La gestion de la paie vous semble-t-elle être le défi majeur de votre entreprise en pleine expansion ? Ne cherchez plus, Zoho Payroll est une solution innovante pour la gestion des paiements et des taxes de vos employés.
La complexité des tâches telles que le suivi des salaires, des avantages sociaux, des augmentations et des retenues d’impôts a conduit les entreprises de toute taille à adopter des logiciels. Ces outils centralisent l’ensemble de ces opérations. On les appelle communément applications de traitement de la paie.
Cependant, de nombreuses entreprises estiment que la plupart de ces applications de paie sont excessivement compliquées. Il arrive que les entreprises doivent mobiliser une équipe de comptables et de responsables des ressources humaines (RH) dédiée uniquement à l’utilisation de ces outils.
La gestion de la paie ne devrait pas être une source de complexité. Il s’agit d’une opération qui n’est pas directement productive, mais qui requiert la plus grande attention de la part des dirigeants, des administrateurs et du directeur financier (CFO).
Imaginez une application d’une grande simplicité, où un seul responsable de la paie pourrait gérer des milliers d’employés ? Découvrons comment Zoho Payroll relève ce défi, en explorant cet outil financier novateur de Zoho.
Qu’est-ce que Zoho Payroll ?
Zoho Payroll est une application de gestion de la paie accessible via le cloud. Cette solution web est intégrée à la plateforme de comptabilité Zoho Books. Zoho a conçu cette application de gestion de la paie et de la planification fiscale pour les employés en tenant compte de la législation américaine en matière de fiscalité et de droit du travail. Ainsi, elle facilite le traitement de la paie grâce à des automatisations, en respectant le cadre légal.
L’outil offre des calculs de paie automatiques, la génération de bulletins de salaire et assure le paiement des employés en temps voulu. Il est également doté d’un module de conformité pour garantir la conformité de votre entreprise avec la réglementation fédérale. Il gère également la restructuration des salaires pour calculer des accords salariaux variés pour différents profils.
De plus, un portail libre-service permet à vos employés de télécharger des documents et des bulletins de salaire, ou de soumettre leurs déclarations d’investissement afin d’optimiser leurs impôts. Cette plateforme en libre-service soulage le personnel en charge de la paie des tâches inutiles, leur permettant ainsi de se concentrer sur des missions plus importantes.
L’application s’intègre aisément avec les fonctionnalités HRMS via Zoho People. De plus, elle synchronise les processus comptables de Zoho Books avec Zoho Payroll. Par conséquent, l’intégration et le paiement de vos employés sont accélérés.
Zoho Payroll convient aux startups, aux petites entreprises, aux moyennes et grandes entreprises. Pour le moment, l’outil prend en compte les règles fédérales en matière de fiscalité et de droit du travail des États suivants : Californie, New York, Washington, Tennessee, Caroline du Nord, Texas, Floride, Illinois et Kansas. Toutefois, vous pouvez également demander un accès anticipé pour d’autres États, car Zoho travaille à étendre sa couverture.
Fonctionnalités de Zoho Payroll
#1. Gestion des employés
Gérer les employés dans un système RH séparé et traiter leur paie dans un outil comptable distinct n’est pas une approche optimale. C’est pourquoi Zoho a intégré un module de gestion des employés directement dans Zoho Payroll.
Cette fonctionnalité fournit tous les outils nécessaires, tels que l’intégration des nouveaux employés, la gestion dématérialisée des documents et la gestion des départs. De plus, vous pouvez importer l’historique des données de paie de vos employés et reprendre le traitement, même si vous avez déjà commencé la paie pour l’exercice en cours.
#2. Traitement de la paie
Zoho Payroll propose un module de traitement de la paie intuitif qui simplifie grandement la gestion de la paie. Une équipe réduite peut préparer les cycles de paie de l’entreprise, valider les données et finaliser les cycles de paie en toute fluidité.
La fonctionnalité de paie comprend plusieurs options : le calcul du brut au net, la vérification d’une paie validée, la planification du jour de paie (hebdomadaire/bihebdomadaire/mensuelle) et le paiement en ligne directement sur les comptes bancaires.
Votre entreprise emploie-t-elle à la fois des employés salariés et des pigistes payés à l’heure ? Pas de problème ! L’outil gère les paiements en fonction des contrats, en proposant des types de rémunération et des fonctionnalités de taux horaires. De plus, le paiement des primes est facilité grâce au calcul automatique des avantages et des retenues d’impôts.
#3. Avantages sociaux et comptabilité
Le module des avantages sociaux et de la comptabilité vous permet d’inclure l’assurance maladie, les prestations de retraite et les avantages imposables dans le package de rémunération de vos employés. La bibliothèque Zoho Payroll propose divers plans d’avantages, des régimes de retraite 401 (k) à l’assurance maladie. Il vous suffit de sélectionner les éléments souhaités parmi une liste exhaustive.
Vous pouvez également planifier les congés payés, les congés maladie et les politiques de vacances en utilisant les outils intégrés de cette application de paie intelligente. De plus, vous pouvez permettre aux employés ayant un solde de congés excédentaire d’encaisser leurs jours de congés payés au moment de leur départ.
#4. Taxes et formulaires
Plus besoin de passer des heures à chercher des informations sur les règles fiscales ou les formulaires de paie. Le module Taxes et Formulaires de Zoho Payroll intègre toutes les données en conformité avec les réglementations des États américains pris en charge. Il vous suffit de sélectionner l’État et l’impôt fédéral appropriés pour finaliser le processus de déclaration.
Par exemple, choisissez le formulaire 944 pour générer automatiquement un rapport sur les obligations fiscales annuelles de votre entreprise pour les impôts fédéraux retenus sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance maladie. De même, sélectionnez le formulaire 941 pour obtenir un relevé trimestriel des déclarations de revenus, indiquant le total des dépôts d’impôt, de sécurité sociale et de retenue à la source sur les salaires des employés.
#5. Métriques de la paie
L’analyse des données de paie est un élément essentiel pour optimiser votre entreprise et éliminer les dépenses inutiles. Grâce à la fonction Métriques de la paie de Zoho Payroll, vous pouvez obtenir des informations précieuses.
La fonctionnalité crée un récapitulatif des dépenses qui détaille tous les postes de dépenses : salaires, cotisations, avantages sociaux, impôts d’État et impôts fédéraux. Vous pouvez exporter ces rapports vers d’autres outils d’analyse décisionnelle pour des analyses plus approfondies.
#6. Administration de la paie
L’administration de la paie est une fonctionnalité essentielle de tout logiciel de paie standard. Premièrement, elle permet de contrôler l’accès à l’application pour les différents profils : associés, cadres et gestionnaires de la paie.
Deuxièmement, si vous gérez une main-d’œuvre distribuée, avec des employés ou des sous-traitants basés aux États-Unis ou à l’étranger, l’administration de la paie vous permet de créer différents lieux de travail pour faciliter le suivi des paiements.
Zoho Payroll : avantages pour les employés
- Soyez payé à temps pour le nombre d’heures travaillées, sans litige.
- Réglez vos obligations fiscales fédérales facilement.
- Recevez vos paiements en toute sécurité et facilement par virement bancaire.
- Accédez à vos documents de paie (bulletins de salaire, formulaires fiscaux, etc.) via une plateforme en libre-service.
Zoho Payroll : avantages pour les startups
- Contrôlez vos opérations de paie grâce à des autorisations d’accès basées sur les rôles.
- Concentrez-vous sur le marketing de vos produits/services et sur les relations avec les investisseurs, en automatisant l’ensemble du processus de paie : paiements, taxes, avantages sociaux, etc.
- Mettez en place un système en libre-service pour la distribution des formulaires fiscaux, des justificatifs d’investissement, des bulletins de paie, etc.
- Réduisez vos dépenses de personnel dédiées au service de la paie.
Zoho Payroll : avantages pour les petites entreprises
- Calculez avec précision les paiements des employés, ce qui évite des pertes financières inutiles pour votre entreprise.
- Évaluez et préparez vos impôts facilement, tout en gagnant un temps précieux.
- Effectuez des paiements de salaire automatisés et sécurisés via Forte.
- Synchronisez vos données de paie avec Zoho Books, pour une parfaite transparence de l’ensemble du processus.
Application mobile Zoho Payroll
L’application mobile Zoho Payroll fait office de portail libre-service pour les employés, en complément de la plateforme web. Vos employés peuvent télécharger l’application depuis l’Apple Store et le Play Store pour leurs smartphones.
Les employés peuvent consulter leurs bulletins de salaire et autres documents de paie directement depuis l’application mobile. Ils peuvent également obtenir une analyse détaillée de leur plan de rémunération. De plus, ils peuvent gérer leurs demandes de congés en vérifiant leur solde et les politiques applicables.
Alternatives à Zoho Payroll
OnPay
OnPay est un outil de paie qui propose également des fonctionnalités RH et de gestion des avantages sociaux. Il s’agit d’une application web en ligne, qui est facile d’accès et d’utilisation. L’application s’adresse à de nombreux types d’entreprises : startups, entrepreneurs, agriculture, dentistes, restaurants, ONG, experts-comptables, etc.
L’application facilite l’intégration rapide et simple de nouveaux employés, sous-traitants et fournisseurs. Elle vous permet de regrouper tous les documents et informations financières dans une seule application sécurisée. De plus, vous pouvez intégrer OnPay à d’autres solutions financières telles que Xero et QuickBooks.
Rippling
Rippling est un outil de traitement des paiements complet et entièrement automatisé, adapté aux petites et grandes entreprises. Il prend en charge la retenue d’impôt, la paie, les avantages sociaux et la conformité légale dans les 50 États des États-Unis. Il est également capable de gérer les paiements des employés et des sous-traitants internationaux.
En plus de la conformité automatique avec la réglementation du travail et des déclarations fiscales, l’application offre d’autres fonctionnalités essentielles, telles que le suivi des congés payés (CP), la surveillance des heures de travail, l’enregistrement des jours de travail et des rapports de paie granulaires. De plus, la fonction de code de travail vous permet de visualiser le coût de chaque employé par client, afin d’optimiser vos dépenses.
Patriot Software
Patriot Software est un autre outil populaire pour le traitement de la paie. En complément du module de paie, il propose également une fonctionnalité de comptabilité complète si vous choisissez de vous y abonner. Puisque l’application est entièrement en ligne et compatible avec les appareils mobiles, de nombreuses startups et entreprises utilisent cet outil pour gérer la paie.
Selon la taille de votre entreprise et la complexité de la paie, vous pouvez choisir entre une paie de base ou une paie avec service complet. Vous pouvez gérer vous-même la paie des employés et déclarer vos impôts avec le forfait de base. À l’inverse, si vous êtes très occupé par des tâches génératrices de revenus, vous pouvez opter pour le service complet, où l’équipe de Patriot Software s’occupera du dépôt des déclarations et du paiement des impôts fédéraux.
En guise de conclusion
Cet examen vise à clarifier les fonctionnalités essentielles de Zoho Payroll. Il vous aide également à prendre des décisions éclairées lorsque vous devez choisir la bonne application de gestion de la paie pour votre startup, petite ou moyenne entreprise.
Vous pouvez également utiliser l’outil pour les grandes entreprises, car il propose une option de mise à l’échelle flexible. Profitez d’un essai gratuit de l’application pour découvrir la différence et les fonctionnalités de productivité qu’elle vous apportera.
Vous pouvez également consulter les solutions RH et paie d’ADP.