, faites un clic droit sur un dossier et choisissez « Propriétés ».
Vous pouvez également accéder aux propriétés du dossier en sélectionnant Dossier > Propriétés du dossier dans le ruban. (Pour les dossiers comme le Calendrier et les Tâches, qui n’apparaissent pas dans le volet de navigation, c’est la seule façon d’accéder aux propriétés). Il est possible d’accéder directement aux paramètres d’archivage automatique depuis ces propriétés.
Dans la fenêtre des propriétés du dossier, cliquez sur l’onglet Archivage automatique.
Par défaut, l’option « Ne pas archiver les éléments de ce dossier » est activée. Si vous souhaitez inclure le dossier dans l’archivage, sélectionnez « Archiver les éléments de ce dossier en utilisant les paramètres par défaut ».
Pour personnaliser les paramètres d’archivage de ce dossier, choisissez « Archiver ce dossier à l’aide de ces paramètres » et configurez les options selon vos préférences.
Si vous souhaitez revenir aux paramètres par défaut pour tous les dossiers, allez dans Fichier > Options > Avancé > Paramètres d’archivage automatique et cliquez sur « Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant ». Cette action désactive les paramètres personnalisés pour chaque dossier et réactive les paramètres par défaut.
Une fois les paramètres par défaut et les configurations par dossier définis, vous pouvez laisser l’archivage automatique fonctionner discrètement en arrière-plan, ce qui vous permettra de libérer de l’espace et d’éviter l’encombrement de vos dossiers.