Au-delà de la simple substitution de mots ou de phrases, Word offre la possibilité de cibler et de modifier des caractères particuliers (tabulations, sauts de ligne, marques de paragraphe, etc.). Cette fonctionnalité s’avère très utile pour effectuer rapidement des ajustements qui prendraient beaucoup plus de temps si réalisés manuellement.
Dans quelles situations l’utilisation de la recherche et du remplacement de caractères spéciaux est-elle pertinente ?
Pour illustrer l’utilité de cette fonction, examinons quelques exemples concrets.
Imaginez que vous deviez relire un long document juridique. Il vous est demandé de remplacer le terme « section » par le symbole de section (§). Ce symbole, souvent utilisé dans les documents juridiques pour désigner une partie numérotée d’un texte, est représenté par deux « S » superposés. Votre document s’étend sur plus de 50 pages et comporte de nombreuses mentions de sections. Plutôt que de modifier chaque occurrence manuellement, vous pouvez aisément remplacer le mot « section » par le symbole correspondant grâce à la fonction de recherche et remplacement.
Vous venez de terminer la rédaction de votre premier roman. Votre texte comprend de nombreux mots composés avec des traits d’union. Afin d’éviter que ces mots ne soient coupés en fin de ligne, vous devez transformer les traits d’union standards en traits d’union insécables. Vous commencez par le faire à la main, puis vous vous arrêtez, conscient qu’une solution plus simple doit exister. Et c’est le cas ! En utilisant la fonction « Rechercher et remplacer », la tâche sera réalisée pour vous.
Un de vos collègues a quitté l’entreprise et vous êtes chargé de réviser un rapport sur lequel il travaillait. Le contenu du rapport est excellent, mais l’espacement des paragraphes est irrégulier. Après avoir activé l’affichage des caractères non imprimables, vous constatez la présence de doubles marques de paragraphe au lieu d’une seule. Vous pourriez corriger ces erreurs en supprimant manuellement une marque de paragraphe à chaque fois que vous en rencontrez deux. Cependant, il existe une méthode plus rapide : rechercher toutes les occurrences de deux marques de paragraphe et les remplacer par une seule.
La liste des caractères spéciaux est trop longue pour être exhaustive. Néanmoins, nous allons illustrer le processus de recherche et de remplacement à travers quelques exemples.
Premier exemple : substituer du texte par un caractère spécial
Considérez le texte suivant :
Note : Si les caractères spéciaux ne sont pas visibles dans votre document, vous pouvez les afficher en cliquant sur l’icône « Afficher/Masquer » (qui ressemble au symbole de paragraphe) dans le ruban.
Vous souhaitez remplacer toutes les occurrences du mot « Section » par le symbole de section (§). Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Accueil » du ruban Word, puis sélectionnez « Remplacer ». Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + H.
Tapez « Section » dans le champ « Rechercher ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Plus >> » afin de développer les options de la fenêtre « Rechercher et remplacer ».
Cliquez dans le champ « Remplacer par » pour y placer le curseur. Ensuite, cliquez sur le bouton « Spécial ».
Dans le menu déroulant, sélectionnez « Caractère de section ».
Notez que le champ « Remplacer par » contient à présent le code « ^% », qui correspond au symbole de section. Cliquez sur le bouton « Remplacer tout ». Dans cet exemple, 16 remplacements ont été effectués. Cliquez sur « OK », puis fermez la fenêtre « Rechercher et remplacer ».
Toutes les occurrences du mot « Section » ont été remplacées par le symbole de section.
Deuxième exemple : convertir des traits d’union normaux en traits d’union insécables
Dans l’exemple ci-dessous, notre paragraphe contient plusieurs mots composés avec un trait d’union, et trois de ces mots sont coupés en fin de ligne. Nous allons remplacer tous les traits d’union standards par des traits d’union insécables afin de maintenir l’intégrité de ces mots.
Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Remplacer » ou utilisez le raccourci Ctrl + H.
Effacez tout texte ou caractère présent dans le champ « Rechercher », puis saisissez un unique trait d’union. Cliquez sur le bouton « Plus >> » si nécessaire pour afficher les options de recherche et remplacement.
Cliquez dans le champ « Remplacer par » pour y placer le curseur. Supprimez tout texte ou caractère existant, puis cliquez sur le bouton « Spécial ».
Sélectionnez « Trait d’union insécable » dans le menu déroulant.
Le code correspondant au trait d’union insécable (« ^~ ») est maintenant affiché dans le champ « Remplacer par ». Cliquez sur le bouton « Remplacer tout ». Dans cet exemple, 11 remplacements ont été effectués. Cliquez sur « OK », puis fermez la fenêtre « Rechercher et remplacer ».
Word a remplacé tous les traits d’union normaux par des traits d’union insécables. Les mots composés ne sont plus coupés en fin de ligne.
Troisième exemple : remplacer deux marques de paragraphe par une seule
Dans cet exemple, nous souhaitons remplacer toutes les occurrences de doubles marques de paragraphe par une seule, afin de supprimer l’espacement supplémentaire entre les paragraphes.
Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Remplacer ». Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + H.
Cliquez dans le champ « Rechercher », puis supprimez tout texte ou caractère. Cliquez sur le bouton « Plus >> » pour afficher les options avancées. Cliquez sur le bouton « Spécial », puis sélectionnez « Marque de paragraphe » dans la liste déroulante.
Le code correspondant à une marque de paragraphe (« ^v ») a été inséré dans le champ « Rechercher ». Cliquez de nouveau sur le bouton « Spécial », puis sélectionnez « Marque de paragraphe » afin d’ajouter une seconde marque de paragraphe (vous pouvez aussi taper directement « ^v^v » si vous connaissez les codes).
Le champ « Rechercher » contient maintenant deux marques de paragraphe. Cliquez dans le champ « Remplacer par », supprimez tout texte ou caractère, puis cliquez sur le bouton « Spécial ». Dans le menu déroulant, choisissez « Marque de paragraphe ».
Pour terminer, cliquez sur le bouton « Remplacer tout ». Dans cet exemple, Word a réalisé huit remplacements. Cliquez sur le bouton « OK », puis fermez la fenêtre « Rechercher et remplacer ».
Toutes les occurrences de deux marques de paragraphe ont été remplacées par une seule.
Comme vous le constatez, la fonction « Rechercher et remplacer » peut s’avérer extrêmement efficace pour modifier rapidement des caractères spéciaux. Et nous n’avons fait qu’effleurer le potentiel de cette fonction. De nombreux autres caractères spéciaux peuvent être explorés dans le menu « Spécial ».