Si vous adoptez la méthode OHIO (Only Handle It Once) pour l’organisation de vos emails, vous serez probablement amené à convertir certains de ceux-ci en actions concrètes. Voici comment procéder rapidement et efficacement afin de maintenir une boîte de réception ordonnée et de rester productif.
L’approche rapide et simplifiée
Votre boîte de réception n’est pas une liste de tâches, mais un espace où sont reçus vos courriels. Il est facile de laisser des emails s’accumuler, mais les actions qui en découlent risquent de se perdre dans ce flot continu. Souvent, la conversion manuelle d’un email en tâche se déroule ainsi :
1. Ouverture de votre gestionnaire de tâches habituel.
2. Création d’une nouvelle tâche.
3. Copier-coller des informations pertinentes de l’email dans la tâche.
4. Définition des détails : priorité, échéance, étiquette de couleur, etc.
5. Enregistrement de la tâche.
6. Archivage ou suppression de l’email.
Ces six étapes complexifient l’ajout d’une simple tâche, ce qui explique pourquoi tant d’emails restent dans la boîte de réception. La bonne nouvelle est qu’il est possible de réduire ce processus à quatre, voire trois étapes.
C’est possible, et nous allons vous montrer comment faire.
Les clients de messagerie : disparités en matière de gestion des tâches
De nombreux clients de messagerie existent, mais tous n’offrent pas la même efficacité en ce qui concerne la création de tâches. Pour les clients web, Gmail excelle dans ce domaine. Son application Tâches intégrée facilite grandement la transformation d’un email en tâche, notamment grâce à un raccourci clavier. Si vous préférez éviter les clients de bureau, Gmail est un excellent choix.
Pour les clients de bureau sous Windows, Outlook est le champion. Bien que Thunderbird propose des fonctionnalités de gestion de tâches, Outlook est plus abouti et s’intègre avec de nombreuses applications tierces. Thunderbird reste une alternative convenable si Outlook n’est pas une option. Cependant, si vous utilisez déjà un gestionnaire de tâches tiers, Thunderbird pourrait ne pas être la solution idéale.
Sur Mac, la situation est moins favorable. Apple Mail est moins performant que Gmail et Outlook pour la gestion des tâches. Thunderbird est probablement votre meilleure option si vous souhaitez gérer des tâches sur un client de bureau. Une autre solution consiste à envoyer des emails à votre gestionnaire de tâches tiers et à les gérer directement là.
Concernant les applications mobiles, Gmail et Outlook offrent une expérience similaire. Bien que les outils de création de tâches des versions web ou de bureau ne soient pas directement accessibles, ils redirigent automatiquement les compléments vers des applications tierces. Ainsi, si vous utilisez Trello et que vous avez installé le complément sur votre client Gmail ou Outlook, il sera également disponible dans l’application mobile correspondante. De plus, installer un complément sur Outlook le rend disponible sur le client de bureau, ainsi que sur les applications mobiles et web.
De même que sur Mac, les utilisateurs d’iPhone qui utilisent Apple Mail n’obtiendront pas beaucoup de fonctionnalités de l’application mobile. Vous pouvez choisir Gmail ou Outlook, mais ils seront moins pratiques si vous souhaitez synchroniser vos tâches entre votre téléphone et votre Mac.
Comme Gmail et Outlook se distinguent dans ce domaine, nous allons concentrer notre attention sur ces deux plateformes. Si vous utilisez un client qui excelle dans la création de tâches, n’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires.
Créer des tâches avec Gmail
Gmail intègre une application appelée Tasks, un gestionnaire de tâches simple, mais efficace. Bien qu’il offre des options de personnalisation basiques, il existe une application mobile qui propose quelques possibilités supplémentaires. Tasks est un choix judicieux si vous recherchez un outil simple et bien intégré avec votre boîte de réception Gmail. Pour transformer un email en tâche, c’est très simple : une fois l’email ouvert, cliquez sur le bouton « Plus » de la barre de tâches et sélectionnez « Ajouter aux tâches ».
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Shift + T. L’application Tâches s’ouvrira dans la barre latérale et affichera votre nouvelle tâche.
Si vous devez modifier la tâche (ajouter une date d’échéance, des détails ou des sous-tâches), cliquez sur l’icône Modifier.
Les modifications sont enregistrées automatiquement. Pour finir, cliquez sur le bouton Archiver dans votre boîte de réception (ou utilisez le raccourci clavier « e ») pour déplacer l’email vers vos archives.
Voilà trois étapes simples :
1. Cliquer sur l’option « Ajouter aux tâches » (ou utiliser le raccourci Shift + T).
2. Définir la date d’échéance, les détails supplémentaires ou les sous-tâches.
3. Archiver (ou supprimer) l’email.
En bonus, vous pouvez paramétrer Chrome pour afficher vos tâches lorsque vous ouvrez un nouvel onglet. De plus, une application iOS et Android pour les tâches est disponible. La création de tâches sur l’application mobile est aussi simple que sur la version web. Cliquez sur les trois points en haut de l’email et sélectionnez « Ajouter aux tâches ».
Cela crée instantanément une nouvelle tâche.
Si Google Tasks ne répond pas à tous vos besoins ou si vous êtes plus à l’aise avec un autre gestionnaire de tâches, il existe certainement un complément Gmail adapté. Actuellement, des compléments sont disponibles pour de nombreuses applications populaires, comme Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist et Trello, parmi d’autres (mais pas Microsoft To-Do ou Apple Rappels).
Nous avons déjà traité de l’installation des compléments Gmail en général, et du complément Trello en particulier. Chaque complément propose des options différentes, mais tous les compléments de liste de tâches permettent généralement d’ajouter une tâche directement à partir d’un email sélectionné. Les compléments de liste de tâches sont aussi disponibles en tant qu’applications web et mobiles qui se synchronisent automatiquement. Comme pour Tasks, vous pouvez accéder à vos compléments directement depuis l’application mobile Gmail.
Création de tâches avec Outlook
Outlook possède une application intégrée appelée Tâches, également disponible en version web dans Office 365. La situation est un peu plus complexe car Microsoft a racheté Wunderlist en 2015, un gestionnaire de tâches populaire. Les quatre dernières années ont été consacrées à sa transformation en une nouvelle application web Office 365, baptisée (sans grande imagination) Microsoft To-Do. Cette dernière finira par remplacer la fonctionnalité Tâches intégrée à Outlook.
Toutefois, pour le moment, Tâches est toujours le gestionnaire de tâches d’Outlook. Aucune date n’a été fixée pour ce changement. Nous le mentionnons ici car si vous utilisez O365, toutes les tâches ajoutées à Outlook apparaissent également dans Microsoft To-Do. Il est important de noter que To-Do n’affiche pas encore toutes les données que vous pouvez ajouter à une tâche, mais cela devrait évoluer.
Pour l’instant, Microsoft Tasks est le gestionnaire de tâches Outlook intégré. Nous allons donc nous concentrer sur celui-ci.
Utilisation du client de bureau Outlook
C’est un domaine où Microsoft excelle, et cela ne fait pas exception ici. Plusieurs méthodes permettent de créer une tâche à partir d’un email :
1. Faire glisser et déposer un email dans le volet Tâches.
2. Déplacer ou copier l’email dans le dossier Tâches via le menu contextuel du clic droit.
3. Utiliser une étape rapide pour créer la tâche.
Nous allons privilégier l’utilisation d’une étape rapide, car elle offre un excellent rapport efficacité/simplicité, et il est possible d’attribuer un raccourci clavier pour encore plus de rapidité.
Si vous n’avez jamais utilisé les tâches Outlook, nous vous recommandons de consulter notre guide du volet Tâches afin de visualiser vos tâches à côté de vos emails.
Une fois le volet Tâches ouvert, créons une étape rapide qui marque l’email comme lu, crée une tâche et déplace l’email vers vos archives. Nous allons également y ajouter un raccourci clavier pour éviter d’utiliser la souris.
Les étapes rapides permettent de définir plusieurs actions en un seul clic (ou un raccourci clavier). Leur création est simple, tout comme leur utilisation. Si vous ne les avez pas encore testées, nous avons un guide complet à ce sujet. Une fois que vous aurez pris connaissance de ce guide, créez une nouvelle étape rapide avec les actions suivantes :
1. Création d’une tâche à partir du contenu de l’email.
2. Marquer l’email comme lu.
3. Déplacer l’email vers un dossier (sélectionnez votre dossier Archive).
Choisissez un raccourci clavier, donnez un nom à l’étape (par exemple « Créer une tâche et archiver ») et cliquez sur « Enregistrer ». Elle sera visible dans la section Accueil > Étapes rapides.
Désormais, chaque fois que vous souhaitez transformer un email en tâche, cliquez simplement sur l’étape rapide (ou utilisez le raccourci clavier), et cela créera une nouvelle tâche. Le titre de la tâche sera l’objet de l’email.