Si vous utilisez régulièrement plusieurs calendriers dans Outlook en ligne, vous savez à quel point cela peut s’avérer pratique, mais aussi rapidement devenir confus. Heureusement, des outils comme les couleurs et les « charmes » permettent d’identifier en un coup d’œil à quel calendrier appartient chaque événement.
Outlook offre la possibilité d’afficher différents types de calendriers en plus de votre calendrier principal. Vous pouvez notamment visualiser les calendriers que vous avez créés, ceux qui sont partagés avec d’autres personnes, les calendriers de groupes auxquels vous appartenez, ainsi que les calendriers de Planner. Ces calendriers peuvent être affichés individuellement ou combinés.
L’affichage simultané de plusieurs calendriers peut rendre la lecture un peu complexe. Afin de simplifier cette distinction, Microsoft a intégré un système de couleurs, ainsi que des icônes (les « charmes »), que vous pouvez utiliser pour identifier les événements, soit par défaut pour un calendrier, soit de manière spécifique pour certains événements.
Par défaut, votre calendrier principal affiche les événements en bleu, sans charme.
Pour afficher des calendriers supplémentaires, il suffit de les cocher dans la barre latérale située à gauche.
Les événements de ces calendriers seront alors visibles dans votre vue du calendrier. Outlook attribue automatiquement une couleur différente à chaque calendrier par défaut.
Dans l’exemple présenté, on constate que deux événements ont déjà un « charme » attribué.
Outlook applique ces charmes automatiquement lorsqu’il détecte un mot-clé correspondant. Dans l’exemple, l’événement vert « L’anniversaire de Mike » affiche un charme de gâteau d’anniversaire, tandis que l’événement rouge comprenant le mot « tutoriel » affiche un charme de stylo et papier. D’autres mots clés comme « dentiste », « médecin », « vacances » ou « voiture » peuvent également déclencher l’ajout automatique d’un charme.
Vous pouvez personnaliser manuellement la couleur d’un calendrier en cliquant sur les trois points situés à côté du nom du calendrier dans la barre latérale, puis en choisissant l’option « Couleur ».
Une fois la nouvelle couleur choisie, tous les événements du calendrier concerné adopteront cette couleur.
De la même manière, vous pouvez définir un « charme » par défaut pour un calendrier, qui s’appliquera alors à tous les événements de ce calendrier. Pour cela, cliquez sur les trois points à côté du calendrier et sélectionnez l’option « Charme ».
Sélectionnez le charme souhaité et il sera automatiquement appliqué à tous les événements du calendrier.
L’événement mentionné précédemment, qui avait un charme de stylo et papier automatiquement appliqué par Outlook, conserve ce charme.
Bien qu’un charme automatique remplace le charme par défaut du calendrier, il est possible de le modifier. Il suffit de double-cliquer sur l’événement concerné pour l’ouvrir et de sélectionner l’option « charme ».
Une boîte de dialogue s’ouvre alors, vous permettant de choisir un nouveau charme. Pour rétablir le charme par défaut du calendrier, il faut cliquer sur le cercle situé en haut à gauche de la boîte de dialogue, afin de supprimer le charme personnalisé.
L’événement adoptera alors le charme par défaut défini pour son calendrier.
Si vous ne souhaitez pas définir un charme par défaut pour un calendrier, mais que vous voulez personnaliser les charmes de certains événements, la procédure est identique. Double-cliquez sur l’événement pour l’ouvrir, puis cliquez sur le cercle situé à côté du titre.
Choisissez le charme désiré dans la boîte de dialogue et cliquez dessus pour l’appliquer à l’événement.
Une fois l’événement fermé, le charme personnalisé sera visible dans le calendrier.
Bien qu’il ne soit pas possible d’ajouter vos propres couleurs ou charmes dans Outlook, la variété de couleurs et de breloques proposée est généralement suffisante pour distinguer les différents calendriers. Cela permet d’éviter la confusion que pourrait engendrer un affichage uniforme de plusieurs calendriers.