Microsoft Flow est un outil basé sur des événements pour automatiser des processus de travail. Bien qu’il propose une variété de modèles préexistants, vous pouvez également créer un flux entièrement personnalisé à partir de zéro, si aucun d’eux ne répond à vos besoins.
Pour utiliser Flow, un compte gratuit ou payant est nécessaire. Si ce n’est pas déjà fait, inscrivez-vous. Une fois cela fait, accédez au lanceur d’applications d’Office 365 (les neuf points situés en haut à gauche) et sélectionnez « Flow » pour lancer l’application.
Première Étape : Initialisation d’un Nouveau Flux
La page d’accueil affiche directement les modèles disponibles, mais dans notre cas, nous voulons créer un flux personnalisé. Par conséquent, cliquez sur « Mes flux » dans le menu latéral gauche.
Si vous n’avez pas encore créé de flux, la page sera vide. Sinon, elle affichera tous les flux que vous avez déjà configurés. Pour commencer un nouveau flux personnalisé, sélectionnez « Nouveau » puis « Créer à partir d’un vide ».
Une option pour démarrer à partir d’un déclencheur courant vous sera proposée, mais pour notre approche, nous allons choisir de créer depuis une base vide. Cliquez donc sur « Créer à partir d’un espace vide ».
Deuxième Étape : Sélection du Déclencheur
Il est maintenant temps de définir le déclencheur qui lancera votre flux. Vous avez la possibilité de rechercher un service spécifique ou de le sélectionner dans la liste proposée. Cliquez sur la flèche vers le bas située sous les deux rangées d’icônes afin d’afficher l’ensemble des services disponibles.
Dans notre exemple, nous allons créer un flux qui envoie un e-mail chaque fois qu’un fichier est modifié dans un dossier OneDrive spécifique. Cette option est particulièrement utile si vous avez partagé un dossier et souhaitez être informé des modifications. Pour ce faire, il faut d’abord sélectionner un déclencheur basé sur la modification d’un fichier OneDrive. Cliquez donc sur le service « OneDrive ».
Vérifiez que vous avez sélectionné le bon OneDrive : il existe « OneDrive » (inclus dans les abonnements Office 365 gratuits et personnels) et « OneDrive Entreprise » (inclus dans les offres professionnelles). Après avoir cliqué sur le service OneDrive, vous devrez peut-être vous reconnecter à Office 365 pour confirmer votre identité. Une fois connecté, la liste des déclencheurs OneDrive s’affiche. Nous recherchons le déclencheur intitulé « Lorsqu’un fichier est modifié », qui se trouve vers le bas de la liste.
Cliquez sur « Lorsqu’un fichier est modifié » pour accéder aux options de ce déclencheur. La seule option nécessaire est de choisir le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez surveiller. Cliquez sur l’icône de dossier pour cela.
Une fenêtre affichera l’arborescence de vos fichiers OneDrive, en commençant par « Racine ». Si vous souhaitez être averti à chaque modification de fichier dans OneDrive, sélectionnez cette option. Sinon, cliquez sur la flèche à côté de « Racine » pour explorer l’arborescence de vos dossiers et choisir le dossier à surveiller.
Dans cet exemple, nous avons sélectionné le dossier « /toptips.fr ».
Troisième Étape : Choix de l’Action à Exécuter
Le déclencheur est configuré. Nous devons maintenant choisir l’action à effectuer lorsque ce déclencheur est activé. Pour cela, cliquez sur « Nouvelle étape » afin d’ouvrir à nouveau les options disponibles.
Dans ce cas, nous souhaitons envoyer un e-mail à chaque modification détectée dans le dossier « toptips.fr ». Il faut donc choisir le service « Outlook.com ». De nombreux services sont disponibles (et ils ne sont malheureusement pas classés par ordre alphabétique), donc saisissez « Outlook » dans le champ de filtrage puis sélectionnez le service « Outlook.com ».
Sélectionnez l’action « Envoyer un e-mail ».
Les options relatives à l’action « Envoyer un e-mail » s’affichent alors. Le flux commence à prendre forme avec un déclencheur en haut et des actions en dessous.
Dans le champ « À », saisissez l’adresse e-mail à laquelle les notifications seront envoyées. En cliquant dans le champ « Objet », vous remarquerez l’apparition du panneau « Contenu dynamique » à droite. Ce panneau permet d’ajouter un objet à l’e-mail, basé sur les informations du fichier modifié. Nous souhaitons que l’objet soit de la forme « [nom du fichier] a été modifié », où « [nom du fichier] » est remplacé par le nom du fichier en question. Pour cela, cliquez sur « Nom du fichier » dans le panneau « Contenu dynamique ».
« Nom du fichier » est alors inséré dans le champ « Objet ». Ajoutez ensuite le texte « a été modifié » (n’oubliez pas l’espace avant le mot « a »).
Pour faciliter la localisation du fichier, nous allons également ajouter un lien vers celui-ci dans le corps de l’e-mail.