Comment trier automatiquement les e-mails dans des dossiers Outlook spécifiques



Malgré l’essor d’outils collaboratifs comme Slack, les e-mails restent omniprésents et peuvent rapidement devenir une source de surcharge. Une stratégie efficace pour mieux gérer votre flux d’e-mails consiste à configurer Outlook pour qu’il achemine automatiquement vos messages entrants vers des dossiers spécifiques.

Cette automatisation s’appuie sur les règles Outlook. Ces règles, une fois définies, s’activent dès la réception ou l’envoi d’un e-mail et exécutent les actions que vous avez préalablement déterminées.

Il existe deux méthodes principales pour créer ces règles. La première, plus simple, est particulièrement adaptée lorsque vous souhaitez rediriger les e-mails provenant d’une adresse unique. Elle est idéale pour les messages d’origine invariable, tels que les notifications d’un système de billetterie ou d’alerte.

La seconde méthode, un peu plus élaborée, mais toujours accessible, est plus appropriée pour gérer un domaine entier, par exemple pour regrouper tous les e-mails émanant d’une même entreprise. Elle est également pratique si vous souhaitez définir une série de règles successives.

Création de règles simples

Pour créer une règle basique, ouvrez votre boîte de réception Outlook, effectuez un clic droit sur l’e-mail que vous souhaitez trier automatiquement, puis sélectionnez « Règles » > « Créer une règle ».

La fenêtre « Créer une règle » apparaît. Cochez la case située à côté du nom de l’expéditeur. Cela indique à Outlook que la règle doit s’appliquer à tous les e-mails provenant de cette adresse. Ensuite, cochez la case « Déplacer l’élément vers le dossier : ».

Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le dossier vers lequel vous désirez rediriger les e-mails (ou cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau dossier), puis validez avec « OK ».

Votre règle est désormais active. Cliquez sur « OK » pour confirmer.

Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Cochez l’option « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans le dossier actuel », puis validez en cliquant sur « OK ».

Désormais, tous les e-mails provenant de cette adresse seront automatiquement dirigés vers le dossier que vous avez défini.

Création de règles avancées

Pour créer une règle à partir de zéro, accédez à l’onglet « Accueil », puis cliquez sur « Règles » et enfin sur « Gérer les règles et les alertes ».

La fenêtre « Règles et alertes » s’ouvre. Cliquez sur « Nouvelle règle ».

L’assistant de règles se lance. Dans la section « Démarrer à partir d’une règle vierge », sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur « Suivant ».

À cette étape, vous définissez les conditions qu’un e-mail doit remplir pour que la règle s’applique. Dans notre exemple, nous allons créer une règle pour tous les e-mails provenant du domaine @howtogeek.com.

Cochez l’option « Avec des mots spécifiques dans l’adresse de l’expéditeur », puis dans la zone de texte en bas, cliquez sur « Mots spécifiques ».

Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le domaine auquel vous souhaitez appliquer la règle. Si vous voulez par exemple rediriger tous les e-mails dont l’adresse se termine par « @acmeanvils.com », saisissez cette adresse, puis cliquez sur « Ajouter ».

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments si nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur « OK ».

L’assistant de règles affiche les domaines de messagerie que vous avez choisis. Vous pouvez les modifier si besoin. Une fois la configuration validée, cliquez sur « Suivant ».

Nous allons maintenant sélectionner le dossier de destination. Cochez l’option « Déplacer vers le dossier spécifié », puis cliquez sur « Spécifié » dans la zone de texte.

Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier de destination souhaité (ou créez-en un nouveau si nécessaire), puis cliquez sur « OK ».

L’assistant de règles affiche le dossier sélectionné. Si vous souhaitez le modifier, cliquez dessus. Ensuite, cliquez sur « Suivant ».

Vous pouvez désormais spécifier des exceptions. Si vous n’en souhaitez pas, cliquez simplement sur « Suivant ».

Attribuez un nom à votre règle, cochez l’option « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans « Boîte de réception » », puis terminez la configuration en cliquant sur « Terminer ».

Votre règle est maintenant opérationnelle et visible dans la fenêtre « Règles et alertes ». Cliquez sur « Appliquer » pour finaliser le processus.

Votre règle est désormais active. Tous les e-mails qui correspondent aux critères que vous avez définis seront automatiquement redirigés vers le dossier spécifié. De plus, les règles que vous créez dans le client Outlook sont également synchronisées dans l’application web Outlook.