Comment personnaliser la barre d'outils d'accès rapide dans les applications Microsoft Office

Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide dans Microsoft Office

Chaque application de la suite Microsoft Office met à disposition une barre d'outils d'accès rapide, conçue pour exécuter des commandes en un seul clic. Cet espace personnalisable permet d'afficher les fonctions présentes sur le ruban, mais aussi certaines qui n'y figurent pas.

Cette barre d'outils se trouve dans les applications courantes telles que Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint et Word, ainsi que dans d'autres outils comme Project ou Visio, à condition de les avoir acquis. Il est important de noter que cette barre n'est accessible que sur les versions de bureau, et non sur les versions web de ces logiciels.

Pour cet exemple, nous utiliserons Word, mais les indications restent valables pour l'ensemble des applications.

La barre d'outils d'accès rapide se situe en haut de la fenêtre de l'application, juste au-dessus du ruban.

Les commandes affichées par défaut varient légèrement selon l'application et la version d'Office utilisée. Dans la dernière version de Word avec Office 365, les commandes pré-configurées sont généralement :

• Enregistrement automatique (si OneDrive est activé)
• Sauvegarder
• Annuler la dernière action
• Rétablir la dernière action

Pour modifier cette barre, cliquez sur la flèche pointant vers le bas, située à l'extrémité des commandes. Un menu déroulant présente une liste de commandes fréquemment utilisées.

Bien que les commandes diffèrent en fonction de l'application, certaines sont communes, telles que le mode impression ou le basculement entre mode tactile et mode souris.

Pour ajouter une commande à la barre, il suffit de cliquer dessus. Inversement, pour retirer une commande, soit cliquez sur une commande cochée, soit faites un clic droit sur la commande dans la barre et choisissez "Supprimer de la barre d'outils d'accès rapide".

Au-delà de ces commandes habituelles, il est possible d'ajouter celles qui sont le plus souvent utilisées par l'utilisateur. Pour cela, il faut cliquer sur la flèche et choisir "Autres commandes...".

Une fenêtre s'ouvre alors : sélectionnez la commande souhaitée dans la liste de gauche, cliquez sur "Ajouter" (ou double-cliquez sur la commande), puis validez en cliquant sur "OK".

Par exemple, nous avons choisi d'ajouter la commande "Couleur de police".

La liste de commandes proposée au départ ne représente qu'une infime partie des possibilités. Pour les découvrir toutes, rouvrez le panneau en cliquant sur la flèche et "Autres commandes", puis cliquez sur le menu déroulant situé à côté de "Commandes courantes".

Plusieurs filtres sont disponibles pour rechercher des commandes spécifiques. En sélectionnant "Toutes les commandes", vous aurez accès à toutes les options, y compris des fonctionnalités parfois inattendues. Par exemple, dans Excel, vous pouvez ajouter une commande qui ouvre la calculatrice Windows.

De plus, de nombreuses commandes ne sont pas directement accessibles via le ruban. Pour les visualiser, remplacez l'option "Commandes courantes" par "Commandes absentes du ruban".

L'appellation "Commandes absentes du ruban" peut être trompeuse, car la majorité de ces commandes sont disponibles dans le ruban, mais souvent cachées derrière plusieurs clics ou accessibles uniquement dans des contextes spécifiques. Cependant, certaines sont réellement absentes du ruban.

Descendez dans la liste jusqu'à trouver la commande "Options : Accueil" et ajoutez-la à la barre d'outils.

Un clic sur cette commande ouvre directement le panneau Options, normalement accessible via Fichier > Options. Si vous utilisez régulièrement une application Office et que vous répétez souvent une série de clics, l'ajout de ces fonctions à la barre d'outils d'accès rapide est un gain de temps considérable.

Si vous ne connaissez pas le nom exact d'une commande, il est possible de l'ajouter directement depuis le ruban. Prenons l'exemple du redémarrage de la numérotation sur les nouvelles pages, une opération fréquente pour de nombreux utilisateurs de Word.

Pour effectuer cette action, il faut normalement aller dans l'onglet "Mise en page", sélectionner "Numéros de ligne", puis choisir "Redémarrer chaque page". Cela implique trois clics. Pour simplifier, faites un clic droit sur "Redémarrer chaque page" et sélectionnez "Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide" dans le menu contextuel.

La commande "Redémarrer chaque page" apparaît alors dans la barre d'outils d'accès rapide sous forme d'interrupteur, permettant d'activer ou de désactiver cette fonction selon les besoins.

Pour modifier l'ordre des commandes dans la barre d'outils, faites un clic droit sur n'importe quelle commande de la barre et sélectionnez "Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide" dans le menu contextuel.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez une commande dans la liste de droite et utilisez les flèches situées à droite de la liste pour modifier sa position dans la barre d'outils.

Si vous souhaitez revenir aux paramètres par défaut de la barre d'outils, cliquez sur "Réinitialiser" puis sur "Réinitialiser uniquement la barre d'outils d'accès rapide".