L’importance de la gestion des actifs pour votre entreprise
Toute organisation, qu’elle soit grande ou petite, possède des actifs, qu’ils soient matériels ou immatériels. Une gestion rigoureuse de ces actifs est cruciale pour optimiser vos processus informatiques et dynamiser la productivité et l’efficacité globale de votre entreprise.
À l’ère numérique où nous évoluons, la tenue manuelle d’un registre d’actifs est devenue obsolète. Inutile de saisir et de gérer des données à la main.
Des solutions technologiques avancées, telles que les logiciels de gestion des actifs informatiques, sont désormais à votre disposition. Ces outils vous permettent de suivre avec précision les actifs de votre entreprise, de les gérer de manière optimale et de générer des rapports détaillés, vous libérant ainsi de tâches répétitives et chronophages.
Grâce à ces outils, vous pouvez consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée, vous rapprochant ainsi de vos objectifs stratégiques. Un logiciel de gestion des actifs s’avère également précieux pour garantir la conformité réglementaire et la planification des ressources, tout en évitant les coûts liés à l’embauche d’un gestionnaire d’actifs dédié.
Mais avant d’aller plus loin, explorons ensemble les bases de la gestion des actifs informatiques.
Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?
La gestion des actifs informatiques désigne le système mis en place pour superviser tous les actifs informatiques d’une organisation. Cela inclut, sans s’y limiter, les licences de logiciels, les biens immobiliers, les droits d’auteur, les actions et les obligations.
Un logiciel de gestion des actifs informatiques est donc conçu pour vous aider à administrer efficacement tous ces biens. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui manipulent une grande quantité d’actifs, car il leur permet de rationaliser leurs opérations, de mieux maîtriser leurs ressources et d’éliminer les silos d’information.
Aujourd’hui, les actifs sont souvent sous forme numérique. Un système de gestion des actifs informatiques permet de gérer vos propriétés numériques, de transférer des actifs numériques, de gérer l’inventaire des logiciels et bien plus encore.
Voici quelques fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des actifs informatiques :
- Simplification de l’inventaire des actifs grâce à un agent de déploiement, une analyse à la demande d’appareils spécifiques pour recueillir des informations d’inventaire, des processus personnalisés et des mises à jour automatiques des produits.
- Visibilité accrue sur l’utilisation des logiciels via des rapports et le suivi du temps d’exécution des applications.
- Identification automatique des actifs grâce à la reconnaissance automatique des appareils et des produits, la découverte automatique, la reconnaissance des suites logicielles et l’ajout rapide et facile de nouveaux produits.
- Production de rapports de conformité et d’utilisation avec des fonctionnalités telles que les rapports intégrés sur les produits de gestion de la configuration, l’analyse des tendances, l’historique des actifs, des rapports web détaillés, des rapports personnalisés, des alertes et bien d’autres outils.
- Gestion des contrats informatiques grâce à un système intégré qui gère les contrats et leurs garanties, les baux et la maintenance, la surveillance automatique, les alertes, la planification des baux, le téléchargement et la fixation de documents, etc.
- Gestion et réconciliation des licences.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des actifs informatiques ?
Un logiciel de gestion des actifs recense tous les actifs informatiques de l’organisation, qu’il s’agisse de matériel, de logiciels, de machines ou de mobilier. Il accélère le processus de gestion informatique en permettant le suivi des actifs, la planification des remplacements et l’enregistrement de toutes les opérations. Il permet également d’identifier les actifs les plus importants et d’attribuer des priorités.
Le logiciel peut calculer l’amortissement des actifs et envoyer des rappels lorsqu’un actif nécessite une réparation ou un remplacement. Il gère également les actifs immatériels tels que les logiciels, les licences, les documents numériques, les droits d’auteur, les brevets, les politiques commerciales, etc. Il enregistre aussi les informations relatives aux renouvellements et à la maintenance des systèmes et équipements.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’actifs ? 👍
Confidentialité
Vos actifs sont des biens privés et doivent rester confidentiels. Confier leur gestion à une personne externe ou une agence peut présenter des risques, car ils auraient accès à des informations sensibles.
En utilisant un système de gestion des actifs, vous évitez ce risque. Vous n’avez pas besoin de faire confiance à des tiers pour gérer vos actifs. Vous pouvez utiliser cet outil pour suivre tous vos actifs et bénéficier d’une visibilité totale.
Accessibilité financière
L’embauche d’un gestionnaire d’actifs ou d’une agence représente un investissement important. Un logiciel de gestion d’actifs, quant à lui, est beaucoup plus abordable, avec un coût mensuel généralement faible.
De plus, vous n’aurez pas à sacrifier l’efficacité de votre gestion d’actifs. De nombreux fournisseurs proposent des essais gratuits, vous permettant de tester le logiciel avant de vous engager.
Suivi et objectifs clairs
Un logiciel de suivi des actifs vous offre une vue à 360 degrés de l’ensemble de vos actifs. Grâce à des alertes, vous recevrez des rappels concernant les échéances de renouvellement ou de maintenance. Le tableau de bord et les rapports réguliers vous aideront à atteindre vos objectifs de gestion d’actifs.
Organisation
Un logiciel de gestion des actifs vous permet de rester organisé et de vous concentrer sur les points importants. Il hiérarchise vos actifs pour faciliter leur gestion et améliore votre environnement de travail, votre motivation et votre efficacité.
Êtes-vous prêt à profiter de tous ces avantages ?
Si oui, découvrons ensemble quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion des actifs informatiques.
Freshservice
Optimisez l’utilisation de vos actifs, améliorez votre visibilité, réduisez vos coûts et renforcez l’efficacité de votre gestion informatique avec Freshservice. Cette solution vous permet d’évaluer et de suivre tous vos actifs informatiques, tels que les licences logicielles, les actifs matériels et virtuels, les contrats et autres éléments de configuration, qu’ils soient en cours d’utilisation ou en stock. Elle vous aide également à intégrer les informations sur les actifs dans vos flux de travail du centre de services informatiques.
Freshservice identifie automatiquement vos actifs informatiques, détecte les nouveaux logiciels et matériels, et planifie des analyses régulières pour mettre à jour les informations sur vos actifs grâce à Discovery Probe. Vous pouvez également localiser les ressources informatiques et obtenir des informations telles que l’utilisateur, la version, l’état de mise à jour, l’adresse IP, etc.
Enregistrez et suivez vos éléments de configuration, qu’il s’agisse de matériel, de logiciels, de services, et analysez leurs relations grâce à une interface utilisateur intuitive. Obtenez des données précises sur la CMDB pour l’analyse des causes profondes et de l’impact afin d’améliorer la gestion des problèmes et de prendre des décisions éclairées. Suivez et gérez tous vos actifs depuis une seule et même interface, où que vous soyez.
Gagnez du temps sur les tâches répétitives telles que l’attribution d’actifs, l’intégration et l’enrôlement grâce à des flux de travail prédéfinis. Bénéficiez également d’une vue à 360 degrés des applications SaaS pour optimiser leur utilisation.
Démarrez la gestion de vos actifs informatiques à partir de 19 $/mois/agent et profitez d’un essai gratuit de 21 jours avec toutes les fonctionnalités. Planifiez vos achats de licences et détectez les violations de contrat grâce à des notifications en temps opportun. Accélérez également vos renouvellements de contrat grâce à des flux de travail d’approbation automatisés.
Asset Panda
Asset Panda est un logiciel de suivi et de gestion des actifs qui s’adapte à votre façon de travailler. Il vous permet de suivre tous vos équipements, des ordinateurs portables aux autres biens, sans jamais perdre de données.
Grâce à un meilleur suivi des actifs, vous bénéficierez d’une performance commerciale améliorée, de plus d’économies et de moins de pertes d’actifs. Le logiciel de suivi d’Asset Panda consolide les informations de garantie, l’historique des actions, les photos et les manuels d’utilisation en un seul endroit.
Partagez les données avec votre équipe, que ce soit en salle de conseil ou dans l’entrepôt de votre organisation, pour une meilleure collaboration. Les cadres peuvent consulter les rapports, les gestionnaires peuvent examiner l’historique des actifs et les employés de première ligne peuvent gérer les biens. Vous pouvez télécharger l’application mobile sur les appareils Android ou iOS pour une utilisation simplifiée où que vous soyez.
Améliorez vos flux de travail grâce à des actions personnalisées pour une gestion et des mises à jour d’actifs plus rapides et plus faciles. Créez des champs personnalisés pour afficher les informations importantes dans votre propre langage, afin de faciliter la compréhension et l’adhésion de tous.
De plus, des pistes d’audit complètes améliorent la prévision et la responsabilité pour chaque actif. Tous les intervenants recevront automatiquement des informations sur l’amélioration de la planification et de l’efficacité. Bénéficiez d’une intégration simple et d’une sécurité des données accrue pour chaque fonction au sein de l’organisation.
Profitez d’un accès facilité aux données importantes, d’un meilleur libre-service pour les employés et d’une identification plus rapide des actifs. Utilisez le scanner de codes-barres intégré, compatible avec de nombreux appareils, pour éviter les équipements de numérisation coûteux et encombrants.
Découvrez comment Asset Panda peut aider votre entreprise grâce à une démonstration gratuite. Le prix commence à 125 $/mois pour un maximum de 500 actifs.
SysAid ITSM
Permettez aux départements informatiques matures et aux équipes de taille moyenne de gérer les actifs, de répondre aux demandes de manière efficace et de gérer le centre de services avec SysAid ITSM. Cette solution vous offre les outils idéaux pour rester au top et profiter d’une automatisation accrue, afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects importants avec une touche humaine.
Configurez SysAid pour répondre à vos besoins spécifiques. La solution réduit la répétition des tâches et libère de la place pour une plus grande automatisation, afin d’augmenter votre productivité. Améliorez l’expérience des employés et des agents en leur offrant des niveaux d’assistance plus élevés et les outils nécessaires pour résoudre leurs demandes et leurs problèmes par eux-mêmes.
Profitez de nombreux modèles pour une mise en route instantanée. Les fonctionnalités de gestion des changements, des problèmes et des demandes de SysAid garantissent une meilleure gestion des services dans l’ensemble de l’organisation.
Le concepteur de flux de travail vous offre le moyen le plus simple de configurer, de créer ou de partager des flux de travail communs au sein de votre organisation et de votre service, en regroupant tous vos systèmes et applications au sein d’une même plateforme. Intégrez vos applications préférées pour ajouter de la valeur à votre centre de services à un coût minimal, voire sans frais supplémentaires.
Grâce à des modèles, des formulaires et des champs personnalisés illimités, vous pouvez adapter SysAid aux besoins de votre organisation. Réservez une démonstration ou profitez d’un essai gratuit pour découvrir les avantages de cette solution.
Snipe-IT
Oubliez les feuilles de calcul et optez pour un logiciel de gestion des actifs facile à utiliser : Snipe-IT. Cette solution offre des fonctionnalités puissantes, notamment une API JSON REST robuste, pour créer rapidement des automatisations et des intégrations personnalisées.
Profitez de services de sécurité standard, comme bcrypt avec prévention de la force brute, les cookies HTTPS uniquement, 2FA, la sécurité des mots de passe et bien d’autres mesures de protection. Snipe-IT est un logiciel open source qui met en avant la sécurité, la surveillance et la transparence.
La plateforme cloud de Snipe-IT offre une garantie de disponibilité des SLA de 99,99 % pour la vitesse et la fiabilité. Elle dispose de serveurs puissants dans plusieurs centres de données à travers le monde pour garantir un réseau à faible latence et une connexion plus rapide où que vous soyez.
Vos données sont toujours en sécurité dans le centre de données que vous choisissez lors de votre inscription. Vous pouvez également héberger vous-même le logiciel et commencer à utiliser Snipe-IT gratuitement, ou choisir des plans abordables selon vos besoins.
TOPdesk
La connaissance est la clé de l’efficacité. C’est pourquoi le logiciel CMDB et de gestion des actifs informatiques TOPdesk vous permet d’enregistrer et de suivre vos actifs grâce à un aperçu unique. Visualisez les objets et les utilisateurs de votre organisation, leurs relations, et planifiez les remplacements.
TOPdesk vous fera gagner du temps en vous permettant de vous concentrer sur les problèmes potentiels qui pourraient surgir. Le logiciel est très flexible, car il vous permet de concevoir chaque carte d’actif à partir de modèles pour capturer les informations dont vous avez besoin.
Ajoutez des fonctionnalités adaptées à vos processus et créez des champs pertinents pour des actifs spécifiques. L’API REST vous permet d’intégrer le logiciel à d’autres outils pour gérer efficacement vos actifs.
Visualisez vos actifs dans un résumé graphique où les configurations complexes semblent être un jeu d’enfant. Utilisez une représentation visuelle pour l’analyse d’impact et identifiez les actifs concernés afin de cibler rapidement la cause profonde d’une perturbation.
Atlassian
Donnez aux équipes commerciales, aux opérations informatiques et aux développeurs les moyens de collaborer à grande vitesse grâce à Jira Service Management. Bénéficiez de meilleures expériences de service sans la complexité des solutions ITSM traditionnelles. Permettez à chaque équipe, comme l’informatique, les ressources humaines ou le service juridique, de mettre en place rapidement le centre de services et de s’adapter à l’échelle.
Suivez les opérations grâce à une plateforme collaborative et ouverte dans toute votre organisation. Vous pouvez également relier les problèmes liés à l’ingestion de données et Jira à partir d’autres outils de développement. Ainsi, vos équipes informatiques et de support disposent des informations nécessaires pour répondre rapidement aux incidents, aux modifications et aux demandes.
L’outil de suivi d’audit complet vous permet d’éliminer les tâches fastidieuses, d’accélérer les tâches de développement critiques et de déployer les modifications. Jira propose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à obtenir tout ce dont vos équipes ont besoin pour ajouter de la valeur plus rapidement.
Gérez sans effort les demandes, les incidents, les problèmes, les changements, les actifs, les configurations, etc. Intégrez vos outils préférés pour faciliter votre travail. Créez des modules complémentaires personnalisés grâce à l’API REST pour optimiser votre centre de services.
Utilisez le logiciel gratuitement, dans la limite de trois agents, ou choisissez un forfait selon vos besoins, à partir de 60 $/mois.
Reftab
Reftab est un logiciel de gestion des actifs informatiques spécialement conçu pour la simplicité. Les entreprises de toutes tailles peuvent en tirer profit pour affecter des éléments ou déployer des ressources dans le monde entier.
L’utilisation d’un tableur peut être frustrante et chronophage. Reftab vous simplifie la tâche en vous fournissant des alertes sur la maintenance et les garanties, la dépréciation, la vérification de la propriété, etc. Le concepteur de glisser-déposer de Reftab vous donne un accès simplifié pour suivre vos actifs.
L’outil vous aide à améliorer votre façon de travailler en éliminant les complexités inutiles. Vous bénéficiez d’un scanner de codes-barres intégré pour attribuer rapidement les appareils aux utilisateurs, remplir les bons de travail personnalisés, etc.
Cette plateforme simple vous permet de suivre vos équipements, de connaître l’emplacement de chaque article, l’utilisateur et l’heure à laquelle l’équipement est utilisé. Elle propose de nombreuses fonctionnalités telles que des champs et catégories personnalisables, le suivi des équipements vers les utilisateurs, l’enregistrement de l’historique des prêts et de toutes les modifications d’actifs, les notifications par e-mail, les étiquettes d’état et l’amortissement des actifs.
Le prix pour les petites équipes qui ont besoin d’actifs essentiels et d’alertes par e-mail est de 30 $/mois.
👉 Points bonus : Comment choisir un logiciel de gestion de parc informatique
Chaque organisation a des besoins, des exigences et des objectifs qui lui sont propres. Il est donc important de choisir une solution adaptée à vos besoins, en accord avec vos objectifs, et dans le respect de votre budget, en particulier si vous êtes une petite entreprise.
Voici quelques conseils pour choisir un logiciel de gestion informatique :
- Faites des recherches sur différents fournisseurs de logiciels de gestion des actifs et consultez les avis des clients pour définir vos attentes.
- Déterminez le cycle de vie des actifs et choisissez une solution offrant un accès en temps réel aux différents services responsables du suivi des actifs.
- Définissez précisément vos besoins en matière de gestion d’actifs. Parlez-en avec votre personnel ou vos techniciens pour vous informer et préparer vos objectifs avant de choisir le logiciel.
- De nombreux fournisseurs de services proposent différents plans tarifaires et fonctionnalités complémentaires. Sélectionnez ceux que votre organisation peut se permettre, puis comparez-les en fonction de divers critères tels que les fonctionnalités offertes, les modules complémentaires, les prix, les essais gratuits, les remises, les taux de renouvellement, etc.
- Vérifiez si le logiciel est compatible avec votre infrastructure technologique existante. Pour ce faire, examinez le système d’exploitation pris en charge par le logiciel, la mise à niveau matérielle, les formats pris en charge et la langue utilisée.
- Assurez-vous que le logiciel est sécurisé. Optez pour une solution qui vous aide à contrôler l’accès aux données pour les utilisateurs, à restreindre l’accès aux sites web, à configurer une solution d’administration des données, à activer les rapports, et d’autres fonctionnalités de sécurité.
Conclusion 👨🏫
Un suivi précis de vos actifs et une gestion efficace de ces derniers sont les clés de la réussite de votre entreprise. Un logiciel de gestion des actifs informatiques est un outil précieux pour administrer vos biens de manière professionnelle. Il offre plus d’efficacité et de productivité, un meilleur contrôle des actifs, une visibilité complète et de nombreuses fonctionnalités utiles à un prix abordable.