Si vous souhaitez optimiser votre temps dans votre vie personnelle et professionnelle, la technique du timeboxing est une approche efficace pour vous.
La valeur du temps est immense et vous devez l’utiliser correctement pour maximiser votre productivité. Il existe de nombreuses méthodes de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour accomplir vos tâches au bon moment. L’une de ces techniques est le timeboxing. Dans cet article, je vais vous expliquer votre approche du timeboxing et comment vous pouvez la mettre en œuvre dans diverses tâches.
Table des matières
Qu’est-ce que le Timeboxing ?
Comme son nom l’indique, le timeboxing est une approche de gestion du temps dans laquelle vous attribuez une unité de temps fixe pour une activité particulière. Avec son aide, vous pouvez devenir plus discipliné et organisé. Cela vous permet également de devenir plus attentif et concentré sur une tâche, mais sans en faire trop.
En mettant en œuvre cette méthode populaire, vous pouvez effectuer des tâches de qualité dans la plus courte unité de temps possible. Cette approche structurée vous permet de gérer à la fois le temps et les tâches, ce qui conduit à une productivité améliorée et à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cependant, vous devez ajuster cette technique si nécessaire pour obtenir un maximum d’avantages.
Technique de timeboxing expliquée
Pour vous aider à mieux comprendre la méthode du timeboxing, permettez-moi de partager avec vous un exemple. Par exemple, votre responsable vous demande de rédiger une proposition commerciale pour un projet d’entreprise. Pour terminer cette tâche à temps, vous définissez une plage horaire de 3 heures.
Dans ce délai ou ce délai, vous devez vous concentrer uniquement sur la rédaction de la proposition. Pendant ce temps, vous éviterez toutes sortes de distractions, comme les appels téléphoniques ou les notifications sur les réseaux sociaux.
Une fois le temps écoulé, vous devez arrêter la tâche et évaluer vos progrès. Si nécessaire, vous pouvez allouer une autre plage horaire d’une certaine heure pour terminer la tâche. Mais assurez-vous de le faire pour une meilleure productivité et pour ne pas faire traîner la tâche inutilement.
Avantages du Timeboxing pour tous
- Timeboxing vous offre une idée claire du temps nécessaire pour une tâche afin que vous puissiez répartir efficacement le temps et prioriser les tâches
- Cela vous permet de vous concentrer sur la tâche à accomplir et de vous concentrer davantage avec un sentiment d’urgence.
- Avec cette méthode, vous pouvez diviser votre projet ou votre calendrier en plages horaires ou en morceaux gérables. Ainsi, vous pourrez facilement atteindre vos objectifs.
- Le timeboxing vous permet d’allouer du temps à des tâches distinctes afin que vous puissiez avoir un meilleur équilibre entre travail et vie privée.
- Si vous avez l’habitude de tergiverser, le timeboxing peut vous motiver à terminer les tâches plus tôt.
- Le timeboxing est également utile pour suivre l’avancement du travail et comprendre les réalisations que vous avez réalisées.
- Cette méthode est également flexible et vous permet d’attribuer plus de délai à une tâche.
Comment chronométrer efficacement
La technique du timeboxing peut être mise en œuvre efficacement en la catégorisant en plusieurs segments.
Attribuer la timebox
Tout d’abord, déterminez l’heure à laquelle vous souhaitez effectuer une activité particulière. En fonction de la complexité de votre tâche et de vos préférences, vous pouvez définir une limite de temps de quelques minutes ou plusieurs heures.
Commencez à vous concentrer sur la tâche
Lorsque vous connaissez le temps dont vous disposez pour l’activité désignée, vous devez vous concentrer sur la tâche à accomplir. Assurez-vous d’éviter tout type de distraction pour terminer la tâche à temps.
Évaluer les progrès
Maintenant, vous devez essayer de terminer la tâche dans le délai ou la zone de temps. Pour une raison quelconque, vous ne pourrez peut-être pas terminer la tâche dans un délai donné. Dans ce cas, vous pouvez toujours allouer une plage horaire supplémentaire compte tenu de l’urgence de la tâche.
Prendre une pause
Même si vous disposez de plusieurs timebox, il est très utile d’avoir de courtes pauses entre celles-ci. Vous voudrez peut-être certainement terminer la tâche dès que possible ; cependant, faire une pause vous aide en fait à travailler avec une nouvelle perspective.
Répéter si nécessaire
Si vous travaillez sur des projets plus vastes avec un éventail de tâches, vous pouvez les diviser en plusieurs morceaux de timeboxing plus petits. Ainsi, vous pouvez facilement suivre l’avancement de votre projet et rester concentré.
Timeboxing contre. Blocage du temps
Alors que le timeboxing et le time blocking planifient tous deux une heure spécifique pour une activité, les périodes de time blocking sont plus longues que le timeboxing.
CaractéristiquesTimeboxingTime BlockingObjectifPermet d’accomplir les tâches à tempsOrganisation structurelle du temps pour les tâchesFocusEffectuer des activités dans le délai impartiAvoir des blocs de temps pour diverses tâchesTemps allouéAvoir une limite de temps pour les tâchesAvoir une planification pour différentes activitésFlexibilitéPeut être inclus plus de timeboxingAvoir une structure flexibleUrgenceInduit un sentiment d’urgencePlus dans l’allocation du temps et la priorisation
Timeboxing contre. Liste de choses à faire
Ces deux techniques de gestion du temps sont complètement différentes. En timeboxing, vous avez
un laps de temps spécifique pour accomplir une tâche. Cependant, dans une liste de tâches, vous enregistrez simplement toutes les tâches que vous souhaitez effectuer dans une journée ou une semaine sans aucun délai pour terminer chaque tâche.
CaractéristiquesTimeboxingTo-Do ListUtilisationUtilisé pour les tâches urgentesUtilisé pour toutes les tâches importantes, urgentes ou nonLimitation de tempsLes tâches sont effectuées dans un délai fixeLes tâches n’ont pas d’heure fixe pour être terminéesFlexibilitéAvoir une flexibilité limitéeAvoir une flexibilité totale Niveau d’urgenceImplique de stress et d’urgenceN’implique aucun stress
Timeboxing contre. Pomodoro
Dans le timeboxing, vous créez une boîte de votre période préférée pour terminer une activité. Sur Pomodoro, les tâches sont généralement effectuées pendant 25 minutes d’affilée, puis une pause de 5 minutes est prise.
Caractéristiques TimeboxingPomodoroDélaiDurée variableHeure et intervalle fixesFlexibilitéDélai flexible pour différentes tâchesDélai rigide pour toutes les tâchesUtilisationPour gérer les tâches et les délaisPour se concentrer sur la productivité grâce à un travail en profondeur Concentration Allocation de tempsConcentration et concentration
Boîte de temps contre. Sprint
Le Timeboxing est une méthode qui améliore la productivité, mais son principe est différent du Scrpint. Cependant, Sprint est un cycle de travail limité dans le temps utilisé dans les méthodologies de gestion de projet telles que Scrum. Il divise un projet en une courte période.
CaractéristiquesTimeboxingSprintUtilisationTâches et projets dans les délaisDéveloppement de projets nécessitant une amélioration continueApprocheAllouer un temps fixe avec un intervalleItérations limitées dans le temps Niveau d’urgencePeut impliquer une urgence potentielleCycle de travail structuré sans aucun stressFocusTerminer la tâche dans les délaisLivrer des produits complets
Exemples de timeboxing
Voici quelques exemples de la méthode timeboxing que vous pouvez utiliser à différentes fins. Les exemples populaires sont répertoriés ci-dessous :
Timeboxing en Agile
Les équipes travaillant sur un projet agile utilisent souvent la méthode du timeboxing pour effectuer des tâches quotidiennes telles que des réunions debout. Pour cela, ils disposent d’un créneau horaire spécifique au début ou à la fin de la journée de travail, qui dure généralement 15 à 30 minutes.
Lors de cette réunion, les gens partagent généralement les mises à jour de leurs tâches. Bien que l’objectif soit de terminer le brief dans les délais, les équipes peuvent toujours examiner les performances pour voir si le délai est suffisant. Ils peuvent également augmenter et diminuer le timeboxing pour l’agile en fonction de leurs besoins.
Timeboxing dans Scrum
Même les équipes Scrum peuvent bénéficier de la méthode timeboxing car elle aide les équipes à gérer efficacement leur travail dans le cadre de délais spécifiques. Un exemple pourrait être le sprint, qui est une méthode permettant de livrer un produit livrable.
Habituellement, les sprints vont de deux à quatre besoins et ne dépassent pas plus d’un calendrier. Les plages horaires des événements Scrum se font selon le calendrier suivant :
- Sprint : Timeboxing est utilisé pendant un mois ou moins.
- Planification de sprint : huit heures ou moins.
- Mêlée quotidienne : 15 minutes.
- Revue de sprint : 4 heures ou moins.
- Rétrospectives Sprint : 3 heures
Timeboxing dans la gestion de projet
Pour tout type de gestion de projet, vous trouverez l’utilisation des techniques de timeboxing.
Vous pouvez considérer un projet de développement d’application comme exemple. Les sprints de développement de Timebox durent généralement deux semaines. À l’heure actuelle, la contrainte de temps garantit un codage et des tests efficaces.
En outre, le timeboxing est également utile pour la correction des bogues, ce qui peut prendre seulement 48 heures pour résoudre tout problème critique. Ainsi, les problèmes graves pourraient être résolus rapidement pour un logiciel stable.
Timeboxing dans DSDM
Dans DSDM (méthode de développement de systèmes dynamiques), une timebox est une période fixe et prédéterminée pendant laquelle vous devez effectuer des activités ou des tâches spécifiques. Ces délais sont généralement courts, allant de quelques jours à quelques semaines, selon la taille et la complexité du projet.
Cela signifie que l’équipe de projet doit ajuster la portée ou le contenu de la timebox pour l’adapter au temps imparti. Ce principe rigide de timeboxing garantit que le projet reste limité dans le temps et qu’il existe un rythme prévisible d’avancement du projet.
Timeboxing dans une réunion virtuelle
Vous devriez commencer par établir un ordre du jour clair qui décrit les objectifs de la réunion et un calendrier pour ceux-ci. Ensuite, vous pouvez utiliser une minuterie ou les fonctionnalités d’un logiciel de réunion en ligne pour suivre et afficher l’heure de chaque segment.
Lors de la réunion virtuelle, vous devez respecter le calendrier prédéfini, maintenir les discussions sur la bonne voie et éviter les retards inutiles. À la fin de chaque point de l’ordre du jour, résumez les points clés et attribuez les mesures à prendre si nécessaire.
Timeboxing dans la gestion du marketing
La méthode timeboxing est également utile pour les entreprises qui utilisent le marketing de contenu. La phase de création de contenu peut être réalisée grâce à la méthode timeboxing. Cette phase peut prendre un mois, le temps que l’équipe crée des articles de blog et du contenu sur les réseaux sociaux pour un calendrier particulier.
Ensuite, l’équipe peut planifier le contenu régulièrement pour garantir une production efficace du contenu et les révisions nécessaires.
Applications de timeboxing populaires
#1. lundi.com
lundi.com est une plateforme polyvalente de gestion de projet et de collaboration que vous pouvez également utiliser comme outil de timeboxing. Vous pouvez créer des blocs de tâches ou de sous-tâches à l’aide de sa fonctionnalité Créer des tableaux et des tâches. Pour chacun de ces blocs, vous pouvez ajouter des heures de début et de fin. Le chronomètre s’exécutera sur l’interface utilisateur de monday.com afin que vous puissiez suivre la progression.
#2. Asanas
Asanas est l’application incontournable pour la gestion de produits et de projets pour de nombreuses startups et entreprises. Ses fonctionnalités d’espace de travail telles que la création de tâches, les dates d’échéance, les notifications et rappels, le suivi et les rapports de progression et les tableaux de bord sont les outils parfaits pour pratiquer le timeboxing à la maison ou sur le lieu de travail.
#3. Notion
Notion est un espace de travail collaboratif en ligne et une application de base de données que vous pouvez également utiliser comme plate-forme pour vous entraîner. Ici, vous pouvez ajouter des tableaux Kanban pour le timeboxing et intégrer une fonction de minuterie à l’intérieur des cartes de tâches.
#4. Clockify
Clockify est une application simple de suivi du temps avec des valeurs ajoutées telles que les équipes, le tableau de bord, les projets, etc. Ici, il vous suffit de taper un nom de tâche, d’ajouter l’heure de début, d’ajouter l’heure de fin et de cliquer sur le bouton de lecture pour démarrer le timeboxing.
Modèles de timeboxing sans effort
#1. Modèle de boîte de temps pour Notion
Ce Modèle de timeboxing de notion vous aide à organiser votre journée sur la base de la technique classique du Timeboxing. Il vous permet de hiérarchiser facilement les tâches en les notant dans le champ 3 principales priorités et en réglant des minuteries pour chacune d’elles.
#2. Timeboxing par Lucidchart
Graphique lucideLa plate-forme de création de diagrammes de a créé un modèle de timeboxing préconfiguré juste pour vous si vous souhaitez effectuer les opérations suivantes :
- Gérer, organiser et structurer les tâches quotidiennes
- Appliquer des délais pour garantir une productivité maximale
- Effectuez plus de tâches en fonction de votre liste de horaires et de votre capacité
En important gratuitement ce modèle sur votre compte Lucidchart, vous pouvez ajouter vos propres tâches et démarrer le timeboxing immédiatement.
#3. Modèle de boîte de temps par Creately
Ce modèle de timeboxing de Creately est livré avec un calendrier holistique pour tous les jours ouvrables du lundi au vendredi. En outre, il crée des zones de grille de plages horaires d’une heure. Vous pouvez facilement modifier le format à l’aide de Creately pour ajouter les tâches de votre semaine entière dans différentes zones de bloc d’une heure. Il s’agit du meilleur modèle pour parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
#4. Timebox bleu et blanc à imprimer sur Canva
Avez-vous besoin d’un modèle de timebox imprimable ? Utilisez ceci Modèle Canva tout de suite. Il comporte une page pour le timeboxing quotidien et une autre page pour le timeboxing hebdomadaire. Dans le modèle quotidien, vous pouvez ajouter la date, les 3 principales priorités, un planning de 18 heures et les objectifs de la journée. Sur la page hebdomadaire, vous obtenez les mêmes tâches planifiées sur une base hebdomadaire.
Conclusion
Maintenant, vous pouvez voir dans la discussion ci-dessus que l’objectif du timeboxing est de créer un sentiment d’urgence pour vous aider à accomplir une tâche ou un ensemble de tâches particulier dans un délai fixe.
Comme il existe plusieurs utilisations de cette technique, vous pouvez l’utiliser partout où cela vous convient. Vous pouvez également essayer des applications et des modèles de timeboxing pour une utilisation simple et pratique. Si vous souhaitez essayer d’autres approches, jetez un œil à la technique Pomodoro.