Comment envoyer un e-mail à un canal Microsoft Teams spécifique
Microsoft Teams est un outil formidable pour les échanges de messages entre collègues. Cependant, comment faire lorsqu'on souhaite partager un email avec eux ? Plutôt que de le transférer ou de copier-coller son contenu dans Teams, il existe une solution pour l'envoyer directement dans un canal spécifique.
Les plateformes de chat internes ont le potentiel de réduire considérablement le volume d'emails. Un inconvénient majeur apparaît lorsqu'il s'agit d'emails provenant de personnes extérieures à votre équipe, qu'il faut partager avec des collaborateurs.
Autrefois, il était courant de transférer l'email aux membres de l'équipe. Cependant, avec l'adoption d'applications de chat comme Microsoft Teams, cette pratique semble dépassée. Ces applications sont conçues pour limiter le flux d'emails et centraliser la communication. Transférer des emails à des personnes faisant partie de la même équipe va donc à l'encontre de cet objectif.
Microsoft a pris conscience de cette problématique et a mis en place une méthode simplifiée pour envoyer un email directement dans un canal Teams.
Pour cela, rendez-vous dans le canal Microsoft Teams où vous voulez envoyer l'email, cliquez sur les trois points situés dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "Obtenir l'adresse e-mail" dans le menu déroulant.
Dans le panneau qui s'affiche, cliquez sur le bouton "Copier" pour enregistrer l'adresse dans votre presse-papier.
Il ne vous reste plus qu'à coller cette adresse dans le champ destinataire de votre email, puis l'envoyer. C'est aussi simple que cela !
Si vous êtes le propriétaire de l'équipe, vous avez la possibilité de restreindre l'accès à cette adresse email en cliquant sur le lien "Paramètres avancés" lorsque vous consultez l'adresse du canal.
Choisissez qui peut envoyer des emails à votre équipe en sélectionnant l'une des options proposées. Si vous souhaitez que seuls les membres de votre organisation puissent envoyer un email au canal, sélectionnez "Uniquement les emails envoyés à partir de ces domaines" et ajoutez le nom de domaine de votre entreprise.
Cliquez sur "Enregistrer" pour valider les modifications et quitter les paramètres avancés.
Si vous souhaitez interdire l'envoi d'emails à ce canal, vous pourriez être tenté de cliquer sur "Supprimer l'adresse e-mail".
Cependant, il s'agit d'une pratique à éviter. La suppression de l'adresse email d'un canal existant la désactive, mais il est toujours possible de générer une nouvelle adresse via Options > Obtenir l'adresse email.
Cette fonctionnalité pourrait être utile en cas de spam du canal, mais si vous souhaitez simplement une nouvelle adresse, cliquez sur "Supprimer l'adresse e-mail".
Un panneau de confirmation s'affichera. Cliquez sur "Supprimer" pour désactiver l'adresse email associée au canal.
