Comment synchroniser des feuilles de calcul Microsoft Excel
Il est tout à fait possible de connecter vos feuilles de calcul Microsoft Excel de manière à ce que toute modification apportée à l'une se répercute automatiquement sur l'autre. Vous pouvez établir ces liens aussi bien entre les différentes feuilles d'un même classeur qu'entre des classeurs Excel distincts. Examinons ensemble trois approches pour réaliser cette synchronisation.
Synchronisation via la fonction "Coller avec liaison"
L'option "Coller avec liaison" d'Excel est une solution pratique pour synchroniser vos feuilles de calcul. Prenons un exemple : vous souhaitez créer une feuille récapitulative reprenant les totaux des ventes provenant de plusieurs feuilles distinctes.
Pour commencer, ouvrez votre feuille Excel. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer le lien, puis cliquez sur le bouton "Copier" situé dans l'onglet "Accueil".
Ensuite, sélectionnez la cellule que vous voulez lier. Cliquez sur la flèche de la liste "Coller", puis choisissez l'option "Coller avec liaison".
L'adresse de la cellule synchronisée apparaît dans la barre de formule. Elle inclut le nom de la feuille suivi de l'adresse de la cellule en question.
Synchronisation via l'utilisation d'une formule
Une autre méthode consiste à élaborer la formule manuellement, sans passer par le bouton "Coller avec liaison".
Liaison de cellules entre feuilles d'un même classeur
Commencez par cliquer sur la cellule où vous souhaitez créer le lien et tapez le signe "=".
Puis, sélectionnez la feuille contenant la cellule que vous voulez lier. La référence de la feuille s'affichera dans la barre de formule.
Enfin, cliquez sur la cellule à lier. La formule complète s'affichera dans la barre de formule. Validez en appuyant sur la touche "Entrée".
Liaison de cellules entre classeurs distincts
Il est également possible de créer un lien vers une cellule se trouvant dans la feuille d'un autre classeur. Pour cela, assurez-vous que l'autre classeur est ouvert avant de commencer la saisie de la formule.
Cliquez sur la cellule où vous voulez établir le lien et tapez le signe "=". Basculez vers l'autre classeur, sélectionnez la feuille, puis cliquez sur la cellule que vous voulez lier. Le nom du classeur précédera le nom de la feuille dans la barre de formule.
Si le classeur lié est fermé, la formule indiquera le chemin d'accès complet au fichier.
Lorsque vous ouvrez un classeur contenant un lien vers un autre classeur, un message vous demandera d'activer la mise à jour des liens. Ce comportement dépend de vos paramètres de sécurité.
Cliquez sur "Activer le contenu" pour permettre la mise à jour automatique des données provenant de l'autre classeur dans le classeur actuel.
Synchronisation via une fonction de recherche
Les méthodes précédentes, basées sur des liens directs entre cellules, peuvent ne pas être optimales dans tous les cas. En effet, si les données sont triées ou déplacées, le lien renverra une valeur erronée. Dans de tels scénarios, l'utilisation d'une fonction de recherche est préférable.
De nombreuses fonctions de recherche existent, mais la plus utilisée est RECHERCHEV. Prenons-la comme exemple.
Imaginez une simple liste de données relatives à des employés.
Sur une autre feuille, des informations concernant les formations des employés sont stockées. L'objectif est de rechercher et d'afficher l'âge des employés pour l'analyse.
Cette fonction nécessite quatre informations : la valeur à rechercher, la plage de recherche, le numéro de colonne contenant la valeur à renvoyer et le type de recherche souhaité.
La formule RECHERCHEV employée est la suivante :
=RECHERCHEV(A2;Employees!A:D;4;FAUX)
Dans cette formule, A2 est l'ID d'employé à chercher dans la plage A:D de la feuille "Employees". La colonne 4 de cette plage contient l'âge à retourner. "FAUX" indique que l'on souhaite une correspondance exacte de l'ID.
La méthode de synchronisation que vous adopterez dépendra principalement de la façon dont vos données sont organisées et de l'usage que vous souhaitez en faire.