Comment créer une balise de groupe dans Microsoft Teams
Les conversations en groupe sont omniprésentes dans les applications de messagerie instantanée. Cependant, un défi majeur émerge : la difficulté à identifier qui est spécifiquement interpellé lorsque plusieurs personnes participent à l'échange.
Pour faciliter le suivi des discussions et s'adresser directement à un interlocuteur précis dans un groupe, les plateformes ont introduit la fonction de "mention". Cette fonctionnalité permet de notifier un utilisateur en particulier qu'il est mentionné, généralement en utilisant un symbole spécifique suivi de son nom.
L'art de mentionner dans Microsoft Teams
À l'instar de nombreuses solutions de communication modernes, Microsoft Teams offre la possibilité de mentionner des membres d'une équipe dans un échange. Il est possible de mentionner un ou plusieurs individus en saisissant le symbole "@" suivi de leur nom.
Bien que la mention individuelle soit simple, elle peut s'avérer fastidieuse lorsqu'il faut s'adresser à plusieurs personnes à la fois. Afin de simplifier ce processus, Microsoft Teams propose les "étiquettes de groupe" (ou "balises de groupe"), qui permettent de mentionner plusieurs utilisateurs en une seule opération.
1. Création des étiquettes de groupe dans Microsoft Teams
La création d'une étiquette de groupe est réservée aux administrateurs d'une équipe. Les utilisateurs réguliers ne disposent pas des autorisations nécessaires pour cette action.
Pour créer une étiquette de groupe, suivez ces étapes :
Ouvrez l'application Microsoft Teams.
Naviguez vers l'onglet "Équipes" dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le menu "Plus d'options" (symbolisé par trois points) à côté de l'équipe souhaitée.
Sélectionnez "Gérer les étiquettes".
Cliquez sur "Créer une étiquette".
Choisissez un nom pour l'étiquette. Ce nom servira à mentionner les utilisateurs groupés. Il est conseillé d'utiliser un nom concis.
Sélectionnez les utilisateurs qui recevront une notification lors de l'utilisation de cette étiquette.
Cliquez sur "Créer".
Il est important de noter que les étiquettes de groupe sont utilisables par tous les membres de l'équipe (sous réserve des restrictions établies par les administrateurs).
2. Utilisation des étiquettes de groupe
L'utilisation d'une étiquette de groupe est simple :
Dans Microsoft Teams, sélectionnez "Équipes" dans la colonne de gauche.
Choisissez un canal de l'équipe.
Cliquez sur "Nouvelle conversation".
Saisissez le symbole "@" suivi du nom de l'étiquette.
Rédigez votre message et envoyez-le.
Tous les membres du groupe associé à l'étiquette recevront une notification.
3. Modification d'une étiquette de groupe
Il est possible d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs d'une étiquette de groupe. Cependant, cette action nécessite des droits d'administrateur, tout comme la création d'une étiquette.
Pour modifier une étiquette :
Connectez-vous à Microsoft Teams avec un compte d'administrateur de l'équipe.
Accédez à l'onglet "Équipes".
Cliquez sur le menu "Plus d'options" à côté de l'équipe concernée.
Sélectionnez "Gérer les étiquettes".
Choisissez l'étiquette à modifier.
Dans le champ "Ajouter des personnes", saisissez les noms des nouveaux membres à intégrer.
Cliquez sur le menu "Plus d'options" à côté d'un utilisateur et choisissez "Supprimer" pour le retirer de l'étiquette.
Cliquez sur le nom de l'étiquette pour le modifier.
Renommage ou modification des étiquettes de groupe
Lorsqu'une étiquette de groupe est modifiée, son nom n'est pas mis à jour dans les anciens messages. Par exemple, si l'étiquette "Tous" est renommée en "Tout le monde", l'ancienne étiquette "Tous" apparaîtra toujours dans les anciens messages. En survolant l'étiquette, une info-bulle affichera son nouveau nom. Cependant, le nouveau nom de l'étiquette sera utilisé pour les futures conversations.
En ce qui concerne les membres, la modification est effective pour toutes les conversations (anciennes et nouvelles). En consultant un ancien message, vous verrez le nombre actuel de membres de l'étiquette, qui peut différer du nombre de membres au moment de la création du message.
En guise de conclusion
La fonctionnalité d'étiquette de groupe, absente des applications de messagerie grand public telles que Facebook Messenger, est généralement présente dans les plateformes de communication axées sur la productivité et l'usage en entreprise. Le principe n'est pas nouveau, car de nombreux clients de messagerie professionnels offrent des fonctionnalités similaires pour les groupes de messagerie.