L’un des atouts majeurs d’Outlook sur ordinateur réside dans sa capacité à centraliser plusieurs comptes de messagerie. Voici comment optimiser leur gestion.
Si vous avez limité votre utilisation d’Outlook au cadre professionnel, vous ignorez peut-être qu’il prend en charge de multiples comptes provenant de divers fournisseurs, tels que Microsoft, Gmail, Yahoo!, et pratiquement tous ceux auxquels vous pouvez penser.
Si vous souhaitez ajouter des comptes de messagerie à Outlook, nous allons détailler le processus. Une fois configurés, vous pourrez les gérer efficacement au sein d’Outlook. Découvrons comment cela fonctionne.
Naviguer entre les comptes de messagerie
Après avoir intégré un nouveau compte de messagerie, il sera visible dans la barre latérale, sous votre compte principal. Pour basculer entre les comptes, il suffit de sélectionner la boîte de réception désirée.
Il est possible d’intégrer la boîte de réception d’un compte secondaire dans la section « Favoris » du volet de navigation. Cette fonctionnalité est pratique, bien que la présence de deux dossiers « Boîte de réception » puisse prêter à confusion.
La boîte de réception étant un dossier fondamental, elle ne peut pas être renommée. Outlook y ajoute automatiquement le nom du compte de messagerie dans la section « Favoris », clarifiant ainsi leur identification.
Recherche d’e-mails dans plusieurs comptes
Outlook ne propose pas d’option permettant de visualiser l’ensemble des e-mails dans un unique dossier. En effet, chaque boîte aux lettres est une copie synchronisée d’une boîte hébergée sur le serveur de votre fournisseur.
Cependant, en cliquant sur le champ de recherche situé en haut de la fenêtre principale, dans la vue « Courrier », il est possible de modifier l’emplacement de recherche vers « Toutes les boîtes aux lettres ».
Cette option permet d’effectuer des recherches dans toutes les boîtes aux lettres, incluant les e-mails, les tâches, les rendez-vous du calendrier, les pièces jointes, et tout autre élément présent dans Outlook.
Créer des dossiers spécifiques à chaque compte
Il est possible d’ajouter des dossiers à un compte, même si le fournisseur de messagerie ne les prend pas en charge. Par exemple, si vous utilisez Gmail et préférez les dossiers aux libellés, vous pouvez en créer. Pour ce faire, faites un clic droit sur le compte, puis sélectionnez « Nouveau dossier ».
Le dossier nouvellement créé apparaîtra comme un « enfant » du dossier sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit. Si vous avez cliqué sur la boîte de réception, le nouveau dossier en sera un sous-dossier. Si vous avez cliqué sur le compte de messagerie, le nouveau dossier sera placé au même niveau que la boîte de réception. Nos nouveaux dossiers ont été nommés « Sous-dossier de la boîte de réception » et « Sous-dossier du compte ». Vous pouvez nommer vos nouveaux dossiers comme vous le souhaitez (à l’exception des noms réservés, tels que « Boîte de réception », « Éléments envoyés », etc.).
Si votre fournisseur de messagerie ne prend pas en charge les dossiers, ils ne seront pas visibles dans votre messagerie en ligne. Gmail, notamment, gère les dossiers de manière intelligente. Il associe automatiquement une étiquette correspondante à chaque e-mail que vous rangez dans un dossier de votre compte Gmail via Outlook.
Si vous appliquez cette étiquette dans Gmail, Outlook la détectera, mais il ne déplacera pas l’e-mail vers le dossier correspondant. Il placera une copie de l’e-mail dans chaque dossier correspondant. En effet, dans Outlook, un e-mail ne peut être rangé que dans un seul dossier, tandis que Gmail permet d’appliquer plusieurs libellés à un même e-mail.
Si vous appliquez plusieurs libellés à un e-mail dans Gmail, Outlook, ne sachant pas dans quel dossier le classer, en créera une copie pour chaque dossier concerné.
Si vous préférez créer des libellés dans Gmail, Outlook les synchronisera, tout comme Gmail synchronise les dossiers créés depuis Outlook. Pour cela, il suffit de créer un libellé dans Gmail.
Outlook créera automatiquement un nouveau dossier portant le même nom.
Envoyer des e-mails depuis différents comptes
Lorsque vous intégrez un compte de messagerie à Outlook, la fenêtre « Nouvel e-mail » active automatiquement la ligne « De », permettant de choisir le compte d’envoi. Le compte par défaut est celui dans lequel vous vous trouviez lorsque vous avez cliqué sur « Nouvel e-mail ».
En cliquant sur la flèche à côté de « De », vous pouvez choisir n’importe quel compte configuré dans Outlook. Cette option est également disponible lors des réponses ou des transferts d’e-mails.
Supprimer un compte d’Outlook
La suppression d’un compte d’Outlook est très simple. Effectuez un clic droit sur le compte, puis sélectionnez « Supprimer [nom du compte] ».
Une fenêtre de confirmation apparaîtra. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer le compte, cliquez sur « Oui ».
Cette action n’affectera en aucun cas votre compte de messagerie réel, elle supprimera simplement l’accès via Outlook. Par exemple, dans Gmail, les étiquettes créées pour correspondre aux dossiers créés dans Outlook persisteront, ainsi que les e-mails associés.