Bien que Notion soit un outil de productivité exceptionnel, sa prise en main peut parfois s’avérer délicate. Afin de faciliter votre expérience et de vous rendre plus efficace, nous avons rassemblé une série de conseils pratiques que vous pouvez appliquer.
1. Maîtrisez les raccourcis clavier et les commandes
L’utilisation des raccourcis clavier et des commandes peut transformer votre façon de travailler et vous faire gagner un temps précieux. Que ce soit pour naviguer entre les pages ou créer une liste de tâches avec des cases à cocher, Notion propose plus de 130 raccourcis clavier pour Windows et Mac. Voici quelques raccourcis essentiels pour débuter :
- Pour ouvrir une nouvelle fenêtre Notion : Ctrl/Cmd + Shift + N
- Pour alterner entre le mode sombre et le mode clair : Ctrl/Cmd + Shift + L
- Pour accéder à la boîte de dialogue Notion AI : Ctrl/Cmd + J
- Pour créer une nouvelle page dans l’application de bureau Notion : Ctrl/Cmd + N
- Pour ajouter un commentaire : Ctrl/Cmd + Maj + N
- Pour revenir à la page précédente : Ctrl/Cmd + [
- Pour avancer d’une page : Ctrl/Cmd + ]
Outre les raccourcis clavier, les commandes slash (/) permettent de formater rapidement vos pages Notion. Voici quelques exemples pour commencer :
- Pour insérer un nouveau bloc de texte : /text
- Pour créer une liste à puces : /bullet
- Pour créer une liste numérotée : /num
- Pour insérer une liste déroulante : /toggle
- Pour importer une image : /image
- Pour importer une vidéo : /video
- Pour modifier la couleur du texte d’un bloc : /color
- Pour modifier la couleur de fond d’un bloc : /color background
Que vous soyez étudiant avec des échéances serrées ou que vous ayez un emploi du temps chargé, il est humain d’oublier des choses, même si vous avez planifié toutes vos tâches. Une fonctionnalité méconnue est la possibilité de programmer des rappels dans Notion.
Pour configurer un rappel, rendez-vous sur la page ou la tâche concernée. Saisissez @remind suivi de la date et de l’heure auxquelles vous souhaitez recevoir une notification de Notion vous rappelant l’échéance. Par exemple, pour un rappel le vendredi à 8h, entrez simplement @remind Friday at 8 am.
Si vous utilisez un tableau pour suivre vos échéances, vous pouvez également définir un rappel en cliquant sur une date et en sélectionnant « Rappeler ». Vous pourrez alors choisir de recevoir un rappel le jour même, la veille, deux jours avant ou une semaine avant l’échéance.
Passer des heures à résumer des notes volumineuses pour réviser est chronophage. Notion AI est là pour vous aider et vous faire gagner un temps précieux. Notion a développé Notion AI pour optimiser la productivité de ses utilisateurs.
En plus de résumer des pages, Notion AI peut traduire, corriger l’orthographe, améliorer l’écriture, développer ou condenser un texte, adapter le ton de l’écriture, générer des idées, créer des listes de tâches, etc.
Pour utiliser Notion AI, ouvrez une page ou créez-en une nouvelle. Vous pouvez activer Notion AI en saisissant la commande /Notion AI ou en appuyant simultanément sur Ctrl/Cmd + J pour ouvrir la boîte de dialogue Notion AI. Un menu déroulant avec plusieurs options apparaîtra à l’écran. Il vous suffit de choisir la tâche que vous souhaitez confier à Notion AI et de le laisser opérer sa magie.
Par exemple, si vous souhaitez que Notion AI rédige un texte à partir de zéro, sélectionnez « Demander à AI d’écrire » et fournissez quelques instructions dans la boîte de dialogue.
Malheureusement, Notion AI n’est pas gratuit. Avec un forfait personnel gratuit, vous bénéficiez de 20 réponses par mois. Pour un accès illimité, vous devrez souscrire un abonnement payant.
Si vous avez un forfait gratuit ou un abonnement Plus, Business ou Entreprise avec une facturation mensuelle, Notion AI coûte 10 $ par mois. En revanche, si vous avez un abonnement Plus, Business ou Entreprise avec un renouvellement annuel, vous pouvez acquérir Notion AI pour 8 $ par mois.
4. Exploitez les extensions Notion Chrome
L’un des moyens les plus efficaces de tirer le meilleur parti de Notion est d’utiliser les extensions Chrome. Il existe de nombreuses extensions Notion disponibles sur Google Chrome qui peuvent simplifier votre travail, comme l’extension Notion Web Clipper qui permet d’enregistrer une page web directement dans une base de données Notion ou ChatGPT to Notion pour sauvegarder vos conversations ChatGPT.
5. Créez des boutons pour les actions répétitives
Pour rendre votre espace de travail Notion plus propre et plus facile à gérer, vous pouvez utiliser les boutons Notion. Cette fonctionnalité pratique vous permet d’effectuer des tâches répétitives, comme ajouter une nouvelle tâche à votre liste, en un simple clic. Pour créer un bouton, saisissez la commande /button.
Saisissez le nom du bouton, ajoutez une icône, puis cliquez sur « + Ajouter une action » sous « Faire ceci » pour choisir parmi : « Insérer des blocs », « Ajouter une page à », « Modifier les pages dans », « Afficher la confirmation » et « Ouvrir la page ».
Par exemple, pour créer une tâche à chaque clic sur le bouton, sélectionnez « Insérer des blocs » et saisissez /liste de tâches dans la boîte de dialogue. Enfin, cliquez sur « Terminé ».
6. Utilisez la fonction de liste déroulante dans Notion
Les blocs à bascule sont une excellente manière de structurer et de ranger vos informations. Pour créer un bloc déroulant, tapez la commande /toggle et donnez un nom à l’en-tête déroulant. Vous pouvez également créer une liste déroulante en tapant > suivi d’un espace sur une nouvelle ligne.
Cliquez sur le triangle à côté de la bascule ou sur le texte intitulé « Bascule vide » pour ajouter du contenu sous l’en-tête de la bascule.
7. Personnalisez votre espace de travail Notion
Personnaliser votre espace de travail Notion peut rendre son utilisation plus agréable. Heureusement, Notion propose plusieurs options pour personnaliser votre espace, et cela ne prend que quelques minutes. Vous pouvez commencer par ajouter une image de couverture à vos pages Notion en survolant le haut de la page et en cliquant sur « Ajouter une couverture ».
Après avoir cliqué sur « Modifier la couverture », vous pourrez choisir parmi une sélection d’images proposée par Notion. Si vous souhaitez télécharger votre propre image, cliquez sur « Télécharger ».
Le style du contenu est tout aussi important. Vous pouvez par exemple modifier la police. Notion propose trois polices : « Default », « Serif » et « Mono ». Pour modifier la police, cliquez sur les trois points horizontaux en haut à droite de l’écran et choisissez parmi les trois options disponibles sous « Style ».
Vous pouvez également modifier la couleur du texte ou son arrière-plan en sélectionnant le texte et en choisissant les trois points horizontaux dans la barre de menu qui apparaît.
Enfin, sélectionnez « Couleur » dans le menu déroulant et choisissez une couleur dans la liste.
Vous pouvez également utiliser l’outil /embed pour ajouter des images, des vidéos, des documents Google, des listes de lecture Spotify, etc. à votre espace de travail Notion. Pour cela, tapez la commande /embed, collez un lien et cliquez sur « Intégrer ».
8. Insérez une table des matières
Que ce soit pour prendre des notes ou rédiger un essai avec plusieurs titres, vous pouvez ajouter une table des matières à votre page Notion. Saisissez simplement la commande /table des matières sur une nouvelle ligne, et une table des matières sera automatiquement générée. Vous pouvez déplacer cette table sur votre page Notion.
9. Créez une base de données de tâches principale
Si vous avez de nombreuses tâches à gérer, jongler avec différentes listes pour chaque aspect de votre vie peut être difficile. Pour y remédier, regroupez toutes vos listes de tâches dans une base de données principale et utilisez des filtres pour mieux les visualiser.
Saisissez la commande /database et sélectionnez « Base de données – Inline » dans le menu déroulant. Personnalisez la base de données selon vos besoins et entrez les tâches à réaliser. N’oubliez pas d’ajouter des étiquettes pour chaque aspect de votre vie, comme le travail, l’université, les courses, etc.
Une fois que votre base de données est remplie, vous pouvez filtrer les tâches en cliquant sur « Filtrer » et en sélectionnant les étiquettes appropriées. Par exemple, pour voir uniquement les tâches liées à l’université, cochez la case « Université ».
De la personnalisation de votre espace de travail à l’utilisation de Notion AI, la maîtrise de ces conseils vous fera gagner beaucoup de temps à long terme.