Pensez-vous que la manière traditionnelle d’organiser des réunions en ligne devient de la vieille école ?
En ce sens, de nombreuses applications de réunion en ligne ne fournissent pas autant de fonctionnalités pour rendre l’expérience transparente, surtout si vous utilisez une application d’appel vidéo normale pour cela.
De nos jours, lorsqu’il s’agit de réunions en ligne, cela se résume à des appels vidéo et à une simple interaction, ce qui n’est pas le moyen le plus efficace d’organiser des réunions en ligne.
Il devrait y avoir plus, quelque chose pour maintenir l’engagement des participants, rester concentré sur ce qui est important et consulter les transcriptions de la réunion pour en tirer tous les joyaux.
Ce changement de mentalité est survenu lorsque je suis tombé sur Otter, une solution qui change la façon dont vous organisez des réunions en ligne. Cela rend l’ensemble du processus pratique et transparent, de sorte que vous n’avez pas à faire grand-chose, mais que vous tirez toujours le meilleur parti de vos réunions en ligne à l’aide de leurs fonctionnalités puissantes.
Si vous êtes curieux, apprenons-en plus à ce sujet dans cet article.
Table des matières
Défis rencontrés dans les réunions en ligne
La plupart des outils que nous utilisons pour organiser des réunions en ligne présentent de nombreuses limitations quant à ce que vous pouvez en faire.
Ces limitations valent vraiment la peine d’être discutées pour identifier les domaines nécessitant des améliorations dans les outils que nous utilisons ou la façon dont nous utilisons ces outils. N’oubliez pas que tous les logiciels n’ont pas ces limitations, de sorte qu’ils peuvent différer d’un outil à l’autre.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des nombreux défis habituels auxquels vous êtes confrontés lors de l’exécution d’une réunion en ligne :
Le temps imparti à chaque réunion
Souvent, vous êtes au milieu d’une réunion importante et vous réalisez que vous manquez de temps, surtout si vous utilisez le plan gratuit de cette solution. Cela peut paralyser votre travail, et cela ne devrait jamais arriver, que ce soit à des fins commerciales ou académiques.
Faible engagement des participants
Avez-vous déjà commencé une réunion et remarqué que la plupart des participants n’y participent pas et n’y ajoutent pas de valeur ? Ce n’est peut-être pas entièrement de leur faute, car le problème pourrait être le déroulement de la réunion.
De plus, le logiciel que vous utilisez peut ne pas disposer des outils collaboratifs appropriés pour garder tout le monde engagé.
Il n’y a aucun moyen de transcrire la réunion
Dans toute réunion que vous dirigez, il y aura toujours des sujets qui méritent d’être examinés pour en saisir pleinement la valeur. La transcription des réunions vous aide à le faire, mais si votre logiciel de réunion n’a pas de fonctionnalité, c’est un autre défi.
Vous ne pouvez pas partager de fichiers entre les réunions
Il est courant de partager des fichiers en collaboration lors d’une réunion lorsque vous devez donner des références ou expliquer quelque chose en profondeur. Bien que ce soit une bonne nouvelle que de nombreux logiciels de réunion en ligne le permettent, il est également possible que celui que vous utilisez n’offre pas cette fonctionnalité.
Voyons maintenant comment nous pouvons surmonter ces défis.
Comment Otter résout ces défis
Otter propose de nombreuses solutions aux problèmes simples et complexes auxquels nous sommes confrontés lors d’une réunion en ligne. Par exemple, en se référant aux défis ci-dessus, voici comment cet outil propose des correctifs :
On en fait plus en moins de temps
L’utilisation d’Otter ne sera pas un problème même si votre logiciel n’autorise que 40 minutes de réunion en direct par jour. La raison en est qu’Otter dispose de nombreux outils de productivité qui feront que même 40 minutes sembleront beaucoup de temps. Vous pouvez en faire plus en passant moins de temps.
Engagement accru pour tous les participants
Vous pouvez utiliser leurs fonctions d’engagement pour vous garder, ainsi que tous les participants à la réunion, engagés tout au long de la période. Par exemple, Otter enregistre et prend automatiquement des notes pour tout le monde.
Il vous permet également d’ajouter des notes, des commentaires, des surlignages et d’effectuer diverses autres actions dans le panneau À emporter.
Transcrit les réunions en temps réel
Oubliez l’embauche d’un transcripteur distinct lorsque vous utilisez Otter, car cette solution transcrira en temps réel tout ce qui se dit lors de la réunion. Regardez comme c’est simple :
Vous ne manquerez plus de sujets perspicaces car vous pouvez désormais en consulter la transcription à tout moment.
Partager des fichiers avec les membres pendant la réunion en direct
Économisez de l’énergie et partagez des fichiers au lieu d’expliquer des sujets compliqués. Vous n’avez plus à décrire les références ou à faire des arrangements de porte dérobée pour montrer certains documents aux participants. Avec Otter, vous pouvez déposer des fichiers en un seul clic depuis la solution.
Cela dit, apprenons-en plus sur l’offre et les fonctionnalités d’Otter.
Caractéristiques de la loutre
En plus d’être une solution de transcription IA offrant des transcriptions textuelles intelligentes et polyvalentes de vos réunions, Otter fait bien plus encore.
Si vous êtes un professionnel qui participe à de nombreuses réunions ou si vous êtes un étudiant impliqué dans des cours et des présentations, cette solution est la solution idéale pour vous. Cela vous fera économiser un nombre incalculable de fois et d’énergie au quotidien.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités d’Otter :
Intégration du calendrier
Le tableau de bord d’Otter permet de parcourir facilement toutes les fonctionnalités. À partir de leur intégration de calendrier, il vous sera recommandé de connecter votre compte à Google Agenda dès que vous vous inscrivez et que vous vous connectez.
Actuellement, il prend en charge Google Calendar, Microsoft Calendar et iOS Calendar.
Former un groupe/une équipe
Otter vous permet d’inviter vos contacts ou de les synchroniser directement depuis Google ou Microsoft pour vous rejoindre sur cette plateforme. Une fois qu’ils sont entrés, vous pouvez les contacter via le tableau de bord et former un groupe avec tous les membres ou leur envoyer un message individuellement.
Les groupes sont une excellente fonctionnalité de collaboration ; il vous permet de partager, de modifier et de réviser des notes et des transcriptions. Il est également utile de se réunir avant une réunion pour discuter de points spécifiques si nécessaire.
Transcription en direct
En appuyant sur le bouton d’enregistrement bleu, vous serez redirigé vers la page de transcription en direct, où l’outil transforme automatiquement la parole en texte via l’IA, qui est LIVE. Vous pouvez garder le bouton d’enregistrement activé et naviguer vers d’autres pages du tableau de bord sans interrompre le processus.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez revenir à la page et arrêter l’enregistrement dès que possible. Outre les réunions virtuelles, vous pouvez également enregistrer des réunions en personne en gardant l’option d’enregistrement activée et en la laissant transcrire tout ce qui se dit.
Vous êtes autorisé à intégrer Otter à des applications d’appel vidéo telles que Zoom et Google Meet.
Fichiers téléchargés
Cette solution vous permet d’uploader des fichiers depuis votre appareil vers celui-ci pour les retranscrire. Vous pouvez télécharger presque n’importe quel fichier audio ou vidéo et attendre le résultat de la transcription dans quelques minutes.
Ceci est utile lorsque vous avez déjà une réunion ou une présentation sous forme audio/vidéo et que vous souhaitez obtenir une version texte.
Modèles de tarification de Otter
Otter vous permet de démarrer gratuitement avec leur premier plan, mais évidemment, il a des limites en termes de ce que vous pouvez en faire. Vous pouvez consulter quelques plans payants pour débloquer plus de fonctionnalités.
Forfait de base
Vous pouvez utiliser le plan de base d’Otter sans aucun frais, ce qui est parfait si vous débutez et que vous voulez une bonne idée de l’outil. Voici ce que vous obtenez dans ce plan gratuit :
Forfait professionnel
Le plan pro est un peu plus loin que le plan de base et ouvre plus de fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour 8,33 $/mois. Par exemple, vous obtenez toutes les fonctionnalités du plan de base ; + ce sont ci-dessous:
- Importer des fichiers préenregistrés
- Ajouter et utiliser un vocabulaire personnalisé
- Effectuer une recherche avancée et exporter
- Obtenez un essai limité d’Otter Assistant pour Zoom, Google Meet et Microsoft Teams
Plan d’affaires
Le plan d’affaires convient le mieux aux petites équipes et aux organisations qui souhaitent se réunir en équipe et faire le travail de la manière la plus productive. Dans ce plan, vous obtenez tout ce que le plan pro offre, + ces fonctionnalités ci-dessous :
- La version complète d’Otter Assistant pour Zoom, Google Meet et Microsoft Teams
- Divers outils et fonctionnalités de collaboration d’équipe
- Assistance prioritaire sur demande
- Résumé des grandes lignes (qui est actuellement en BETA)
Plan d’entreprise
Le dernier plan est le plan d’entreprise, qui convient le mieux aux grandes organisations qui ont besoin de beaucoup plus de contrôle sur ce qu’elles peuvent faire et de plus de sécurité. Le prix de ce plan ne peut être connu qu’en les contactant directement; de cette façon, ils pourront mieux vous aider concernant le plan.
Les fonctionnalités incluent tout dans le plan d’affaires + ces fonctionnalités supplémentaires ci-dessous :
- Authentification unique (SSO)
- Diverses options de paiement
- Déploiement à l’échelle de l’organisation
Vous pouvez en savoir plus sur chaque plan en visitant leur page de tarification. Il est maintenant temps d’apprendre à démarrer avec Otter.
Comment configurer Otter ?
Comme indiqué précédemment, démarrer avec Otter est gratuit et très facile. Il est disponible pour le Web, l’extension Chrome, iOS et Android. Étant donné que l’inscription à l’outil Web ou le téléchargement des applications mobiles sont très simples et explicites, nous allons configurer l’extension Google Chrome pour cet exemple.
Étape 1 : Dans le menu de la page d’accueil, cliquez sur « Télécharger » puis cliquez sur « Extension Chrome ».
Étape 2 : Une fois la boutique en ligne Chrome ouverte, cliquez sur « Ajouter à Chrome ».
Étape 3 : Vous verrez une fenêtre contextuelle confirmant les autorisations de l’extension. Cliquez sur « Ajouter une extension » pour continuer. »
Étape 4 : Une fois installé, épinglez l’extension vers le haut.
Étape 5 : Appuyez sur l’extension, et vous verrez un bouton indiquant « Ouvrir Google Meet », cliquez dessus.
REMARQUE : La version gratuite vous permet de vous connecter uniquement à Google Meet à l’aide de l’extension Chrome. Si vous souhaitez transcrire gratuitement les réunions Zoom, vous devez télécharger l’audio de la réunion sur Otter et le transcrire ensuite. Pour la transcription automatique, vous pouvez envisager de passer à un forfait payant.
Étape 6 : Lorsque vous ouvrez Google Meet, une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant de vous inscrire ou de vous connecter à Otter. Alors, allez-y et faites-le si vous ne l’avez pas déjà fait.
Étape 7 : Maintenant, une autre fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous permettre de commencer l’enregistrement. Vous pouvez appuyer sur l’icône de profil pour plus de paramètres.
Ces étapes simples pour commencer à transcrire vos réunions sur Google Meet en utilisant Otter gratuitement.
Alternatives de Loutre
Si vous pensez qu’Otter n’est pas le bon choix pour vous à tout moment, vous pouvez choisir l’une de ces alternatives étonnantes.
Lucioles
Utilisé par des marques comme Uber et Nike, Fireflies est un excellent assistant IA pour vos réunions. Il enregistre et transcende automatiquement vos réunions, et vous pouvez effectuer une recherche transparente dans vos conversations vocales.
Il propose de nombreuses options de collaboration qui aideront à rassembler votre équipe pour le meilleur résultat possible de chaque réunion.
De plus, vous pouvez intégrer diverses applications, utiliser leur API pour traiter l’audio et les appels, et bien plus encore. Les intégrations incluent Slack, Zapier, Salesforce et Hubspot, entre autres.
La mise en route de cette solution est gratuite, mais avant cela, vous pouvez rejoindre leur webinaire pour en savoir plus sur le potentiel de l’outil.
Verbe
Verbit dispose d’une suite d’outils étroitement liés à la transcription. Par exemple, outre la transcription, il propose des sous-titres en direct, des descriptions audio, des traductions et des sous-titres.
En plus de cela, il a:
- Assistance client 24h/24 et 7j/7
- 35 000 transcripteurs humains
- De nombreuses intégrations transparentes
- Conformité légale
Ce ne sont que la pointe de l’iceberg, vous pouvez donc vous attendre à en déballer davantage lorsque vous montez à bord.
Tactiq
Comme l’outil l’annonce, vous ne manquerez jamais un mot lorsque Tactiq transcrira vos réunions Google Meet et Zoom. Il est disponible en plusieurs langues et est apprécié par des organisations de premier plan, notamment Shopify, Netflix et Twitter.
C’est une centrale de fonctionnalités, mais en même temps, il garde les choses très conviviales. Ainsi, malgré toutes les grandes choses que vous pouvez faire avec, vous pourrez vous déplacer assez rapidement dans l’interface.
Conclusion
À mesure que la technologie évolue, ce n’est que la meilleure idée d’essayer de continuer en utilisant des innovations étonnantes. La transcription des réunions en ligne se trouve être l’un de ces grands sous-produits de la technologie.
J’espère qu’Otter contribuera à rendre vos réunions plus productives, collaboratives et pratiques. Vous pouvez également consulter un incroyable logiciel de rendez-vous en ligne pour gérer vos réunions.