Il est pour le moins agaçant de recevoir un courriel dont le contenu est affiché avec des caractères incompréhensibles. Dans le pire des cas, cela peut rendre la lecture du message impossible. Parfois, modifier l’encodage dans Outlook permet de corriger l’affichage de ces caractères manquants et de rendre le message lisible. Voici la méthode à suivre.
Qu’est-ce que l’encodage de caractères ?
Si vous n’êtes pas familier avec la notion d’« encodage de caractères », voici une explication détaillée. Pour faire simple, un caractère est un glyphe affiché à l’écran lorsque vous tapez. Ainsi, chaque lettre de ce texte est un glyphe représentant une lettre – a, b, c, etc. En arrière-plan, votre ordinateur utilise un code pour représenter ces glyphes, qui est ensuite interprété par un logiciel, comme un navigateur web ou un traitement de texte, pour les afficher sous forme de caractères à l’écran.
Jusque-là, tout est simple, surtout si l’on considère qu’il n’y a que 26 lettres dans l’alphabet, dix chiffres et quelques symboles de ponctuation comme ! ou @.
Cependant, il existe également 26 lettres majuscules, et bien plus de symboles de ponctuation que vous ne le pensez (votre clavier ne montre qu’un petit sous-ensemble des symboles possibles, même pour la langue française). Et cela ne concerne qu’une seule langue, le français, qui utilise l’alphabet latin (également appelé alphabet romain). L’alphabet latin englobe la plupart des langues d’Europe occidentale et comporte de nombreux symboles diacritiques non utilisés en français. Les symboles diacritiques sont, par exemple, les accents, les trémas, les cédilles et d’autres signes modifiant la prononciation d’une lettre ou d’un mot.
Ensuite, il existe de nombreux autres alphabets, tels que le cyrillique (principalement utilisé pour le russe), le grec, le kanji (japonais) et le chinois, dont beaucoup comprennent plus d’ une langue.
Vous commencez maintenant à entrevoir l’étendue des caractères devant être encodés sous forme de glyphes. Il existe plus de 70 000 glyphes chinois uniquement. Un encodage de caractères contient un certain nombre de points de code, chacun pouvant encoder un caractère. L’ASCII, dont vous avez probablement déjà entendu parler, était un encodage initial de l’alphabet latin possédant 128 points de code, ce qui est loin d’être suffisant pour couvrir tous les caractères possibles utilisés par les gens.
L’ encodage recommandé par le W3C pour le HTML est l’UTF-8, qui possède 1 112 064 points de code. C’est suffisant pour couvrir la quasi-totalité des caractères de toutes les langues de tous les alphabets (mais pas tous), et il est utilisé sur 93 % des sites web. L’UTF-8 est également l’ encodage préconisé par l’Internet Mail Consortium.
Pourquoi faudrait-il modifier l’encodage ?
Outlook, ainsi que tous les autres clients de messagerie modernes, sont conçus pour encoder et décoder en UTF-8.
Mais si Outlook prend en charge l’UTF-8 et que l’UTF-8 est l’encodage recommandé, pourquoi des caractères illisibles s’affichent-ils ? Cela peut se produire pour plusieurs raisons, mais les principales sont que vous visualisez le courriel en texte brut (soit parce que vous l’avez explicitement choisi, soit parce qu’un antivirus l’a converti en texte brut avant qu’il ne vous parvienne), ou que l’encodage que vous utilisez est différent de l’UTF-8.
L’encodage d’un courriel entrant est déterminé par l’expéditeur. Ainsi, s’il utilise l’ASCII, par exemple, Outlook affichera le courriel en utilisant l’encodage ASCII. Si vos paramètres Word sont configurés pour remplacer les guillemets droits par des guillemets typographiques (ceux qui pointent selon un angle pour indiquer s’ils ouvrent ou ferment une citation), vous verrez des caractères « illisibles » dans le courriel à la place de ces guillemets typographiques, car l’ASCII ne contient pas les caractères adéquats pour les guillemets typographiques.
Par conséquent, modifier l’encodage d’un message peut vous permettre de visualiser les caractères déformés comme ils sont censés être affichés.
Comment modifier l’encodage ?
Heureusement, changer l’encodage d’un message est relativement simple dans Outlook. Double-cliquez sur le message pour l’ouvrir. Dans l’onglet Accueil de la fenêtre du message, cliquez sur Actions > Autres actions > Encodage pour connaître l’encodage utilisé.
Ceci est un courriel de Microsoft concernant le déplacement d’éléments de ma boîte de réception par l’outil de triage. Comme vous le voyez, Microsoft utilise l’Europe occidentale pour encoder ses courriels. Pour le modifier, cliquez sur « Plus » puis sélectionnez l’encodage désiré, tel que l’UTF-8.
Et voilà, c’est tout ce qu’il y a à faire : vous devriez maintenant pouvoir lire le courriel.
Si vous souhaitez savoir comment vos courriels sortants sont encodés, allez dans Fichier > Options > Options avancées et faites défiler jusqu’à Options internationales. Vous y trouverez l’option « Encodage préféré pour les messages sortants ».
La valeur par défaut est Europe occidentale, et les plus observateurs d’entre vous se demanderont peut-être pourquoi, alors que, comme mentionné précédemment, la recommandation pour les formats de courrier électronique est l’UTF-8. La réponse est que l’Europe occidentale est un sous-ensemble de l’UTF-8 et, par conséquent, peut être lu en utilisant l’UTF-8. Si vous achetez une version d’Outlook conçue pour la Grèce, par exemple, l’encodage par défaut sera Windows-1253, qui est également un sous-ensemble de l’UTF-8.
Vous pouvez changer l’encodage sortant par défaut selon vos besoins. Si vous voulez que vos destinataires puissent lire vos messages, il est préférable de le maintenir en Europe occidentale ou de passer à un encodage universellement reconnu tel que l’UTF-8.