Que vous soyez un travailleur indépendant collaborant avec plusieurs entités ou une entreprise envisageant d’accorder des facilités de crédit à ses clients, la création d’une facture est indispensable. Élaborer une facture personnalisée dans Excel est un processus simple qui vous permettra de soumettre rapidement vos demandes de paiement et d’encaisser vos revenus.
Utiliser un modèle de facture
Concevoir une facture basique dans Excel est à la portée de tous. Quelques tableaux, des règles simples, quelques données et le tour est joué. Une autre possibilité consiste à utiliser les nombreux sites web proposant des modèles de factures gratuits, conçus par des experts-comptables. Ces modèles peuvent être utilisés tels quels ou servir de base pour la création de votre propre modèle personnalisé.
Excel met également à disposition une collection de modèles de factures. Pour y accéder, ouvrez Excel, puis cliquez sur l’onglet « Fichier ».
Dans le menu qui apparaît, sélectionnez « Nouveau » puis tapez « Facture » dans la barre de recherche.
Validez votre recherche et une sélection de modèles de factures s’affichera.
Parcourez les modèles proposés et sélectionnez celui qui correspond à vos besoins.
Créer une facture simple dans Excel à partir de zéro
Pour concevoir une facture élémentaire dans Excel, il est nécessaire de comprendre quelles informations sont requises. Afin de simplifier le processus, nous allons créer une facture en utilisant les informations indispensables pour obtenir un paiement. Voici les éléments nécessaires :
Informations du vendeur
Nom
Adresse
Numéro de téléphone
Informations sur l’acheteur
Nom de l’entreprise
Adresse
Date de la facture
Numéro de la facture
Description de l’article (service ou produit vendu)
Prix de l’article (produit ou service individuel)
Montant total dû
Mode de paiement
Mettons-nous au travail.
Ouvrez une feuille de calcul Excel vierge. La première étape consiste à masquer le quadrillage, afin d’obtenir une feuille de travail épurée. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Affichage » et décochez la case « Quadrillage » dans la section « Afficher ».
Ajustons maintenant la taille de certaines colonnes et lignes. Cela permettra d’allouer davantage d’espace pour les informations plus longues comme les descriptions d’articles. Pour modifier la taille d’une ligne ou d’une colonne, cliquez et glissez.
Par défaut, la hauteur des lignes est de 20 pixels et la largeur des colonnes de 64 pixels. Voici une configuration optimisée pour vos lignes et colonnes :
Lignes:
Ligne 1: 45 pixels
Colonnes:
Colonne A: 385 pixels
Colonne B: 175 pixels
Colonne C: 125 pixels
La ligne 1 contiendra votre nom ainsi que la mention « Facture ». Ces informations devant être immédiatement visibles par le destinataire, nous leur allouons un espace plus important en augmentant la taille de la police afin de capter l’attention du lecteur.
La colonne A contiendra la plupart des informations importantes (et potentiellement longues) de la facture, notamment les informations sur l’acheteur et le vendeur, la description de l’article et le mode de paiement. La colonne B, dédiée aux dates, n’a pas besoin d’autant d’espace. Enfin, la colonne C affichera le numéro de facture, la date de la facture, le prix unitaire de chaque article ainsi que le montant total dû. Ces informations étant courtes, elles ne nécessitent pas beaucoup d’espace.
Ajustez vos lignes et cellules selon les spécifications recommandées, et commençons à saisir les informations !
Dans la colonne A, ligne 1, entrez votre nom. Augmentez la taille de la police (environ 18 points) et mettez le texte en gras afin qu’il se démarque.
Dans la colonne B, ligne 1, saisissez « Facture » en lettres majuscules pour indiquer immédiatement la nature du document. Nous recommandons une police de 28 points. N’hésitez pas à choisir une couleur plus claire si vous le souhaitez.
Dans la colonne A, rangées 4, 5 et 6, nous allons entrer notre adresse et notre numéro de téléphone.
Dans la colonne B, lignes 4 et 5, saisissez « DATE : » et « FACTURE : » en gras et alignez le texte à droite. Dans la colonne C, lignes 4 et 5, vous entrez la date réelle et le numéro de facture.
Enfin, pour la dernière partie des informations de base, nous allons saisir le texte « Facturer à : » (en gras) dans la colonne A, ligne 8. En dessous, aux lignes 9, 10 et 11, nous entrerons les informations du destinataire.
Il est maintenant nécessaire de créer un tableau pour énumérer nos articles, les dates de livraison et les montants respectifs. Voici comment nous allons procéder :
Tout d’abord, nous allons fusionner les colonnes A et B dans la ligne 14. Cela servira d’en-tête pour nos éléments répertoriés (colonne A, lignes 15 à 30) et nos dates d’exécution (colonne B, lignes 15 à 30). Après avoir fusionné les colonnes A et B dans la ligne 14, ajoutez une bordure à la cellule. Pour cela, rendez-vous dans la section « Police » de l’onglet « Accueil », sélectionnez l’icône de bordure et choisissez le type de bordure souhaité. Pour le moment, nous allons utiliser « Toutes les bordures ».
Répétez l’opération pour la cellule C14. N’hésitez pas à ajouter une couleur à vos cellules si vous le souhaitez. Nous allons opter pour un gris clair. Pour colorer vos cellules, sélectionnez-les, sélectionnez la flèche à côté de l’icône « Couleur de remplissage » dans la section « Police de l’onglet « Accueil », et choisissez votre couleur dans le menu déroulant.
Dans la première cellule colorée, tapez « DESCRIPTION » et alignez le texte au centre. Pour C14, tapez « MONTANT » avec un alignement centré. Mettez le texte en gras dans les deux cellules. Vous avez désormais l’en-tête de votre tableau.
Assurons-nous que notre tableau est suffisamment grand pour lister tous nos articles. Dans cet exemple, nous utiliserons seize lignes. Vous pouvez en utiliser plus ou moins en fonction de vos besoins.
Allez en bas de la zone de votre tableau et ajoutez une bordure inférieure aux deux premières cellules de la ligne.
Sélectionnez maintenant les cellules C15-29 et ajoutez-leur des bordures gauche et droite.
Sélectionnez ensuite la cellule C30 et ajoutez-lui des bordures gauche, droite et inférieure. Enfin, nous allons ajouter une section « Somme totale » à notre tableau. Sélectionnez la cellule C31 et ajoutez-lui des bordures sur toute sa périphérie. Vous pouvez également la colorer pour la faire ressortir. N’oubliez pas d’ajouter l’intitulé « TOTAL » dans la cellule adjacente.
La structure de notre tableau est maintenant terminée. Définissons maintenant quelques règles et ajoutons une formule pour terminer.
Nous savons que les dates d’exécution seront situées dans la colonne B, lignes 15 à 30. Sélectionnez ces cellules. Une fois toutes les cellules sélectionnées, cliquez sur la case « Format Nombre » dans la section « Nombre » de l’onglet « Accueil ».
Un menu déroulant s’affichera. Choisissez l’option « Date courte ». Désormais, si vous saisissez un nombre comme 12/26 dans l’une de ces cellules, il sera automatiquement reformaté en date courte.
De la même manière, si vous sélectionnez les cellules C15-30, où apparaîtra le montant de nos articles, et que vous choisissez l’option « Monétaire », tout montant saisi dans ces cellules sera reformaté de manière appropriée.
Pour que le total des montants individuels s’affiche automatiquement dans la cellule « Somme » que nous avons créée, sélectionnez la cellule (C31 dans cet exemple) et saisissez la formule suivante :
=SOMME(C15:C30)
Dès lors, toute modification (ajout ou suppression) de montants dans les cellules individuelles sera automatiquement prise en compte dans la cellule « Somme ».
Cela permettra d’optimiser votre efficacité à long terme.
Ensuite, entrez le texte « Mode de paiement : » dans A34.
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