Comment créer une signature dans Outlook pour Office 365 sur Windows 10

Outlook offre la possibilité de personnaliser vos messages avec plusieurs signatures. Si vous êtes utilisateur d'Outlook avec Office 365, vous avez la liberté de concevoir votre signature électronique tant sur l'interface web que sur l'application de bureau. L'avantage réside dans la capacité de choisir la signature la plus appropriée pour chaque message que vous composez. Découvrez comment configurer une signature dans Outlook pour Office 365.

Personnalisation des signatures dans Outlook pour Office 365

Démarrez Outlook sur votre ordinateur Windows 10 et dirigez-vous vers le menu Fichier, puis sélectionnez Options. Une fois dans la fenêtre Options, accédez à l'onglet Courrier et cliquez sur le bouton intitulé «Signatures».

Une nouvelle fenêtre apparaîtra alors. Procédez en cliquant sur «Nouveau», et attribuez un nom distinctif à votre signature. Privilégiez un nom concis et clair. Si vous gérez plusieurs comptes de messagerie avec Outlook, le menu déroulant «Compte de messagerie» vous permettra de sélectionner celui auquel vous désirez associer une signature. Il est important de noter que les signatures sont créées individuellement pour chaque compte. Une fois le nom défini, rédigez votre signature dans le champ «Modifier les signatures» situé juste en dessous.

Dans le cadre d'une signature Outlook Office 365, vous avez toute la liberté d'inclure du texte et de le mettre en forme à votre guise. Vous pouvez également y intégrer une carte de visite, des images et des liens hypertexte. Il est recommandé de privilégier la simplicité et, si possible, d'éviter d'ajouter des images. Certains services de messagerie pourraient bloquer leur affichage, ce qui pourrait nuire à l'aspect professionnel de votre signature. Dans d'autres cas, cela pourrait même entraîner la classification de votre message comme spam.

Intégration d'une signature

Par défaut, Outlook insère une signature parmi celles que vous avez configurées, mais il vous est possible de la modifier à tout moment. Pour cela, lors de la rédaction d'un message, accédez au menu déroulant «Signature» dans l'onglet Message, et sélectionnez la signature que vous souhaitez utiliser. Si vous choisissez l'option «Signatures», vous serez dirigé vers l'éditeur de signatures d'Outlook, où vous aurez la possibilité de modifier ou de créer d'autres signatures.

Les signatures que vous ajoutez seront visibles par vos destinataires, quel que soit le support (ordinateur ou mobile) ou l'application (Gmail, Thunderbird, Mail sur macOS, Mail sur Windows 10, etc.) qu'ils utilisent pour consulter votre message. Les signatures d'Outlook ont la priorité sur celles que vous auriez pu configurer sur la version web d'un service de messagerie. Ainsi, par exemple, même si vous avez créé une signature dans Gmail, si vous utilisez Outlook pour envoyer un message depuis votre compte Gmail, ce sera la signature configurée dans Outlook qui sera utilisée. Si aucune signature n'a été créée dans Outlook, le message sera envoyé sans signature.