Comment partager et gérer des fichiers Microsoft Teams dans un canal

Microsoft Teams facilite le partage de fichiers au sein des conversations. Vous pouvez joindre tout type de document directement à un échange, et il sera ensuite répertorié dans l'onglet "Fichiers" du canal où le partage a eu lieu. Bien que cette démarche soit simple, retrouver un fichier spécifique au sein d'une conversation peut s'avérer fastidieux.

Microsoft Teams offre divers outils pour la gestion des fichiers partagés, mais ceux-ci ne sont pas accessibles via l'onglet "Publications" d'un canal. Les outils de conversation ne proposent aucune fonctionnalité dédiée à la gestion des fichiers. Par exemple, si vous téléchargez plusieurs images, celles-ci ne seront même pas regroupées dans un dossier. Pour une gestion efficace des fichiers dans Microsoft Teams, il est essentiel de maîtriser l'onglet "Fichiers".

Gestion des fichiers dans Microsoft Teams

L'onglet "Fichiers" est présent dans chaque canal créé au sein d'une équipe. Chaque canal possède son propre dossier sur le site SharePoint associé à l'équipe. Les fichiers téléchargés dans un canal sont donc accessibles via le dossier SharePoint correspondant.

L'onglet "Fichiers" de Microsoft Teams permet aux utilisateurs de :

• Télécharger tout type de fichier depuis leur ordinateur.
• Télécharger un dossier complet depuis leur ordinateur.
• Créer un nouveau dossier dans l'onglet "Fichiers".
• Créer directement dans l'application des documents Word, des feuilles de calcul, des présentations PowerPoint, des blocs-notes ou des formulaires.

1. Créer des dossiers dans l'onglet "Fichiers" de Microsoft Teams

Voici la procédure pour créer des dossiers dans l'onglet "Fichiers" :

1. Ouvrez Microsoft Teams.
2. Naviguez jusqu'à l'équipe et au canal concernés.
3. Sélectionnez l'onglet "Fichiers".
4. Cliquez sur le bouton "Nouveau".
5. Dans le menu, choisissez "Dossier".
6. Attribuez un nom au nouveau dossier.
7. Cliquez sur "Créer".

2. Ajouter des fichiers à un dossier

Une fois un dossier créé, vous pouvez y télécharger des fichiers, comme vous le feriez dans l'onglet "Fichiers" principal :

1. Ouvrez Microsoft Teams.
2. Accédez à l'équipe et au canal où vous avez créé le dossier.
3. Ouvrez l'onglet "Fichiers".
4. Sélectionnez le dossier pour l'ouvrir.
5. Cliquez sur "Télécharger".
6. Choisissez "Fichier" pour télécharger des fichiers.
7. Choisissez "Dossier" pour créer un sous-dossier.

3. Télécharger un dossier dans Microsoft Teams

Microsoft Teams permet également de télécharger un dossier complet directement dans un canal. Le dossier conserve son nom et tous les fichiers qu'il contient y sont transférés.

1. Ouvrez Microsoft Teams.
2. Accédez à l'équipe et au canal souhaités.
3. Sélectionnez l'onglet "Fichiers".
4. Cliquez sur "Télécharger" et choisissez "Dossier" dans le menu.
5. Sélectionnez le dossier souhaité sur votre ordinateur et cliquez sur "Télécharger".
6. Laissez le processus de téléchargement du dossier et de ses fichiers se terminer.

Note : Le temps de téléchargement dépendra de la quantité et de la taille des fichiers.

4. Partager un lien vers des fichiers ou des dossiers

Les fichiers et dossiers partagés dans un canal Microsoft Teams sont stockés sur un site SharePoint et possèdent un lien direct pour faciliter leur partage. L'accès est toutefois limité aux membres de l'équipe. Il ne s'agit pas d'un partage public, mais d'un partage privé et limité.

1. Ouvrez Microsoft Teams et accédez à l'équipe et au canal concernés.
2. Ouvrez l'onglet "Fichiers".
3. Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager et cliquez sur "Copier le lien".
4. Partagez le lien obtenu.

5. Épingler en haut de page

Pour mettre en évidence un fichier ou un dossier important, vous pouvez l'épingler en haut de l'onglet "Fichiers" ou d'un dossier. Cela simplifie son accès.

1. Accédez à l'onglet "Fichiers" d'un canal.
2. Cliquez sur le bouton "Plus d'options" (les trois points) à côté du fichier ou du dossier souhaité.
3. Sélectionnez "Épingler en haut".
4. Une nouvelle section sera créée en haut et l'élément y apparaîtra.

6. Synchroniser les nouveaux fichiers et dossiers

Les nouveaux fichiers et dossiers téléchargés dans un canal sont automatiquement synchronisés et apparaissent dans l'onglet "Fichiers". Si ce n'est pas le cas, vous pouvez cliquer sur le bouton "Synchroniser maintenant" pour forcer la synchronisation.

Conclusion

Microsoft Teams propose un système complet de partage de fichiers, assurant un partage privé. Vous pouvez contrôler l'accès aux fichiers en fonction de l'appartenance ou non à un canal ou une équipe. Les fichiers peuvent être ajoutés, déplacés, épinglés en haut de page et supprimés, offrant une gestion complète des documents au sein de l'application.