Avec le temps, un manque d’attention ou une certaine nonchalance peuvent transformer votre Google Drive en un véritable capharnaüm, rendant la recherche de fichiers particulièrement fastidieuse. Heureusement, des solutions simples existent pour remettre de l’ordre et vous permettre de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin. Voici quelques astuces pour organiser efficacement votre espace de stockage Google Drive et le maintenir en parfait état.
Structurer vos documents avec des dossiers
Une des méthodes les plus efficaces pour organiser votre Google Drive est de créer des dossiers thématiques. Vous pouvez, par exemple, créer des répertoires dédiés aux images, aux documents textuels, aux projets spécifiques ou à toute autre catégorie pertinente pour votre usage. Cette approche facilite grandement la localisation de vos fichiers.
Pour cela, depuis votre page d’accueil Google Drive, cliquez sur le bouton « Nouveau » situé en haut à gauche, puis sélectionnez l’option « Dossier ».
Attribuez un nom clair à votre nouveau dossier, puis validez en cliquant sur « Créer ».
Une fois votre dossier créé, vous pouvez y déplacer vos fichiers en les glissant simplement depuis leur emplacement actuel.
Si vous souhaitez transférer des fichiers situés dans d’autres dossiers, rien de plus simple : sélectionnez les éléments concernés, effectuez un clic droit, et choisissez « Déplacer vers ».
Sélectionnez ensuite le dossier de destination, validez, et le transfert de vos fichiers s’effectuera instantanément.
Adopter une nomenclature claire
Il est essentiel d’adopter une convention de nommage qui vous permette de différencier facilement vos fichiers et dossiers. Au fur et à mesure que votre espace de stockage se remplit, des noms bien pensés vous éviteront d’avoir à ouvrir de nombreux documents pour trouver celui que vous cherchez. Évitez les noms trop vagues, surtout si vous avez plusieurs feuilles de calcul ou autres documents similaires.
Pour renommer un fichier ou un dossier, faites un clic droit dessus et sélectionnez « Renommer ».
Attribuez un nom court et explicite, puis cliquez sur « OK » pour valider.
Veillez à maintenir une approche cohérente dans le nommage de vos fichiers et dossiers, afin de savoir toujours où trouver un élément spécifique et ce qu’il contient.
Supprimer les éléments superflus
Après avoir trié vos fichiers dans des dossiers thématiques, il est probable que vous vous retrouviez avec des doublons ou des documents inutiles. C’est le moment de supprimer ces éléments qui encombrent votre Drive et prennent inutilement de l’espace de stockage.
Pour supprimer un fichier, sélectionnez-le, faites un clic droit, puis choisissez l’option « Supprimer ».
Google Drive ne vous demandera pas de confirmation avant la suppression, mais vous offrira la possibilité d’annuler l’action. Cliquez sur « Annuler » pour restaurer le fichier.
Si vous avez manqué l’opportunité d’annuler la suppression, vous pouvez retrouver les fichiers dans la corbeille, accessible depuis le menu latéral. Faites un clic droit sur les fichiers que vous souhaitez récupérer, puis sélectionnez « Restaurer ».
Les fichiers restaurés retrouveront alors leur emplacement d’origine dans votre Drive.
Utiliser des liens symboliques
Google Drive propose une fonctionnalité intéressante : la création de liens symboliques. Ceux-ci vous permettent de faire apparaître un fichier ou un dossier dans un autre endroit de votre Drive, sans pour autant occuper d’espace de stockage supplémentaire. Google conserve une seule version du fichier sur le cloud, et affiche un lien vers cette version à chaque emplacement où vous la liez.
Si vous supprimez un lien symbolique, toutes les instances de ce lien disparaîtront également – y compris l’original. Pour supprimer un lien sans affecter le fichier source, il faut le dissocier via le panneau « Détails ». Voici la marche à suivre :
Sélectionnez un fichier ou un dossier, puis appuyez sur les touches Maj + Z pour afficher un menu contextuel spécifique.
Naviguez jusqu’au dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le lien, puis cliquez sur « Ajouter ».
Pour supprimer un lien symbolique, faites un clic droit dessus, puis choisissez « Afficher les détails ».
Dans le panneau « Détails », cliquez sur le « X » situé à côté de l’emplacement que vous souhaitez dissocier.
Assurez-vous de ne supprimer que le lien, et non le fichier d’origine. Si vous supprimez le fichier source, le lien deviendra caduc.
Marquer les fichiers et dossiers importants
La fonctionnalité de mise en favoris de Google Drive est similaire au suivi d’e-mails dans Gmail. Lorsque vous marquez un fichier ou un dossier comme favori, il est ajouté à une section dédiée, accessible directement depuis le menu latéral gauche.
Pour marquer un élément comme favori, faites un clic droit dessus et sélectionnez « Ajouter aux favoris ».
Pour accéder à vos favoris, cliquez sur « Favoris » dans le menu situé à gauche de l’écran.
L’élément reste à son emplacement d’origine, mais Google Drive crée un lien symbolique vers celui-ci dans le répertoire « Favoris ».
Attribuer des couleurs à vos dossiers
Par défaut, Google Drive utilise le gris pour tous les dossiers. Si la couleur n’est pas un élément essentiel, vous pouvez attribuer des couleurs à vos dossiers afin de les distinguer plus facilement et de les faire ressortir. Vous avez le choix parmi 24 couleurs différentes pour personnaliser votre Google Drive.
Pour modifier la couleur d’un dossier, faites un clic droit dessus, pointez le curseur de la souris sur « Changer de couleur », puis choisissez la couleur souhaitée.
La couleur du dossier sera instantanément modifiée. Cette option est disponible pour tous les dossiers de votre Drive.
Quelle que soit la désorganisation de votre Drive, il est tout à fait possible de retrouver rapidement une structure claire et organisée grâce à ces astuces. Fini le sentiment de désarroi à chaque ouverture de votre Google Drive, ces conseils simples vous permettront de maîtriser votre espace de stockage et d’éviter l’encombrement qui s’accumule au fil du temps.