Comment envoyer un e-mail à un canal Microsoft Teams
Microsoft Teams facilite le partage de fichiers entre utilisateurs, que ce soit via l'application de bureau ou mobile. Il est important de noter que sur l'application mobile, les documents partagés sont généralement supprimés après deux semaines, à moins d'être préalablement téléchargés sur SharePoint, puis partagés via un lien.
L'application de bureau, les applications mobiles et SharePoint constituent les trois principales méthodes de diffusion de fichiers au sein d'un canal Microsoft Teams. De plus, les détenteurs de licences Microsoft Teams payantes (professionnelles ou d'entreprise) ont la possibilité de générer une adresse e-mail spécifique pour chaque canal d'une équipe.
Cette adresse e-mail, en fonction des paramètres définis pour le canal, permet d'acheminer des messages et des fichiers vers le canal depuis n'importe quel service ou client de messagerie.
Utiliser l'adresse e-mail d'un canal Microsoft Teams
Pour pouvoir créer une adresse e-mail pour un canal Microsoft Teams, il est impératif de:
Détenir une licence Microsoft Teams payante (professionnelle ou d'entreprise). Être désigné comme administrateur de l'équipe à laquelle appartient le canal concerné.
1. Génération de l'adresse e-mail du canal
La procédure de création d'une adresse e-mail pour un canal est relativement simple.
Démarrez l'application Microsoft Teams sur votre ordinateur. Dans le menu de gauche, sélectionnez "Équipes". Choisissez l'équipe puis le canal pour lesquels vous souhaitez activer une adresse e-mail. Cliquez sur le bouton "Plus d'options" (représenté généralement par trois points) situé à côté du nom du canal. Dans le menu contextuel, sélectionnez l'option "Obtenir une adresse e-mail".
Une boîte de dialogue affichant l'adresse e-mail du canal s'ouvre. Vous pouvez la copier. En cliquant sur "Paramètres avancés", vous pouvez ajuster qui est autorisé à envoyer des e-mails à ce canal. Terminez en cliquant sur "Enregistrer".
2. Envoi d'un e-mail vers le canal
Une fois l'adresse e-mail du canal générée, vous pouvez l'utiliser pour y envoyer des messages.
Ouvrez votre client ou service de messagerie habituel et initiez un nouveau message. Dans le champ "À" ou "Destinataire", saisissez l'adresse e-mail du canal Teams que vous avez précédemment obtenue. Ajoutez un objet et un corps à votre message, puis joignez des fichiers si nécessaire. Envoyez l'e-mail.
3. Réception des e-mails dans le canal
Les e-mails envoyés à l'adresse d'un canal Microsoft Teams apparaissent sous forme de messages dans la conversation du canal.
Ouvrez Microsoft Teams. Sélectionnez "Équipes" dans le volet de gauche. Choisissez l'équipe et le canal concernés. L'e-mail envoyé apparaîtra comme un nouveau message dans le fil de discussion.
En cliquant sur le bouton "Plus d'options" (trois points) associé à une pièce jointe, vous avez la possibilité de la télécharger ou de l'ouvrir directement dans Teams. Si vous cliquez sur "Afficher l'e-mail d'origine", le message sera téléchargé au format EML. Tous les e-mails et leurs pièces jointes sont accessibles via l'onglet "Fichiers" du canal, dans le dossier "Messages électroniques". Ces messages sont également consultables depuis SharePoint. Les membres de l'équipe peuvent répondre à ces e-mails, mais ces réponses resteront internes à la plateforme Microsoft Teams.
4. Suppression de l'adresse e-mail du canal
Il peut arriver qu'un canal n'ait plus besoin d'une adresse e-mail. Dans ce cas, vous pouvez soit supprimer le canal lui-même, soit, si le canal est nécessaire, simplement désactiver l'adresse e-mail associée.
Ouvrez Microsoft Teams. Sélectionnez "Équipes". Choisissez l'équipe et le canal dont vous souhaitez supprimer l'adresse e-mail. Cliquez sur "Plus d'options" à côté du nom du canal. Sélectionnez "Obtenir une adresse e-mail". Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur "Supprimer l'adresse e-mail". L'adresse e-mail du canal sera immédiatement supprimée.
Conclusion
L'utilisation d'une adresse e-mail pour un canal apporte une flexibilité accrue lors du partage de fichiers ou de la diffusion de messages. Il faut noter que cette communication est unidirectionnelle ; les utilisateurs ne peuvent envoyer que des messages depuis leur service de messagerie. Pour participer à la conversation, il est nécessaire de faire partie de l'équipe concernée. Si vous avez besoin de recevoir des fichiers de personnes extérieures à une équipe tout en assurant la collaboration au sein de celle-ci, l'adresse e-mail du canal est une fonctionnalité très utile.