Comment créer une conférence rendez-vous avec Microsoft Teams
Microsoft Teams propose aux organisations un ensemble d'outils de communication et de collaboration performants, disponibles via des applications pour ordinateur, navigateur web et appareils mobiles. Bien que la majorité des échanges audio se déroulent via l'application, Teams intègre également la fonction de conférences audio, permettant à toute personne de participer facilement à une réunion par le biais d'un simple appel téléphonique.
Mise en place de l'audioconférence dans Microsoft Teams
Si une réunion doit se dérouler exclusivement par audio, l'activation de la fonctionnalité de conférence audio peut améliorer la qualité de l'expérience pour les participants disposant d'une connexion internet limitée. Il est important de noter que cette option n'est pas incluse dans la version gratuite de Teams. Pour consulter les tarifs applicables dans votre région, vous pouvez visiter cette page Microsoft, où vous trouverez des informations sur les abonnements et les forfaits à la minute.
Pour organiser une conférence audio, l'utilisateur doit posséder soit une licence complémentaire Microsoft Teams, soit une licence complète pour Microsoft 365. Selon le type de licence adopté par votre entreprise, vous pourriez également avoir besoin de licences d'audioconférence, accessibles via l'essai d'Office 365 Entreprise E5. Si votre organisation ne possède pas de système téléphonique interne, l'acquisition d'une Licence Microsoft Phone System pourrait être également nécessaire.
La gestion de l'ensemble de vos licences s'effectue depuis le Centre d'administration Microsoft. Vous pouvez visualiser la liste de vos utilisateurs en développant le menu "Utilisateurs" dans le panneau de gauche, puis en sélectionnant "Utilisateurs actifs". Pour attribuer des licences, cliquez sur les trois points verticaux à côté du nom de l'utilisateur concerné, et choisissez "Gérer les licences de produit".
Dans le panneau qui s'ouvre, utilisez le menu déroulant "Licences" pour vérifier que les licences nécessaires sont bien activées.
Si vous avez opté pour le forfait d'audioconférence à la minute, il sera peut-être nécessaire de configurer des crédits de communication pour les employés de votre organisation qui devront organiser des conférences audio. Bien que Microsoft soit le fournisseur de services par défaut pour les audioconférences dans Teams, vous avez la possibilité d'utiliser un service d'audioconférence tiers si votre entreprise en utilise déjà un.
Configuration des conférences audio dans Microsoft Teams
Une fois que vos licences Microsoft sont en ordre, la configuration de votre numéro de téléphone pour l'audioconférence peut être réalisée via le centre d'administration Microsoft Teams. Dans le menu de gauche, développez "Voix", puis sélectionnez "Numéros de téléphone".
Cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouveau numéro de téléphone. Si vous souhaitez transférer un numéro de téléphone existant depuis un autre prestataire de services d'audioconférence, vous pouvez cliquer sur "Port".
Choisissez ensuite votre pays ou région, le type de numéro, l'emplacement, l'indicatif régional ainsi que le nombre de numéros de téléphone d'audioconférence souhaités. Pour obtenir plus d'informations sur les options disponibles, vous pouvez cliquer sur l'icône "Informations" située à côté de chaque option. Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur "Suivant" en bas de l'écran, et Microsoft lancera la procédure de configuration de vos numéros de téléphone.
Ces numéros de téléphone sont attribués automatiquement en fonction de la disponibilité dans votre indicatif régional, mais vous pouvez modifier vos numéros de téléphone d'audioconférence ultérieurement si nécessaire. Vous avez également la possibilité de configurer les langues par défaut ou alternatives pour vos conférences audio.
Une fois votre numéro de téléphone configuré, vous êtes en mesure d'organiser des appels en tant qu'administrateur de vos lignes de conférence téléphonique. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser vos invitations à des réunions afin d'y inclure des informations ou des ressources supplémentaires.
La mise en place de conférences audio via Microsoft Teams n'est pas l'option la plus économique, mais elle offre une plateforme sécurisée, fiable et accessible. Microsoft met à disposition une documentation complète pour vous guider à travers les différentes étapes, des problèmes de licences aux cas les plus spécifiques, vous permettant de maîtriser toutes les subtilités de cette fonctionnalité.