Y a-t-il quelque chose de plus agaçant que de recevoir une invitation à une réunion alors que vous êtes hors service ? Bien qu’il soit impossible d’éviter complètement cela, il est tout à fait possible d’optimiser Outlook pour que les autres soient informés de vos plages horaires de travail. Cette configuration est primordiale pour une gestion du temps efficace et pour faciliter la coordination des réunions.
Quand vous initiez une demande de réunion dans Outlook, l’outil « Assistant de planification » vous est d’une aide précieuse. Il vous propose une vue globale des disponibilités, permettant ainsi de trouver un créneau commun entre vous et les participants.
Cependant, il est important de noter qu’à l’ouverture de cet assistant, les heures affichées par défaut ne s’étendent pas de minuit à minuit. Par défaut, elles s’affichent entre 8h et 17h.
Ceci représente le cadre horaire standard d’Outlook. Heureusement, vous avez la possibilité de le personnaliser. Pour cela, rendez-vous dans le menu Fichier, sélectionnez Options, puis Calendrier et repérez la section « Heures de travail ». Vous pouvez ajuster ici vos plages horaires de travail selon vos besoins.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez modifier vos heures de travail de 10h à 16h. Après avoir appliqué cette modification et cliqué sur OK, si vous créez une nouvelle invitation et consultez l’assistant de planification, vos heures de travail seront actualisées pour refléter ces nouvelles plages horaires.
Ces heures personnalisées seront dorénavant visibles par toute personne ayant accès à votre calendrier lorsqu’elle tentera de planifier une réunion avec vous.
Imaginons que vous ayez un emploi du temps atypique, par exemple un travail à distance avec des horaires flexibles. Vous aimeriez être joignable l’après-midi pour coïncider avec les lève-tôt de votre équipe, mais préférez démarrer votre journée plus tard. Vous décidez donc de régler vos heures de travail de 12h à 20h. Lors de la création d’une nouvelle réunion, vos collègues verront vos heures de travail affichées de 12h à 20h. Les périodes en dehors de ces créneaux seront signalées par une barre grisée.
En conséquence, lorsqu’ils tenteront de planifier une réunion, les heures précédant midi apparaîtront également comme une zone grisée, signifiant votre absence.
De même, vous pouvez ajuster vos jours de travail. Si vous travaillez à temps partiel ou pendant le weekend, vous pouvez effectuer ces changements dans Fichier> Options> Calendrier> Semaine de travail.
Pour illustrer, nous allons configurer le calendrier en indiquant que le vendredi est un jour non travaillé. Lorsque vous créez une nouvelle demande de réunion et consultez l’assistant de planification, le vendredi entier apparaît maintenant comme une barre grisée, signalant que vous n’êtes pas disponible.
Il pourrait être nécessaire d’expliquer à vos collaborateurs la signification de cette barre grisée et de les encourager à faire de même avec leurs propres horaires et jours de travail. Cependant, une fois que ce principe est compris de tous, vous réduirez considérablement les risques d’être dérangé lors de vos moments de repos.