Le logiciel Word offre la possibilité de générer une table des matières, une liste de figures et un index. Si vous êtes en train de rédiger un document volumineux, où l’emploi d’un grand nombre d’acronymes risque de compliquer la lecture, la création d’un index devient indispensable. Voici un guide simple pour y parvenir.
Comment établir un index des acronymes ?
L’index peut être créé à n’importe quel moment : pendant la rédaction ou une fois le document achevé. Il est toutefois préférable d’intégrer les acronymes au fur et à mesure de leur apparition. Cette méthode permet d’éviter d’en omettre.
L’unique étape délicate réside dans la manière d’ajouter un élément à l’index. Commencez par sélectionner l’acronyme à indexer dans votre document. Il est conseillé de mentionner la forme développée de l’acronyme, suivie de l’acronyme entre parenthèses. Après la sélection, dirigez-vous vers l’onglet « Références » et cliquez sur le bouton « Marquer l’entrée ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez la forme complète de l’acronyme dans le champ « Entrée principale ». L’acronyme doit rester inchangé. Répétez cette action pour chaque acronyme à indexer. Lorsque vous « marquez » une entrée, des marques de paragraphe sont automatiquement ajoutées, ce qui peut nuire à l’esthétique. Pour les masquer, rendez-vous dans l’onglet « Accueil » et cliquez sur le symbole ¶ (P inversé) situé dans le groupe d’outils « Paragraphe ».
Une fois cette étape achevée, placez le curseur à la fin du document pour insérer l’index. Accédez à l’onglet « Références » et cliquez sur le bouton « Insérer l’index ». Vous pouvez à tout moment ajouter d’autres éléments à l’index, puis l’actualiser/le mettre à jour en effectuant un clic droit dessus, ou en allant dans l’onglet « Références » et en sélectionnant le bouton de mise à jour.
Par défaut, chaque entrée d’index est regroupée dans un seul et unique index. Si votre document nécessite plusieurs index, une planification préalable est essentielle, car la gestion de plusieurs index peut s’avérer complexe, et le tri des entrées entre les différents index peut représenter un défi.
L’index est un élément généré automatiquement, à l’instar du texte Alt, et les options de mise en forme sont limitées. Au moment de l’insertion de l’index, examinez les options proposées. Si la mise en forme choisie ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez supprimer l’index et le réinsérer. Les mêmes options vous seront proposées, vous permettant ainsi de modifier son apparence.