Comment transcrire l'audio dans Microsoft Word
Microsoft propose une fonctionnalité de conversion audio-texte au sein de la version web de Word. Cet outil permet de transformer des enregistrements audio, qu'ils soient réalisés en direct ou importés depuis un fichier, en texte. L'application est même capable de segmenter le texte en fonction des différents intervenants. Voici comment tirer parti de cette fonction.
L'utilisation de cette fonctionnalité de transcription audio nécessite un abonnement Microsoft 365 Premium. Les utilisateurs de la version gratuite seront invités à souscrire un abonnement pour accéder à cet outil.
Enregistrement et transcription audio en temps réel
Word peut transcrire un enregistrement audio réalisé directement dans l'application. Pour cela, il est nécessaire de se connecter à Microsoft 365 et ouvrir un document Word. Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur la flèche située à côté de "Dicter", puis sélectionnez "Transcrire" dans le menu déroulant.
Lors de la première utilisation, vous devrez autoriser Microsoft à accéder à votre microphone.
Le panneau "Transcrire" s'affichera sur la droite de la fenêtre. Cliquez sur "Démarrer l'enregistrement".
Un chronomètre se met alors en marche. Vous pouvez commencer à parler. La transcription n'est pas visible en temps réel pendant l'enregistrement, Microsoft ayant jugé cette option trop distrayante lors de ses tests.
Une fois l'enregistrement terminé, cliquez sur le bouton "Pause", puis sur "Enregistrer et transcrire maintenant".
La transcription audio et son téléchargement sur OneDrive peuvent prendre quelques minutes.
Une fois la transcription achevée, elle apparaît dans le même panneau que celui utilisé pour l'enregistrement. Chaque segment de texte est accompagné d'un horodatage et du nom de l'intervenant. Word sépare automatiquement le texte en fonction des locuteurs.
Si Word détecte plusieurs intervenants, ils seront nommés "Intervenant 1", "Intervenant 2", etc. S'il ne peut identifier qu'un seul intervenant, il sera désigné par "Intervenant".
Il est possible que la transcription ne soit pas parfaitement fidèle à l'enregistrement. Vous pouvez modifier une portion de texte en survolant la partie concernée et en cliquant sur l'icône en forme de crayon.
Vous pouvez alors corriger le texte, modifier le nom de l'intervenant et appliquer ce changement à toutes ses interventions en cochant la case "Changer tous les intervenants". Une fois les modifications effectuées, cliquez sur la coche.
Si nécessaire, des commandes de lecture permettent de réécouter l'enregistrement audio. Ceci est particulièrement utile pour les transcriptions longues afin de retrouver qui a prononcé telle phrase. Voici les fonctions des boutons de lecture, de gauche à droite :
Vitesse de lecture
Retour rapide
Lecture/Pause
Avance rapide
Volume
Lorsque vous avez terminé de modifier la transcription, vous pouvez l'intégrer au document en cliquant sur le bouton "Tout ajouter au document" situé en bas du panneau.
L'enregistrement audio et le texte de la transcription apparaissent alors dans le document.
Téléchargement et transcription d'un fichier audio
Vous pouvez également transcrire un fichier audio déjà existant. Connectez-vous à Microsoft 365 et ouvrez Word. Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur la flèche à côté de "Dicter", puis sélectionnez "Transcrire" dans le menu déroulant.
Le panneau "Transcrire" s'ouvre sur la droite de la fenêtre. Cliquez sur "Télécharger audio". Les formats de fichiers audio suivants sont pris en charge :
WAV
MP4
M4A
MP3
L'explorateur de fichiers s'ouvre. Sélectionnez votre fichier audio et cliquez sur "Ouvrir".
La transcription du fichier audio démarre. La durée de l'opération dépend de la taille du fichier.
Une fois le processus terminé, le texte transcrit s'affiche dans le panneau.
En cas d'erreur dans la transcription, vous pouvez la corriger en survolant la section concernée et en cliquant sur l'icône "Crayon". Les commandes de lecture permettent de réécouter le son si nécessaire.
Vous pouvez ensuite modifier le nom de l'intervenant (et appliquer le changement à toutes ses interventions en cochant la case "Changer tous les intervenants"), ainsi que le texte de la section. Une fois les modifications terminées, cliquez sur la "Coche".
Après avoir ajusté le contenu de la transcription, cliquez sur "Tout ajouter au document".
Le fichier audio et le texte de la transcription seront alors intégrés au document Word.
Bien que perfectible, cette fonctionnalité s'avère un gain de temps non négligeable, surtout si les intervenants s'expriment de manière claire.