Microsoft Excel intègre des outils de tri performants, notamment les fonctions « Trier de A à Z » et « Trier de Z à A » pour un classement alphabétique ou numérique simple. Il propose également une option de « Tri personnalisé » qui permet d’organiser les données en fonction de multiples critères. Découvrons ensemble comment exploiter ces fonctionnalités.
Illustrons avec un exemple
Prenons l’exemple d’un tableau contenant neuf éléments chimiques extraits du tableau périodique. Nous allons apprendre à manipuler ces données en utilisant à la fois l’option « Trier de A à Z » et l’outil de « Tri personnalisé ».
L’option « Trier et filtrer » se trouve tout à droite de l’onglet « Accueil ».
Le menu déroulant associé révèle plusieurs fonctions, mais nous nous intéresserons particulièrement aux trois premières.
Voici un aperçu de notre ensemble de données, inspiré du tableau périodique. Chaque « élément » se caractérise par des informations propres comme son « symbole » et son « numéro atomique ». Ils sont aussi catégorisés par leur « phase à température et pression standard » (solide, liquide ou gazeuse) et leur « catégorie d’élément » dans le tableau périodique.
Commençons par un tri simple en utilisant la colonne « Numéro atomique ». Sélectionnez cette colonne, en incluant ou non l’en-tête si votre tableau en possède un.
Ouvrez le menu « Trier et filtrer » et choisissez l’option « Trier de A à Z » (ou « Trier de Z à A » pour un ordre inverse). Dans notre cas, nous allons trier du plus petit au plus grand numéro atomique en sélectionnant « Trier de A à Z ».
Un message d’avertissement « Avertissement de tri » peut apparaître si Excel détecte d’autres colonnes potentiellement concernées par le tri. Examinons ce qu’il se passe si nous choisissons l’option « Continuer avec la sélection actuelle ». Cliquez dessus, puis appuyez sur « Trier ».
La colonne « Numéro atomique » est bien triée de la valeur la plus petite à la plus grande, mais les autres colonnes sont restées inchangées. Cela peut poser problème si vous voulez maintenir la cohérence des lignes. On constate ainsi que l’hydrogène, qui possède le plus petit numéro atomique, est associé au numéro atomique du plomb.
Testons maintenant l’autre option proposée par la fenêtre d’avertissement. Sélectionnez « Élargir la sélection » puis « Trier ».
Vous constatez que les données de la colonne « Numéro atomique » ont été triées, et les informations correspondantes dans les autres colonnes ont suivi le mouvement. (Si vous sélectionnez toutes les données dès le début, Excel n’affichera pas cette boîte d’avertissement.)
À présent, voyons comment utiliser la fonction « Tri personnalisé » pour trier selon plusieurs critères.
Sélectionnez toutes les données, en incluant l’en-tête si besoin.
Allez dans le menu déroulant « Trier et filtrer » et sélectionnez « Tri personnalisé ».
La fenêtre de tri s’ouvre.
Nous allons d’abord trier par la colonne « Phase à STP » afin que les gaz apparaissent en premier. Choisissez cette colonne.
Puis, cliquez sur « Ajouter un niveau ».
Un nouveau niveau apparaît, indiquant « Puis par ». Il s’agit du second critère de tri. Nous sélectionnerons la « catégorie d’élément » pour que, parmi les gaz, les gaz nobles apparaissent avant les gaz réactifs. Choisissez donc la colonne « Catégorie d’élément ».
D’autres options sont disponibles. Examinons la liste déroulante « Trier sur ». Plusieurs options s’offrent à nous, mais nous allons opter pour « Valeurs de cellule ».
Ajoutons un autre niveau en cliquant sur « Ajouter un niveau ».
Sélectionnez la colonne « Élément ». Ainsi, les valeurs de « Élément » au sein de chaque « catégorie d’élément » seront triées par ordre alphabétique, l’Argon venant avant le Néon.
Regardons le menu déroulant « Ordre ». Diverses options sont proposées, mais nous utiliserons l’ordre par défaut « De A à Z ».
Vous pouvez ajouter autant de niveaux que nécessaire. Lorsque vous avez fini, cliquez sur « OK ».
Le tri est effectué ! L’ordre est le suivant: d’abord par « Phase à STP », ensuite par « Catégorie d’élément », et enfin par « Élément ». La colonne « Phase à STP » est triée par ordre alphabétique, puis au sein de chaque type de « Phase à STP », les « Catégories d’éléments » sont classées alphabétiquement. Finalement, les « Éléments » sont triés par ordre alphabétique dans chaque catégorie d’élément.
Attention : assurez-vous de sélectionner toutes les colonnes nécessaires lors de la préparation de votre tri. Excel n’émettra pas d’avertissement si vous oubliez certaines colonnes en utilisant le « Tri personnalisé ».