Comment créer et utiliser des diagrammes de Gantt dans Notion

Que vous travailliez seul ou au sein d'une équipe, les diagrammes de Gantt sont un outil précieux pour la gestion de projets complexes. De nombreux logiciels de gestion de projets offrent la fonctionnalité de diagrammes de Gantt, et Notion ne fait pas exception.

Apprendre à utiliser les diagrammes de Gantt dans Notion peut sembler difficile au premier abord si vous n'avez jamais eu l'occasion de le faire auparavant. Cependant, si vous êtes à la recherche d'un guide, vous êtes au bon endroit car c'est précisément ce que nous allons vous présenter aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet de l'utilisation des diagrammes de Gantt, il est essentiel de comprendre leur nature. Les diagrammes de Gantt sont des outils qui permettent de visualiser l'avancement de projets de grande envergure. Bien qu'ils soient fréquemment utilisés dans les grandes entreprises, ils peuvent également être très utiles pour les indépendants ou les étudiants. Ils constituent également un atout majeur pour les équipes travaillant à distance.

Un diagramme de Gantt présente généralement une vue d'ensemble de chaque tâche composant le projet, comme la refonte d'un site web ou le lancement d'une campagne marketing. On peut y visualiser le calendrier des échéances prévues, ainsi que les pourcentages d'avancement. Comme pour de nombreuses autres méthodes de gestion de projet, il est également possible d'assigner des tâches à différents collaborateurs.

Si vous faites partie d'une équipe à distance, vous pourriez être intéressé par les meilleurs outils de gestion de projet pour faciliter la collaboration à distance.

Comment créer et utiliser un diagramme de Gantt dans Notion

Bien qu'il soit possible de créer un diagramme de Gantt de toutes pièces dans Notion, il est généralement plus simple de partir d'un modèle préconçu, surtout si vous débutez. Notion propose un modèle de diagramme de Gantt gratuit, que vous pouvez télécharger et intégrer dans votre espace de travail. C'est ce modèle que nous allons utiliser pour ce tutoriel.

Voici les étapes pour obtenir ce modèle :

Accédez à la page du modèle Gantt sur Notion et sélectionnez "Commencer avec ce modèle".
Choisissez l'espace de travail où vous souhaitez dupliquer le modèle.
Patientez pendant que Notion duplique le modèle, puis commencez à le personnaliser selon vos besoins.

Maintenant que vous avez votre modèle, passons à la personnalisation et à l'utilisation de votre diagramme de Gantt dans Notion.

1. Saisie des noms de projets

Avant de plonger dans les aspects plus complexes de la personnalisation, il est essentiel de commencer par saisir les noms de vos projets. Voici comment procéder :

Allez dans l'onglet "Projet".
Passez le curseur sur le projet que vous souhaitez modifier et sélectionnez "Ouvrir".
Entrez le nouveau nom de votre projet dans la zone de texte située en haut.

Vous pouvez également cliquer directement sur le nom que vous souhaitez modifier dans le tableau et le personnaliser. Répétez l'une ou l'autre de ces étapes jusqu'à ce que tous les noms de vos projets soient adaptés à vos besoins.

2. Personnalisation des spécificités de chaque projet

Une fois que vous avez modifié le nom de chaque projet dans votre diagramme de Gantt Notion, vous pouvez commencer à personnaliser davantage de détails. Voici les éléments que vous pouvez modifier :

Ajout de sous-tâches pour chaque projet.
Mise à jour du statut et de l'avancement.
Ajustement des échéances.

Pour faciliter la compréhension du processus, nous allons les détailler dans les sections suivantes.

Ajout de sous-tâches dans chaque fenêtre

L'ajout de sous-tâches est une étape logique après avoir modifié les noms de vos projets. Voici comment procéder :

Ouvrez la tâche que vous souhaitez personnaliser. Vous pouvez le faire depuis la section "Projet" ou en cliquant sur l'onglet dans la vue "Échelle de temps".
Vous remarquerez peut-être que des tâches sont déjà pré-remplies dans Notion. Cliquez sur chacune d'elles pour personnaliser le nom, le responsable et le statut. Vous pouvez également ajouter des commentaires si nécessaire.
Pour ajouter de nouvelles tâches, cliquez sur le bouton "+". Ensuite, choisissez une page à lier ou créez-en une nouvelle en tapant "créer" dans la barre de recherche et en sélectionnant "Nouvelle création dans les tâches".
Pour supprimer des tâches, sélectionnez l'icône "-" après avoir passé le curseur sur la tâche en question.

Une fois les nouvelles tâches ajoutées, vous pouvez les personnaliser de la même manière que les tâches pré-existantes.

Mise à jour du statut de votre tâche

Pour mettre à jour le statut des tâches dans votre modèle Notion Gantt, ouvrez la carte liée à votre projet ou sous-tâche. Vous y trouverez une section intitulée "Statut". Déroulez le menu et choisissez l'état actuel de votre projet.

Vous remarquerez également une section "Progression" en pourcentage. Ce pourcentage est mis à jour en fonction de l'avancement des sous-tâches de votre projet.

Si vous êtes novice sur Notion, nous vous recommandons de consulter ce guide sur les fonctionnalités utiles de Notion.

Chronologie

Pour modifier les échéances de chaque tâche, utilisez la section "Échelle de temps". Sélectionnez vos nouvelles dates de début et de fin dans le calendrier qui s'affiche.

Vous pouvez également déplacer votre projet sur la chronologie du diagramme de Gantt en glissant-déposant la ou les tâches concernées.

3. Changer la vue

Pour modifier la vue de votre diagramme de Gantt, vous disposez de plusieurs options. Sur le côté droit, vous trouverez un menu déroulant permettant de choisir l'échelle de temps : mois, année, trimestre, etc.

Choisissez la durée qui vous convient le mieux dans le menu. Vous pouvez également utiliser l'onglet "Aujourd'hui" pour revenir à la date actuelle.

Une autre option consiste à modifier la vue des tâches par ordre de priorité. Pour cela, sélectionnez "Par priorité" sur le côté gauche de votre écran. Vous pouvez également choisir "Tous les projets" pour un aperçu global.

Notez que vous pouvez personnaliser tous ces noms si vous le souhaitez. N'hésitez pas à consulter ce guide de démarrage rapide sur les modèles de projets et de tâches de Notion si vous débutez.

4. Affichage et délégation de tâches

Si vous utilisez un diagramme de Gantt pour des projets solo, cette section ne vous concerne pas. Cependant, si vous utilisez un diagramme de Gantt Notion au sein d'une équipe, il est essentiel de savoir comment déléguer des tâches.

Faites défiler la page jusqu'à "Tâches".
Cliquez sur l'onglet "Attribué".
Saisissez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez déléguer la tâche.

Vous pouvez également suivre ces instructions alternatives :

Ouvrez une tâche.
Accédez à la sous-tâche.
Choisissez la personne à laquelle vous souhaitez déléguer votre tâche dans la section "Attribué".

Si vous décidez par la suite que les diagrammes de Gantt ne sont pas la solution idéale pour gérer vos projets, ne vous inquiétez pas. Il existe de nombreuses alternatives de gestion de projet aux diagrammes de Gantt.

Créez des diagrammes de Gantt efficaces dans Notion

Bien que les diagrammes de Gantt puissent sembler complexes au premier abord, ils constituent un outil très efficace pour la gestion de vos projets. Apprendre à utiliser les diagrammes de Gantt dans Notion est une excellente façon de commencer, et vous pourriez constater que votre équipe gagne en productivité.

Même si vous n'utilisez ces diagrammes que pour des projets individuels, ils peuvent vous aider à mieux organiser vos tâches de grande envergure. Les diagrammes de Gantt s'adaptent à de nombreux types de projets et sont particulièrement utiles pour les projets à long terme.