Si vous faites partie des utilisateurs impatients de découvrir les dernières nouveautés, vous avez la possibilité de modifier le rythme de déploiement d’Office 365. Vous pouvez ainsi opter pour les versions « ciblées » des applications Office 365, à condition que cela corresponde à vos besoins.
Comprendre le mécanisme des mises à jour d’Office 365
Bien que nous ayons déjà abordé la fréquence des mises à jour de Windows, le système d’Office 365 est quelque peu différent. Il englobe des applications bureautiques telles qu’Outlook, Word et Excel, mais aussi des versions web de ces classiques, ainsi qu’un éventail d’applications purement web comme Flow, Forms et Sway.
Les applications web sont régulièrement mises à jour, avec des corrections de bugs et des améliorations mineures déployées dès leur disponibilité. Les changements majeurs, tant sur les applications web que sur les versions clientes, sont généralement annoncés à l’avance. Une mise à jour importante est publiée environ tous les six mois, mais des mises à jour et améliorations plus régulières sont déployées chaque mois.
Par défaut, votre abonnement Office 365 suit ce qu’on appelle la « version standard mondiale ». Cela signifie que vous (comme la majorité des abonnés) ne recevrez la version qu’après qu’elle ait franchi plusieurs étapes de tests, appelées « anneaux »:
- Anneau 0 : L’équipe technique de Microsoft ayant développé la modification.
- Anneau 1 : L’équipe O365 élargie de Microsoft.
- Anneau 2 : L’ensemble des employés de Microsoft.
- Anneau 3 : Les abonnés ayant choisi de recevoir les versions ciblées.
- Anneau 4 : La version standard mondiale (celle que votre abonnement suit par défaut).
Une modification doit être validée dans un anneau avant d’être déployée au suivant, qui est plus large. L’anneau 4, qui correspond à la version standard mondiale de votre abonnement, est l’étape finale. Une modification n’est diffusée dans cet anneau qu’après avoir été testée avec succès lors des quatre étapes précédentes.
Vous avez la possibilité de passer de la version standard mondiale (anneau 4) à la version ciblée (anneau 3), à condition d’avoir accès au centre d’administration Office 365.
Comme nous l’avons déjà mentionné, le centre d’administration est accessible si vous possédez un domaine (par exemple, MonEntreprise.com) et que Microsoft gère le courrier électronique associé (par exemple, info@MonEntreprise.com). Pour les utilisateurs individuels, c’est souvent le cas si vous achetez un domaine auprès d’un registraire/hébergeur offrant un service de messagerie hébergé par Office 365. Ce type d’offre est généralement associé à un plan d’affaires, et le centre d’administration Office 365 permet de gérer les utilisateurs, les abonnements, les licences et les paramètres globaux O365 de votre organisation.
Avant de vous expliquer comment passer à la version ciblée, il est crucial d’en comprendre les avantages et les risques. Vous aurez accès aux dernières mises à jour d’Office 365 jusqu’à six mois plus tôt que les utilisateurs de la version standard, ce qui peut être un atout si les mises à jour se déroulent comme prévu. Mais c’est là que réside le risque : bien que les trois premières étapes de test devraient identifier les bugs majeurs, il n’y a aucune garantie qu’ils auront tous été détectés. En fait, vous agissez comme un testeur pour Microsoft, même si le logiciel a déjà subi des tests approfondis. Si vous avez besoin que les applications Office soient aussi stables et fiables que possible, surtout si vous les utilisez pour respecter des délais, il est préférable de rester sur la version standard.
Comment opter pour la version ciblée
Dans cette optique, voici la démarche à suivre pour passer à la version ciblée (et revenir à la version standard si nécessaire).
Ouvrez le portail web Office 365 et accédez au centre d’administration.
Cliquez sur « Paramètres » puis sur « Profil de l’organisation ».
Localisez l’option « Préférences de publication ». Elle vous indiquera quelle « voie de publication » vous suivez actuellement. Cliquez sur le bouton « Modifier » pour modifier cette voie.
Si vous êtes le seul utilisateur de votre abonnement Office 365 (ou si vous souhaitez que tous les utilisateurs en bénéficient), modifiez la voie de publication en sélectionnant « Publication ciblée pour tout le monde ». Sinon, choisissez « Publication ciblée pour les utilisateurs sélectionnés », ce qui vous permettra de définir les utilisateurs concernés par chaque voie de publication. Une fois votre choix effectué, cliquez sur « Suivant ».
Si vous avez choisi « Diffusion ciblée pour tout le monde », prenez connaissance du message d’avertissement et, si vous souhaitez poursuivre, cliquez sur « Suivant ». Votre choix sera alors pris en compte.
Et voilà, le processus est terminé. Cliquez sur « Fermer » dans la fenêtre « Préférences de publication ».
Le changement peut prendre jusqu’à 24 heures pour se propager, mais votre client et vos applications web devraient passer assez rapidement aux versions ciblées. Si vous souhaitez revenir à la version standard, il vous suffit de suivre à nouveau les mêmes étapes, en sélectionnant cette fois « Version standard » au lieu de « Version ciblée ».