Pourquoi perdre du temps et de l’argent à imprimer, numériser et télécopier des documents alors que vous pouvez simplement utiliser une signature numérique ?
Alors que la nature du travail devient plus éloignée que jamais, la signature numérique est devenue le principal facilitateur des entreprises qui font des affaires au-delà des frontières. Sécurisées et juridiquement contraignantes, les signatures numériques permettent aux entreprises de signer de nouveaux contrats rapidement et virtuellement.
Avant les signatures électroniques, les entreprises du monde entier consacraient énormément de temps et d’argent à la paperasserie. Mais ce n’est pas le seul problème avec les documents physiques : ils manquent également de sécurité. Ils peuvent être facilement perdus, endommagés, falsifiés ou altérés.
De plus, nos besoins commerciaux à l’ère numérique sont en constante évolution. Remplacer la paperasserie par des solutions numériques efficaces et simplifiées semble être la seule voie à suivre à partir de maintenant.
Table des matières
Que sont les signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont une alternative numérique aux signatures manuscrites. Bien que le gain de temps puisse être l’un des plus grands avantages des signatures électroniques dans le monde en évolution rapide d’aujourd’hui, ce n’est pas le seul.
Ils sont pratiques, sécurisés et juridiquement contraignants. En fait, elles offrent plus de sécurité que les signatures traditionnelles, minimisant ainsi les risques et protégeant les intérêts des particuliers et des entreprises.
Comment fonctionnent les signatures numériques
Lorsque vous signez un document à l’aide d’un fournisseur de solution de signature numérique, celui-ci utilise un algorithme mathématique sous le protocole PKI (infrastructure à clé publique) pour générer deux clés : privée et publique.
Lorsque vous signez un document en tapant ou en dessinant, la signature numérique est créée à l’aide de votre clé privée. Comment la clé privée est-elle créée ?
L’algorithme mathématique se met au travail, prend vos données et crée quelque chose appelé un hachage. Il crypte ces données et le produit résultant est votre clé privée, qui est essentiellement votre signature électronique.
Lorsque votre destinataire reçoit le document, il dispose d’une copie de votre clé publique. Mais comment vérifient-ils que la signature est la vôtre ou valide ? La clé publique les aide à faire correspondre les valeurs de hachage et à déchiffrer ces données pour vérifier l’authenticité de la signature électronique. Si les valeurs ne correspondent pas, cela signifie que la signature électronique n’est pas valide.
Les signatures numériques sont également soutenues par des certificats électroniques, qui contiennent des informations personnelles telles que le nom, l’adresse e-mail et l’emplacement pour vérifier et confirmer que la signature électronique est bien la vôtre.
Comment les signatures numériques sont-elles conformes à la loi
Les fournisseurs de solutions de signature électronique utilisent le protocole PKI et le cryptage des données pour garantir la confidentialité. Pour rester en conformité avec la loi, ils s’assurent de se conformer aux lois sur les signatures électroniques définies par la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national.
En outre, ils adhèrent à plusieurs normes de l’industrie, telles que le règlement général sur la protection des données (GDPR), la norme internationale pour la sécurité de l’information (ISO 27001) et le contrôle des systèmes et des organisations (SOC) sous AICPE.
Ces règles et réglementations permettent aux signatures numériques d’être juridiquement contraignantes. Cependant, veuillez noter que les exigences réglementaires varient d’un pays à l’autre.
Cas d’utilisation des signatures électroniques
Les signatures numériques utilisent plusieurs couches de technologie de cryptage pour garantir une perte de données minimale et éliminer les risques de perte, de falsification ou de falsification de documents. En gardant ces avantages à l’esprit, voici quelques cas d’utilisation pour les équipes où les signatures électroniques aident à améliorer la productivité :
ÉquipesUtilisationsRHOnboarding, évaluations de performance, NDA, etc.Ventes &
MarketingFormulaires fiscaux, contrats d’achat, contrats d’entrepreneur/procuration, etc.LégalNDA, contrats, conformité, renonciations, etc.ComptabilitéFormulaires fiscaux, contrats d’achat, contrats d’entrepreneur/procuration, etc.IT Factures, notes de frais, approbations de gestion des politiques, etc. .FinanceContracts, propositions, commandes, devis, offres spéciales, formulaires de décharge et signatures de relations publiques, etc.ProcurementTransfert d’actifs, signatures d’approbation, demandes de modification du système, etc.
Bien que la signature numérique fonctionne pour toutes les industries et entreprises de toutes tailles et de tous types, jetons un coup d’œil aux cas d’utilisation des signatures électroniques basés sur l’industrie :
- Assurance
- Immobilier
- Fabrication
- Soins de santé
- l’enseignement supérieur
- Non lucratif
- Détail
- Informatique/Technologie
- Publicité
- Départements du gouvernement
Toutes ces industries ci-dessus peuvent tirer parti des signatures électroniques pour les aider dans l’intégration, la gestion des employés et des politiques, la distribution de la chaîne d’approvisionnement, les factures, les devis, les propositions, les NDA et les contrats.
Signatures numériques avec PandaDoc
Avec de nombreux fournisseurs de signature électronique sur le marché, comment en choisir un ? Surtout lorsque, si vous ne choisissez pas un fournisseur conforme à la loi, vous pourriez vous exposer, vous et votre entreprise, à des problèmes juridiques.
Considérez PandaDoc, l’un des meilleurs fournisseurs de signature numérique auquel plus de 50 000 utilisateurs font confiance. Grâce à la conformité SOC, GDPR et PKI de l’AICPE, il garantit que vos signatures sont sécurisées et juridiquement contraignantes.
De plus, il peut vous aider dans tous les processus de gestion de documents, des signatures numériques à la gestion du cycle de vie des contrats (CLM), avec ses fonctionnalités avancées, contrairement aux autres outils de base.
Grâce à son logiciel d’automatisation de documents tout-en-un, vous pouvez réduire le temps et les coûts tout en établissant des relations significatives avec vos clients.
PandaDoc : fonctionnalités de base
En plus d’une interface intuitive, d’un excellent support client et d’une large gamme d’intégrations, PandaDoc est bien connu pour ces raisons :
Offre des signatures gratuites illimitées
PandaDoc vous permet de signer électroniquement vos documents lors de vos déplacements ! Vous pouvez conclure des transactions importantes en quelques clics tout en vous assurant que vos données sont sécurisées. Ils ont également une application mobile qui vous permet de rester au courant d’un processus de gestion du cycle de vie des contrats.
Cependant, PandaDoc prétend être la seule plateforme de signature électronique qui vous permet de télécharger et de signer un nombre illimité de documents sur leur forfait gratuit !
Donne la priorité à la confidentialité et assure la conformité légale
PandaDoc est conforme aux normes UETA, ESIGN et HIPAA. Cela signifie que non seulement les documents signés par PandaDoc répondent aux exigences légales applicables dans votre pays. Mais ils protègent également votre droit individuel à la vie privée.
De plus, PandaDoc est certifié AICPA SOC 2 Type II. Cela implique qu’il est conforme aux critères de services définis par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Pourquoi est-ce important ?
Lorsque les entreprises traitent de nombreuses informations confidentielles sensibles ou personnellement identifiables, elles doivent respecter un certain ensemble de critères pour maintenir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données de leurs clients.
Cependant, il y a plus !
Garantit une sécurité avancée
Lorsque vous signez un document avec PandaDoc, il vous donne un certificat électronique pour vérifier que le document est légitime. Le certificat électronique vous aidera à accéder au nom, à la signature, à l’adresse e-mail vérifiée ainsi qu’à l’adresse IP du destinataire. De plus, il aura également un horodatage du document signé.
Pour les PDF, PandaDoc assure un niveau de sécurité renforcé en fournissant une clé de cryptage privée pour vérifier l’authenticité du document.
Prend en charge différents types de fichiers
Si vous deviez choisir une plate-forme différente pour chaque type de fichier que vous devez signer, vous perdriez beaucoup de temps. Ça aussi, pour rien !
Avec PandaDoc, vous pouvez signer des PDF, des JPG ou des DOCX et les rationaliser en un flux de travail unique et unifié. PandaDoc prend en charge les types de contenu suivants : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG et PNG.
Aide à suivre automatiquement la signature électronique
PandaDoc accorde la priorité à la sécurité des données, c’est pourquoi ils disposent d’une fonction de suivi automatisé des signatures électroniques. Pour chaque document signé, il existe une piste d’audit intégrée qui vous aide à voir qui a consulté, accédé ou signé un document et quand.
Ceci est particulièrement utile lorsque vous gérez plusieurs signatures de documents simultanément. Une fonction de suivi automatisé peut vous aider à garder le contrôle et à obtenir une vue à 360° de tout ce qui se passe.
Avec la fonction d’historique des versions de PandaDoc, vous pourrez basculer entre différentes versions de vos documents. Vous saurez toujours qui a effectué des modifications et où.
Principales fonctionnalités de PandaDoc
Pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs flux de travail de documents, à réduire les délais de clôture et à améliorer les retours sur investissement, PandaDoc est plus qu’une simple plateforme de signature électronique. Voici pourquoi:
#1. Signature et suivi
- Activer l’ordre de signature : si vos contrats ou propositions nécessitent plusieurs signatures, cela est extrêmement utile. Vous pouvez choisir des destinataires, attribuer des rôles (expéditeur, client, signataire), les placer dans le bon ordre et automatiser l’ensemble de la distribution. PandaDoc enverra une notification par e-mail lorsque ce sera au tour de quelqu’un de signer. Et vous n’avez pas à négliger le processus manuellement.
- Envoyez une demande de signature : vous souhaitez obtenir la signature d’une personne de votre entreprise ou d’un client ? PandaDoc vous permet d’envoyer des demandes et vous pouvez également l’automatiser en quelques clics.
- Suivi des documents : vous voulez savoir si quelqu’un a signé un document ou non ? Vous recevrez des notifications lorsqu’ils le feront. De plus, une piste d’audit vous aidera à savoir qui a consulté ou signé un document que vous avez envoyé.
#2. Contenu automatisé
- Ajouter des espaces réservés de contenu intelligent : avec le contenu intelligent, vous pouvez minimiser les erreurs et gagner du temps lors de la création de documents. Définissez des éléments d’espace réservé pour vous rappeler, à vous ou à votre équipe, ce qu’il faut inclure. Et choisissez des éléments présélectionnés que vos coéquipiers pourront ajouter pour des documents/propositions spécifiques.
- Personnalisez votre contenu : faites passer votre flux de travail au niveau supérieur en optant pour un contenu conditionnel. Ici, vous créez des modèles qui ont des règles qui aident vos expéditeurs à générer un contenu adapté aux besoins de votre client.
- Définissez des règles pour améliorer la collecte de données : vous pouvez également configurer des champs conditionnels pour aider les destinataires à naviguer dans votre document et à trouver facilement ce qu’ils recherchent. Cela améliore considérablement la qualité de votre collecte de données ou la personnalisation de vos clients.
#3. Citations avancées
- Personnalisez les devis pour vos clients : demandez à votre équipe de créer des devis personnalisés pour les clients sans manquer d’informations importantes avec le générateur de devis.
- Définir une tarification spécifique : vous pouvez choisir entre des stratégies de tarification fixes, récurrentes ou basées sur le volume, et nous vous aiderons à recevoir des paiements via le réseau ACH.
- Intégrez des catalogues de produits : créez un catalogue de produits et intégrez-le dans vos devis chaque fois que vous en avez besoin.
- Regrouper les produits dans un bundle : vous pouvez également créer des bundles de produits pour aider à rationaliser les ventes et les rendre facilement partageables.
Vous pouvez également créer un espace de travail avec PandaDoc pour répartir le travail entre les équipes et gérer les membres de votre équipe et les autorisations dont ils disposent. De plus, vous pouvez afficher les historiques de versions des documents pour mieux les suivre, et vous pouvez les rechercher à l’aide de filtres spécifiques.
Toutes ces fonctionnalités PandaDoc sont disponibles avec le plan Business ou Enterprise. Ils aident à transformer vos opérations commerciales et à éliminer les pratiques archaïques à forte intensité de main-d’œuvre.
Tarifs et forfaits
PandaDoc est livré avec un plan gratuit qui vous permet de télécharger et de signer électroniquement un nombre illimité de documents.
Cependant, ses fonctionnalités avancées telles que le contenu intelligent ou le générateur de devis avancé ne sont disponibles que dans le cadre de ses plans premium. Jetons un coup d’œil aux plans tarifaires des offres PandaDoc :
- Essentiels : 19 $ par utilisateur/mois facturés annuellement, permettant d’excellentes fonctionnalités telles que l’éditeur glisser-déposer, la piste d’audit, plus de 750 modèles, une assistance 24 h/24 et 7 j/7
- Entreprise : 49 ₹ utilisateur/mois facturé annuellement, permettant les intégrations CRM et Zapier, les flux de travail d’approbation, la bibliothèque de contenu et la personnalisation de la marque
- Entreprise : tarification personnalisée avec renouvellements, verrouillage, espaces de travail illimités, rôles personnalisés et accès à QES, la forme la plus sécurisée de signatures électroniques
Smart Content ou Advanced Quote Builder peuvent être utilisés en tant que modules complémentaires payants pour vos plans.
PandaDoc est-il facile à utiliser ?
Vous pouvez commencer avec un essai gratuit de 14 jours pour voir si PandaDoc fonctionne pour vous et les besoins de votre entreprise. Une fois inscrit, vous serez invité à essayer les services de signature électronique ou à automatiser votre flux de travail.
Le premier, comme son nom l’indique, permet de télécharger des fichiers (PNG, JPG, DOCX, etc.) et de les signer. Alors que le second peut vous aider dans la gestion du cycle de vie des contrats, la création de documents, les factures, les devis et bien plus encore !
Trouvez tout ce dont vous avez besoin à portée de main
Avec une interface extrêmement facile à utiliser, PandaDoc simplifie encore les choses avec son menu de navigation à gauche. Ici, vous trouverez à peu près tout ce dont vous avez besoin – documents, modèles, formulaires, bibliothèque de contenu, contacts, modules complémentaires et rapports.
Sous documents, voyez quels renouvellements arrivent et quels contrats expirent bientôt, ou créez simplement un nouveau document.
La prochaine étape est la galerie de modèles, qui comprend plus de 750 modèles dans différentes catégories, des formulaires aux factures en passant par les propositions. Quel que soit le type d’industrie dans lequel votre entreprise appartient, la galerie de modèles de PandaDoc est sûre d’avoir des modèles spécifiques sur lesquels vous pouvez vous appuyer.
Vous trouverez également des formulaires et vous pourrez choisir le type qui vous convient entre décontracté, moderne et simple ! Créer un formulaire est aussi simple que créer un document avec l’éditeur glisser-déposer de PandaDoc, qui vous permet d’être rapide et créatif.
Sous les formulaires, vous trouverez également la bibliothèque de contenu, le catalogue et les rapports en plus de votre boîte de réception, de votre magasin de modules complémentaires et de vos contacts. La bibliothèque de contenu contient des blocs de contenu qui peuvent vous aider à créer vos propres modèles et à accélérer la création de documents.
Quant au catalogue, c’est là que vous pouvez créer un catalogue de produits en quelques étapes simples. Vous pouvez également utiliser les outils de création de rapports avancés de PandaDoc, tels que l’historique des versions et la piste d’audit, pour rester au courant de vos documents.
Envoyez des propositions sans faille en quelques minutes
Sur l’écran d’accueil, vous pouvez également rester informé de votre activité ainsi que de l’activité en cours dans votre espace de travail ! Si vous souhaitez envoyer une proposition/document/contrat/facture rapide, choisissez un modèle, personnalisez-le et ajoutez un destinataire, et vous êtes prêt à partir. C’est comme ça que PandaDoc est facile à utiliser.
Vous pouvez ajouter d’autres blocs de contenu (comme vous pouvez le voir à droite) du texte aux tableaux en passant par les médias enrichis. Vous pouvez également décrire les champs à remplir pour votre destinataire juste en dessous. Si vous souhaitez comprendre comment l’utiliser au mieux à votre avantage, vous pouvez également demander une démo à l’équipe PandaDoc.
Conclusion
Avec son approche tout-en-un, son interface simple et sa prise en charge du chat en direct, PandaDoc se fait remarquer. L’éditeur par glisser-déposer est un avantage créatif et, associé à des commandes de signature spécialisées et à des outils de personnalisation, PandaDoc augmente les délais de clôture de 28 %.
Si vous êtes encore sceptique, nous vous suggérons d’essayer la fonctionnalité eSign toujours gratuite, idéale pour les startups, les petites entreprises et les particuliers. Si vous aimez ce que vous utilisez, vous pouvez toujours faire un essai de 14 jours et passer à un plan qui vous convient mieux.
Ensuite, vous pouvez également explorer certaines des meilleures solutions de signature électronique pour les documents personnels et professionnels.