Chaque jour, nous sommes censés accomplir un certain nombre de tâches, mais elles ne sont pas toutes urgentes ou importantes d’ailleurs. Apprendre à utiliser Eisenhower Matrix vous aidera à hiérarchiser vos tâches et à devenir plus productif.
La méthode ou matrice Eisenhower est une approche populaire utilisée par des millions de personnes dans le monde pour prioriser les tâches que vous avez en main. Avec son aide, vous pouvez classer vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il vous aide également à comprendre les tâches qui doivent être déléguées à d’autres ou supprimées.
Dans cet article, nous examinerons cette matrice, son importance dans la gestion des tâches et la productivité, les moyens de la mettre en œuvre et certaines ressources de modèle.
Table des matières
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice Eisenhower est un cadre pour la hiérarchisation des tâches et la gestion du temps. Contrairement à une liste de tâches habituelle, elle vous permet de catégoriser et de hiérarchiser vos tâches importantes et urgentes. Il est également connu sous le nom de matrice de décision Eisenhower, matrice urgente-importante et boîte Eisenhower.
Traditionnellement, cela ressemble à une boîte carrée à quatre quadrants. Chaque quadrant représente l’urgence ou l’importance d’une tâche particulière. Les cases sur l’axe des x représentent les tâches urgentes et non urgentes, tandis que les cases de l’axe des y montrent les tâches importantes et sans importance.
Importance de la matrice d’Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches
Identification des tâches prioritaires
Cette matrice vous permet d’identifier et de vous concentrer d’abord sur les tâches les plus importantes en mesurant leur urgence et leur importance. Déléguer les tâches moins importantes
Identifiant les tâches urgentes mais non importantes, la matrice vous permet de les déléguer aux membres de l’équipe. Ainsi, vous avez le temps de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Suivre le progrès
Cette matrice est également utile pour surveiller la progression des tâches et identifier les goulots d’étranglement. Ainsi, vous pouvez terminer vos projets à temps.
Suppression des tâches inutiles
Les tâches qui ne sont pas urgentes ou importantes peuvent être supprimées complètement de votre liste de tâches. Ainsi, votre liste de tâches ne sera pas submergée.
Gagner du temps
Si vous avez une longue liste de tâches qui ne sont pas triées en fonction de leur priorité, vous perdez beaucoup de temps à décider laquelle effectuer en premier. Eisenhower Matrix résout ce problème et vous indique par quelle tâche commencer.
Comment utiliser la matrice Eisenhower comme outil de productivité
- Vous devez apprendre à utiliser cette matrice de la bonne manière pour obtenir le maximum d’avantages. Selon vos préférences, vous pouvez créer une matrice pour les tâches quotidiennes ou combiner votre liste de tâches mensuelle. Dans les deux cas, une pratique régulière augmentera votre perfection.
- L’identification précise de la tâche la plus cruciale assurera votre productivité maximale. Choisissez des tâches qui auront le maximum d’impact dans votre vie ou votre travail.
- Les tâches qui relèveront de la catégorie des délégués doivent être attribuées à quelqu’un d’autre. Découvrez quel membre de l’équipe est le plus approprié pour ces tâches et déléguez-leur les tâches.
- À moins que votre matrice ne soit destinée aux tâches quotidiennes, vous devez la revoir régulièrement. Vérifiez votre emploi du temps quotidien et mettez à jour la matrice en fonction de votre emploi du temps quotidien et des nouvelles affectations de tâches.
- Cochez les tâches terminées, car cela vous offrira un sentiment d’accomplissement et de réussite. Cela vous rendra également plus productif.
- Après avoir créé cette matrice, vous devez accomplir sincèrement les tâches. Beaucoup de gens finissent par remettre à plus tard les tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Cependant, c’est un grand non-non si vous voulez rester productif.
- Le niveau d’urgence et d’importance change dans une tâche. Vous devez être flexible pour rester productif, quelles que soient les tâches qui vous attendent.
Guide étape par étape pour mettre en œuvre la matrice d’Eisenhower
Pour créer une matrice Eisenhower manuelle, vous devez dessiner quatre cases à l’intérieur d’une boîte de forme carrée. Ainsi, vous obtenez quatre quadrants qui doivent être nommés Do, Schedule, Delegate et Delete. Pour une meilleure compréhension, rappelez-vous que les deux colonnes doivent contenir les tâches urgentes et non urgentes.
D’autre part, les lignes doivent avoir des tâches importantes et non importantes. Voyons maintenant comment inclure les tâches dans différents quadrants de la matrice :
Quadrant 1 : Faire
Le tout premier quadrant contient des tâches à la fois importantes et urgentes. Habituellement, les tâches dont les échéances approchent sont incluses dans cette case. Ces tâches doivent être accomplies aujourd’hui ou demain.
Quadrant 2 : Calendrier
Dans le deuxième quadrant, vous mettez les tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Ici, vous placez généralement les tâches qui vous aident, vous ou votre entreprise, à long terme, même si elles ne montrent aucun effet immédiat. Lors de la planification d’une tâche, assurez-vous que vous n’avez pas besoin de la déplacer vers la catégorie Faire en réservant suffisamment de temps.
Quadrant 3 : Déléguer
Il y a toujours des tâches urgentes mais pas importantes. Dans ce cas, vous devez placer ces tâches dans le troisième quadrant et les déléguer à d’autres. Si d’autres membres de l’équipe sont occupés ou si personne ne peut accomplir cette tâche, vous pouvez les reporter à plus tard.
Ces tâches ont généralement un impact négatif sur votre productivité. Par conséquent, il est préférable de déléguer cela et de les suivre via des e-mails ou des outils de gestion des tâches
Quadrant 4 : Supprimer
Le quatrième ou le dernier quadrant de cette matrice contient des tueurs de productivité qui ne sont ni urgents ni importants. Vous devez les identifier et les éliminer de votre liste de tâches pour devenir plus productif.
Voici quelques plates-formes sur lesquelles vous pouvez obtenir des modèles de matrice Eisenhower et les personnaliser avec vos propres tâches.
Feuille intelligente
Smartsheet propose une bonne collection de modèles de matrice Eisenhower que vous pouvez télécharger directement. Les modèles sont disponibles aux formats Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Miró
Miro propose également un modèle de matrice Eisenhower dans lequel vous pouvez hiérarchiser ou déléguer les tâches selon vos besoins. La couleur, le format et le texte du modèle peuvent être modifiés sur l’interface Miro et partagés avec d’autres.
lundi.com
Sur monday.com, vous obtenez notre modèle basé sur la matrice Eisenhower pour gérer vos tâches et améliorer la productivité. Il vous permet de déterminer l’action en fonction de l’urgence et de l’importance. De plus, vous pouvez attribuer des tâches à des coéquipiers et mettre à jour le statut de la tâche.
Notion
Les utilisateurs de Notion peuvent également utiliser le modèle pour Eisenhower Matrix. Il vous permet d’ajouter des balises d’urgence et d’importance et de marquer comme terminée lorsqu’une tâche est terminée.
Créativement
Le modèle Eisenhower Matrix de Creately est hautement personnalisable. Vous pouvez y ajouter différentes formes et images. La taille des cases peut également être modifiée. Vous pouvez également le partager avec vos collègues.
Asana
Asana vous permet de créer votre propre modèle en catégorisant les tâches. Vous pouvez ajouter des balises appropriées sur chaque tâche pour comprendre quelle tâche effectuer en premier et laquelle déléguer.
Vertex42
Le modèle disponible sur Vertex42 est adapté pour Excel et Google Sheets. Cependant, vous pouvez également télécharger la version PDF modifiable et y apporter des modifications. Lorsqu’une tâche est terminée, vous pouvez l’identifier avec la coche.
Evernote
Le modèle Evernote Eisenhower Matrix comporte quatre quadrants dans lesquels vous pouvez trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il vous permet également d’ajouter des noms pour les personnes qui seront en charge des tâches déléguées. À la fin d’une tâche, vous pouvez même la marquer comme terminée afin que les coéquipiers puissent le savoir.
Xtension
Xtensio dispose d’un modèle basé sur un code couleur que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Avec son aide, votre équipe peut facilement savoir quelle tâche effectuer en premier.
HubSpot
Si vous recherchez des modèles adaptés à Excel et Google Sheets, HubSpot est l’endroit idéal pour les trouver. Vous pouvez télécharger ce modèle sur votre ordinateur et le modifier à l’aide des applications mentionnées. Il peut également être partagé avec les membres de votre équipe.
Moqups
Moqups a un modèle modifiable pour la matrice Eisenhower que vous pouvez modifier sur cette plate-forme. Outre le code de couleur pour chaque quadrant, il existe également des emoji pertinents qui expriment son niveau de signification.
Paradigme visuel en ligne
Visual Paradigm Online propose des modèles qui peuvent être facilement personnalisés à l’aide d’outils de dessin en ligne. Vous pouvez modifier sa taille, ajouter du texte de votre choix, ajouter différentes images et formes et effectuer un dessin à main levée.
Conclusion
N’importe qui peut utiliser Eisenhower Matrix dans sa vie personnelle ou professionnelle pour découvrir les tâches qui nécessitent une attention immédiate. Il vous aide à hiérarchiser les tâches urgentes et à supprimer celles qui ne sont pas nécessaires de votre liste de tâches.
Vous pouvez suivre les instructions données ci-dessus pour mettre en œuvre cette méthode. Ou vous pouvez utiliser les modèles des ressources données. Consultez également la matrice de priorisation des projets.