Points Essentiels à Retenir
- Pour annuler l’envoi d’un courriel dans Outlook, rendez-vous dans le dossier « Éléments envoyés », ouvrez le message concerné, cliquez sur « Fichier », puis choisissez « Renvoyer ou Rappeler » et enfin « Rappeler ce message ».
- La fonctionnalité de rappel n’est effective que sous certaines conditions, notamment si vous et le destinataire utilisez un compte Microsoft Exchange ou Microsoft 365 au sein de la même organisation.
- Il est plus sûr d’utiliser une règle dans Outlook pour différer l’envoi de vos courriels, plutôt que de dépendre du rappel, afin d’éviter les envois accidentels.
Dans la version de bureau d’Outlook, il est possible de stopper l’envoi d’un courriel si vous réagissez promptement. Nous allons vous expliquer comment utiliser la fonction de rappel, en détaillant les conditions nécessaires et en proposant une alternative.
Comment Effectuer un Rappel d’Email dans Outlook
La démarche pour demander un rappel d’un message Outlook est simple. Toutefois, son succès est une autre affaire, que nous allons examiner. Voici les étapes à suivre pour rappeler un courriel dans Outlook :
- Vous avez la possibilité de cocher la case « M’informer si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire ». Cela vous enverra un email avec le résultat de chaque tentative de rappel.
Quelles sont les Conditions pour Annuler l’Envoi d’un Email dans Outlook ?
Le rappel d’un email n’est possible que si vous et le destinataire utilisez un compte Microsoft Exchange, et il est plus susceptible de fonctionner si vous êtes au sein de la même organisation. Les comptes MAPI et POP ne sont pas compatibles. Pour connaître votre type de compte, voici la marche à suivre :
Étant donné cette restriction, le rappel ne fonctionnera pas pour les emails envoyés hors de votre organisation, par exemple vers des comptes Gmail ou Yahoo. En effet, une fois qu’un email a quitté votre serveur interne, vous n’avez plus aucun contrôle sur lui. Il n’existe pas de norme universelle obligeant un serveur de messagerie à respecter une demande de rappel ; de fait, celle-ci ne sera même pas prise en compte.
Même si vous et votre destinataire utilisez le même serveur Exchange, le succès du rappel n’est pas garanti.
Le destinataire doit impérativement ouvrir la demande de rappel avant de consulter le message initial. Si ce dernier est lu en premier, que ce soit avant ou après l’envoi de votre demande de rappel, il restera dans sa boîte de réception. Bien que le destinataire reçoive une notification de rappel, c’est à lui de décider s’il donne suite ou non à votre demande.
Toutefois, le rappel s’effectuera automatiquement en arrière-plan si le destinataire a activé l’option « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages » dans les paramètres Outlook. Ce réglage se trouve dans « Fichier » > « Options » > « Courrier » > « Suivi ». Cette fonctionnalité est effective uniquement si le destinataire n’a pas encore ouvert le courriel d’origine. S’il l’a déjà consulté, le message restera dans sa boîte de réception quel que soit ce paramètre.
De plus, si le destinataire a mis en place une règle déplaçant votre email initial de la boîte de réception vers un autre dossier, la demande de rappel échouera. De la même manière, si l’email est envoyé à une boîte de réception publique et que la demande de rappel est lue par une personne autre que le destinataire prévu, le rappel sera inopérant.
Enfin, les demandes de rappel ne peuvent pas être traitées si le destinataire consulte ses emails en dehors du logiciel Outlook sur ordinateur, par exemple via l’application web Outlook ou un appareil mobile.
Pour résumer, un rappel d’email réussi requiert que toutes ces conditions soient remplies :
- Vous et le destinataire devez utiliser le même serveur Exchange.
- Le destinataire doit ouvrir la demande de rappel avant de lire le message initial.
- Le destinataire ne doit pas avoir de règle modifiant ou déplaçant votre message original.
- Le destinataire doit ouvrir la demande de rappel via la version de bureau d’Outlook.
Comme vous pouvez le constater, le rappel d’email dépend de nombreuses conditions spécifiques. Pour optimiser vos chances de succès, agissez rapidement, mais cette procédure n’est pas infaillible. Considérez-la comme une solution de dernier recours.
Comment Différer l’Envoi d’un Email dans Outlook au Lieu de le Rappeler
Si vous avez souvent besoin d’annuler l’envoi d’un courriel, il est préférable d’opter pour une approche préventive en configurant une règle dans Outlook qui retarde l’envoi de vos messages.
Avec cette méthode, vous ne rappelez pas techniquement un email, mais vous vous accordez un laps de temps pour annuler l’envoi. Pour configurer une telle règle :
Lorsque cette règle est activée, les messages sortants resteront dans votre dossier « Boîte d’envoi » jusqu’à l’expiration du délai défini, durant lequel vous pourrez les supprimer si nécessaire.
Comme vous l’avez constaté, la procédure pour annuler l’envoi d’un email dans Outlook est simple. Cependant, le succès du rappel dépend d’un ensemble de facteurs. Dans un monde où l’accès aux emails est possible à tout moment et depuis n’importe où, il est imprudent de se fier au rappel.
Si vous envoyez souvent des emails par erreur, mieux vaut opter pour une alternative qui retarde l’envoi de vos messages. Cela empêche un envoi instantané et évite les erreurs embarrassantes.