La co-création offre la possibilité à vous et à vos collaborateurs de travailler simultanément sur le même tableur Excel. Chaque modification est visible en temps réel pour tous, que ce soit sur la version Office 365, web ou mobile d’Excel.
Pour bénéficier de la co-création, assurez-vous d’utiliser la dernière version d’Office 365.
Partage de votre tableur pour une collaboration efficace
Pour initier la co-création, le tableur doit d’abord être sauvegardé sur OneDrive ou dans une bibliothèque SharePoint Online. Ensuite, cliquez sur le bouton « Partager » situé en haut à droite pour inviter d’autres personnes à collaborer.
Si votre document n’est pas encore stocké sur OneDrive ou SharePoint, vous serez invité à le faire avant de pouvoir le partager.
Dans le panneau de partage qui s’ouvre, entrez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à co-éditer le document.
Ensuite, utilisez le menu déroulant pour définir si chaque collaborateur peut modifier ou seulement consulter le tableur. Vous avez également la possibilité d’ajouter un message personnalisé.
Finalement, cliquez sur « Partager » pour envoyer une invitation par courriel à tous les collaborateurs sélectionnés.
Les personnes invitées pourront accéder au tableur partagé en cliquant sur « Ouvrir » directement depuis le courriel d’invitation.
Si vous préférez ne pas partager via courriel, cliquez sur « Obtenir un lien de partage » au bas du panneau de partage et diffusez-le par le canal de votre choix.
La liste de toutes les personnes ayant accès au tableur est consultable dans le panneau de partage.
Accès au tableur partagé par les collaborateurs
Lors de la première ouverture d’un tableur partagé, le document s’affiche dans Excel en ligne. Les collaborateurs peuvent alors modifier le fichier directement dans le navigateur, tout en voyant qui d’autre est connecté et quelles modifications sont apportées.
Si un collaborateur préfère travailler dans la version bureau d’Excel, il peut cliquer sur « Ouvrir dans l’application de bureau ».
Fonctionnement de la co-création dans Excel
Dans la majorité des versions d’Excel, incluant Office 365, web et mobile, vous pouvez observer en temps réel les sélections effectuées par vos co-auteurs. Ces sélections sont affichées dans différentes couleurs, facilitant l’identification de chaque contributeur.
Malheureusement, certaines versions d’Excel ne prennent pas en charge cette visualisation des sélections. Toutefois, les modifications apportées par les autres co-auteurs restent visibles par tous.
Pour bénéficier de la visualisation en temps réel des sélections de tous les co-auteurs, il est nécessaire d’utiliser Excel pour Office 365 et d’activer la fonctionnalité d’enregistrement automatique. Vous trouverez cette option en haut à gauche de la barre d’outils.
Utiliser les commentaires pour une collaboration accrue
Une manière efficace de collaborer sans modifier directement les valeurs des cellules est l’utilisation de commentaires. Ils permettent d’ajouter des notes, ou d’initier des discussions sur des cellules spécifiques avant de procéder à une modification.
Pour ajouter un commentaire, sélectionnez la cellule concernée puis cliquez sur Révision > Nouveau commentaire.
Saisissez votre commentaire et cliquez sur le bouton Publier (l’icône de la flèche verte).
Le commentaire est identifiable par une icône de couleur spécifique, située dans le coin de la cellule, correspondant à votre ID de co-création.
Tous les co-auteurs peuvent consulter votre commentaire en plaçant leur curseur sur la cellule concernée.
Pour répondre à un commentaire, cliquez sur son icône. Le panneau Commentaires s’ouvrira, permettant de saisir votre réponse.
Pour visualiser l’ensemble des commentaires présents dans le tableur, cliquez sur « Commentaires » situé dans le coin supérieur droit.
Le panneau « Commentaires » affichera alors l’intégralité des échanges sous forme de conversation. Chaque commentaire est rattaché à la cellule où il a été initialement déposé.
L’utilisation des commentaires pour initier des discussions au sein même du tableur constitue un avantage considérable par rapport à l’utilisation de méthodes externes telles que le courriel ou Skype.