Il arrive souvent que l’on souhaite intégrer des données issues d’une feuille de calcul Google dans un document ou une présentation Google. Bien qu’il ne soit pas possible d’insérer directement des cellules ou des lignes de Google Sheets, une solution consiste à créer un tableau, un graphique ou une diapositive, puis à les insérer dans votre document ou présentation.
Note: Pour illustrer ce processus, nous utiliserons Google Docs. L’insertion de graphiques dans Google Slides fonctionne de manière très similaire.
Avant toute chose, il est nécessaire de générer un graphique dans votre feuille de calcul Google Sheets. Pour cela, rendez-vous sur la page d’accueil de Google Sheets et ouvrez une feuille de calcul existante ou créez-en une nouvelle.
Une fois vos données saisies et enregistrées dans la feuille de calcul, sélectionnez toutes les cellules contenant les informations pertinentes et cliquez sur « Insérer » puis sur « Graphique ». Choisissez le type de graphique qui convient le mieux à vos données, apportez les ajustements nécessaires et personnalisez-le. Ensuite, vous pouvez fermer Sheets. Pas d’inquiétude, Google enregistre automatiquement vos modifications à chaque étape. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la création de graphiques dans Google Sheets, de nombreuses ressources sont disponibles en ligne.
Après avoir créé votre graphique dans Google Sheets, ouvrez Google Docs et démarrez un nouveau document ou ouvrez un document existant pour y insérer votre graphique. Cliquez sur « Insérer », passez le curseur sur « Graphique », puis choisissez « À partir de feuilles ».
Une liste des feuilles de calcul disponibles apparaîtra. Choisissez celle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur « Sélectionner ».
Dans la fenêtre qui s’affiche, vous verrez tous les graphiques de cette feuille qui peuvent être importés. Cliquez sur le graphique de votre choix, puis sur « Importer ».
Une option importante vous est proposée ici. Vous remarquez la case à cocher « Lien vers la feuille de calcul » dans la capture d’écran ci-dessus ? Si vous la cochez, le graphique inséré dans votre document (ou diapositive) sera lié au graphique original de votre feuille de calcul. Les modifications que vous apporterez à votre feuille se répercuteront automatiquement sur le graphique inséré dans votre document. Si vous désactivez cette case, le graphique sera en quelque sorte « figé » dans le temps. Si vous souhaitez le mettre à jour, vous devrez le réinsérer.
Si vous choisissez de conserver le lien actif, vous pourrez à tout moment cliquer sur le bouton « Mettre à jour » pour synchroniser les données du graphique (ou du tableau) avec les données de votre feuille de calcul.
Il est important de noter que ces graphiques sont enregistrés sous forme d’images. Ainsi, si le graphique original n’est pas correctement dimensionné ou mis à l’échelle pour que toutes les données soient visibles, il est possible que certains éléments soient coupés lors de la mise à jour.
Et voilà ! Vos données Google Sheets sont maintenant intégrées à votre document Google.
Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez plus que votre graphique soit mis à jour et lié à votre feuille de calcul, vous pouvez le sélectionner, puis cliquer sur l’icône de chaîne et sur « Dissocier » pour supprimer la liaison.
Cela désactive la possibilité que les modifications apportées à votre feuille de calcul soient automatiquement répercutées dans votre document. Si vous souhaitez mettre à jour le graphique ou rétablir le lien, vous devrez répéter les étapes décrites précédemment.