Comment collaborer sur une présentation Microsoft PowerPoint
PowerPoint intègre des outils pratiques qui facilitent les modifications et l'ajout de remarques par des tiers sur vos présentations. De plus, la co-création en temps réel est possible avec un abonnement Microsoft 365 (anciennement Office 365). Voici les méthodes pour collaborer efficacement sur PowerPoint.
Partage de votre présentation
Pour permettre à d'autres personnes de contribuer à votre présentation, le partage est une étape indispensable. Pour cela, ouvrez le fichier concerné, puis cliquez sur l'option "Partager", située dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une interface s'affichera alors. La section "Partager" vous propose deux options principales pour diffuser votre présentation et vous indique les personnes avec qui elle est déjà partagée.
L'option "Inviter des personnes" vous permet de :
- Saisir les adresses électroniques des collaborateurs.
- Ajouter un message personnalisé à leur attention.
- Choisir les permissions (lecture/écriture ou lecture seule).
- Définir si un compte Microsoft est nécessaire pour les destinataires.
- Partager votre présentation.
En utilisant l'option "Obtenir un lien", vous pouvez déterminer les permissions (lecture/écriture ou lecture seule) pour les personnes qui recevront ce lien, puis cliquez sur "Créer un lien".
Le lien généré est ensuite affiché.
Après la création du lien, vous pouvez le transmettre aux personnes souhaitant collaborer sur votre présentation. Il est important de noter que quiconque possède ce lien aura accès à la présentation, en fonction des permissions que vous avez attribuées. Soyez donc prudent quant à la diffusion du lien.
Collaboration sur la présentation
Une fois votre présentation partagée, la collaboration peut commencer. PowerPoint offre plusieurs outils pour faciliter ce travail d'équipe. Examinons ces fonctionnalités afin d'en tirer le meilleur parti.
Suivi des contributions
PowerPoint affiche les personnes qui consultent ou modifient une présentation, ainsi que la partie sur laquelle elles travaillent. Lorsqu'un collaborateur est actif, une vignette avec son nom apparaît dans le coin supérieur droit de l'écran.
En cliquant sur cette vignette, vous identifierez la personne et la diapositive sur laquelle elle travaille. En choisissant "Accéder à l'emplacement", vous êtes directement redirigé vers cette diapositive.
La zone de la diapositive en cours d'édition par l'autre personne est mise en évidence.
De plus, la vue miniature des diapositives, à gauche, indique en temps réel la diapositive sur laquelle travaille un collaborateur.
Ajout de commentaires
Vous pouvez laisser des commentaires pour les autres collaborateurs. Pour cela, sélectionnez un texte ou un élément, puis choisissez "Nouveau commentaire" dans le menu contextuel.
Rédigez votre commentaire dans le champ de texte, puis cliquez sur l'icône fléchée pour le valider.
Un collaborateur qui ouvrira la présentation verra une icône de bulle de commentaire sur la diapositive concernée.
Pour consulter les commentaires, cliquez sur "Commentaires", dans le coin supérieur droit de l'écran.
Pour répondre à un commentaire, saisissez votre texte dans le champ prévu, puis cliquez sur l'icône fléchée.
Fonctionnalités Premium
PowerPoint propose également des fonctionnalités supplémentaires pour les abonnés premium. Le chat en temps réel en est un exemple. En cliquant sur la vignette du collaborateur avec lequel vous souhaitez discuter, vous verrez l'option "Chatter".
Cependant, cette fonctionnalité n'est pas un substitut aux commentaires. Seules les personnes participant à la conversation peuvent la voir, et elle est supprimée dès la fermeture du fichier.
L'historique des versions est une autre fonctionnalité intéressante. PowerPoint 365 enregistre chaque version de votre présentation. Cela vous permet de revenir en arrière et de visualiser, restaurer ou télécharger d'anciennes versions.
Pour y accéder, cliquez sur "Fichier", puis sur "Info" dans le menu latéral, et enfin sélectionnez "Versions précédentes". Cette option est désactivée pour les utilisateurs non-premium.
En résumé, une collaboration réussie repose sur une communication efficace. PowerPoint facilite cela pour les utilisateurs classiques et premium, même si certaines méthodes sont plus directes que d'autres.