Que vous soyez un pigiste travaillant pour plusieurs entreprises ou une entreprise qui envisage d’étendre une ligne de crédit à ses clients, vous aurez besoin d’une facture. Créer une facture personnalisée dans Excel n’est pas difficile. Vous serez prêt à soumettre votre facture et à recevoir des paiements en un rien de temps.
Utilisation d’un modèle de facture
Créer une facture simple dans Excel est relativement simple. Créez quelques tableaux, définissez quelques règles, ajoutez un peu d’informations et vous êtes prêt à partir. Alternativement, il existe de nombreux sites Web qui fournissent modèles de facture gratuits créé par des comptables réels. Vous pouvez les utiliser à la place, ou même en télécharger un pour vous en inspirer lorsque vous créez le vôtre.
Excel fournit également sa propre bibliothèque de modèles de factures que vous pouvez utiliser. Pour accéder à ces modèles, ouvrez Excel et cliquez sur l’onglet «Fichier».
Ici, sélectionnez «Nouveau» et tapez «Facture» dans la barre de recherche.
Appuyez sur Entrée et une collection de modèles de facture apparaîtra.
Parcourez les modèles disponibles pour trouver celui que vous aimez.
Créer une facture simple dans Excel à partir de zéro
Pour faire une facture simple dans Excel, nous devons d’abord comprendre quelles informations sont requises. Pour faire simple, nous créerons une facture en utilisant uniquement les informations nécessaires pour recevoir le paiement. Voici ce dont nous avons besoin:
Information du vendeur
Nom
Adresse
Numéro de téléphone
Informations sur l’acheteur
Nom de la compagnie
Adresse
Date de facture
Numéro de facture
Description de l’article (du service ou du produit vendu)
Prix de l’article (du produit ou service individuel)
Montant total dû
Moyen de paiement
Commençons.
Tout d’abord, ouvrez une feuille Excel vierge. La première chose que nous allons vouloir faire est de nous débarrasser du quadrillage, nous donnant une feuille Excel propre pour travailler. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « Affichage » et décochez « Quadrillage » dans le « Afficher » section.
Redimensionnons maintenant certaines colonnes et lignes. Cela nous donnera plus d’espace pour certaines des informations plus longues telles que les descriptions d’articles. Pour redimensionner une ligne ou une colonne, cliquez et faites glisser.
Par défaut, les lignes sont définies sur une hauteur de 20 pixels et les colonnes sur une largeur de 64 pixels. Voici comment nous vous recommandons de configurer vos lignes et colonnes pour avoir une configuration optimisée.
Lignes:
Ligne 1:45 pixels
Colonnes:
Colonne A: 385 pixels
Colonne B: 175 pixels
Colonne C: 125 pixels
La ligne 1 contiendra votre nom et le mot «Facture». Nous voulons que ces informations soient immédiatement visibles pour le destinataire, nous accordons donc un peu d’espace supplémentaire pour augmenter la taille de la police de ces informations afin de nous assurer qu’elles attirent l’attention du destinataire.
La colonne A contient la majorité des informations importantes (et potentiellement longues) de la facture. Cela comprend les informations sur l’acheteur et le vendeur, la description de l’article et le mode de paiement. La colonne B contient les dates spécifiques des éléments répertoriés, elle ne nécessite donc pas autant d’espace. Enfin, la colonne C comprendra le numéro de facture, la date de la facture, le prix individuel de chaque article répertorié et le montant total dû. Ces informations sont également courtes et ne nécessitent donc pas beaucoup de place.
Allez-y et ajustez vos lignes et cellules aux spécifications suggérées, et commençons par brancher nos informations!
Dans la colonne A, ligne 1, allez-y et entrez votre nom. Donnez-lui une taille de police plus grande (police d’environ 18 pt) et mettez le texte en gras pour qu’il se démarque.
Dans la colonne B, ligne 1, tapez «Facture» pour indiquer immédiatement de quoi il s’agit. Nous recommandons une police 28pt en majuscules. N’hésitez pas à lui donner une couleur plus claire si vous le souhaitez.
Dans la colonne A, rangées 4, 5 et 6, nous entrerons notre adresse et notre numéro de téléphone.
Dans la colonne B, lignes 4 et 5, saisissez «DATE:» et «FACTURE:» en gras et alignez le texte à droite. Dans la colonne C, lignes 4 et 5, vous entrez la date réelle et le numéro de facture.
Enfin, pour la dernière partie des informations de base, nous entrerons le texte «Facturer à:» (en gras) dans la colonne A, ligne 8. En dessous, aux lignes 9, 10 et 11, nous entrerons le destinataire information.
Nous devons maintenant créer un tableau pour répertorier nos articles, les dates de livraison et les montants spécifiques. Voici comment nous allons le configurer:
Tout d’abord, nous fusionnerons les colonnes A et B dans la ligne 14. Cela servira d’en-tête pour nos éléments répertoriés (colonne A, lignes 15 à 30) et nos dates d’exécution (colonne B, lignes 15 à 30). Une fois que vous avez fusionné les colonnes A et B dans la ligne 14, donnez une bordure à la cellule. Vous pouvez le faire en allant dans la section «Police» de l’onglet «Accueil», en sélectionnant l’icône de bordure et en choisissant le type de bordure souhaité. Pour l’instant, nous utiliserons « Toutes les frontières ».
Faites de même pour la cellule C14. N’hésitez pas à ombrer vos cellules si vous le souhaitez. Nous allons faire un gris clair. Pour remplir vos cellules avec une couleur, sélectionnez les cellules, sélectionnez la flèche à côté de l’icône «Couleur de remplissage» dans la section «Police de l’onglet« Accueil », et sélectionnez votre couleur dans le menu déroulant.
Dans la première cellule en surbrillance, tapez «DESCRIPTION» et alignez le texte au centre. Pour C14, tapez «MONTANT» avec un alignement central. Gras le texte pour les deux. Vous aurez maintenant votre en-tête de tableau.
Nous voulons nous assurer d’avoir une table suffisamment grande pour lister tous nos articles. Dans cet exemple, nous utiliserons seize lignes. Donnez ou prenez autant que vous en avez besoin.
Allez au bas de l’endroit où sera votre tableau et donnez aux deux premières cellules de la ligne une bordure inférieure.
Maintenant, mettez en surbrillance les cellules C15-29 et donnez-leur toutes les bordures gauche et droite.
Maintenant, sélectionnez la cellule C30 et donnez-lui des bordures gauche, droite et inférieure. Enfin, nous ajouterons une section «Somme totale» sur notre tableau. Mettez en surbrillance la cellule C31 et donnez-lui des bordures autour de la cellule entière. Vous pouvez également lui donner une nuance de couleur pour qu’il se démarque. Assurez-vous de l’étiqueter avec «TOTAL» dans la cellule à côté.
Cela complète le cadre de notre table. Maintenant, définissons quelques règles et ajoutons une formule pour conclure.
Nous savons que nos dates d’exécution seront dans la colonne B, lignes 15-30. Allez-y et sélectionnez ces cellules. Une fois que tous sont sélectionnés, cliquez sur la case «Format Number» dans la section «Number» de l’onglet «Home».
Une fois sélectionné, un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez l’option «Date courte». Maintenant, si vous entrez un nombre tel que 12/26 dans l’une de ces cellules, il le reformatera automatiquement en version courte date.
De même, si vous mettez en surbrillance les cellules C15-30, où ira le montant de notre article, et sélectionnez l’option «Devise», puis entrez un montant dans ces cellules, il sera reformaté pour refléter ce montant.
Pour ajouter automatiquement tous les montants individuels et les faire refléter dans la cellule «Somme» que nous avons créée, sélectionnez la cellule (C31 dans cet exemple) et entrez la formule suivante:
=SUM(C15:C30)
Maintenant, si vous entrez (ou supprimez) un nombre dans les cellules de montant individuel, il sera automatiquement reflété dans la cellule de somme.
Cela rendra les choses plus efficaces pour vous à long terme.
Ensuite, entrez le texte «Mode de paiement:» dans A34.
Les informations que vous mettez à côté sont entre vous et le destinataire. Les modes de paiement les plus courants sont les espèces, les chèques et les virements. Parfois, on peut vous demander d’accepter un mandat. Certaines entreprises préfèrent même effectuer un dépôt direct ou utiliser PayPal.
Maintenant, pour la touche finale, n’oubliez pas de remercier votre client ou client!
Commencez à envoyer votre facture et à percevoir votre paie!