Comment créer et gérer des équipes dans Microsoft Teams



Grâce à une interface intuitive, une intégration fluide avec Office 365 et un coût abordable, Microsoft Teams s’est imposé comme une plateforme de communication et de collaboration très prisée. Une fois que vous avez rejoint ou établi une organisation, la création d’équipes vous permettra d’optimiser votre efficacité de travail.

Processus de création d’une équipe dans Microsoft Teams

Au sein de Microsoft Teams, vous participerez ou mettrez en place une organisation comprenant différentes équipes (par exemple, Commerce, Marketing, Développement, Contenu). Chaque équipe peut être configurée avec des paramètres spécifiques et divers canaux (par exemple, annonces, FAQ, support informatique). Ces canaux permettent aux membres de l’équipe de communiquer par messagerie vocale, textuelle ou vidéo, de partager des fichiers et de collaborer dessus.

La création d’une équipe peut se faire soit via l’application de bureau Microsoft Teams, soit via l’application Web. Les étapes à suivre sont identiques dans les deux cas. Commencez par sélectionner l’onglet « Équipes » situé sur la gauche de l’interface, puis cliquez sur « Rejoindre ou créer une équipe ».

Appuyez sur le bouton « Créer une équipe ». Vous pouvez également utiliser la barre de recherche « Rechercher des équipes », située en haut à droite de l’écran, afin de trouver des équipes que votre organisation ou vous-même avez éventuellement déjà créées.

Pour initier une nouvelle équipe, choisissez « Créer une équipe de toutes pièces ». Si vous disposez déjà d’équipes ou de groupes Office 365 que vous souhaitez utiliser comme base pour cette nouvelle équipe, cliquez sur « Créer à partir de », puis sélectionnez l’équipe ou le groupe en question. Un clic sur « Qu’est-ce qu’une équipe ? » vous dirigera vers une page d’assistance officielle de Microsoft qui détaille le fonctionnement des équipes et des canaux.

Si vous souhaitez restreindre l’accès à cette équipe ou limiter le nombre de personnes qui peuvent la voir, choisissez « Privé ». Si vous préférez que toute personne au sein de l’organisation puisse trouver et rejoindre cette équipe, sélectionnez « Public ».

Attribuez un nom à votre équipe dans le champ « Nom de l’équipe ». Vous avez également la possibilité de renseigner une « Description » avec des informations complémentaires sur l’équipe. Le nom et la description de l’équipe peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur les trois points horizontaux à côté du nom de l’équipe et en sélectionnant « Modifier l’équipe ».

Pour finaliser la création de votre équipe, cliquez sur « Créer ».

Gestion d’une équipe dans Microsoft Teams

Une fois votre équipe créée, vous pouvez directement inviter des collaborateurs de votre organisation à rejoindre votre nouvelle équipe. Saisissez le nom de la personne ou du groupe souhaité dans le champ « Commencer à saisir un nom ou un groupe ». Vous pourrez ajouter d’autres membres ultérieurement en cliquant sur les trois points horizontaux à côté du nom de l’équipe et en sélectionnant « Ajouter un membre ».

Ajoutez tous les noms nécessaires puis cliquez sur « Ajouter ».

Si vous souhaitez intégrer à votre équipe une personne ne faisant pas partie de votre organisation, vous devrez l’inviter manuellement. Pour cela, sélectionnez l’onglet « Équipes » situé à gauche, puis cliquez sur « Inviter des personnes » et renseignez son adresse e-mail. Il n’est pas obligatoire que cette adresse soit une adresse Microsoft, mais vos invités devront utiliser leur adresse email pour créer un compte Microsoft.

Une fois les membres de votre organisation ajoutés, vous pouvez transformer le rôle de membre en propriétaire, lui octroyant ainsi les mêmes droits et permissions que vous. Pour cela, cliquez sur la flèche déroulante située à côté de « Membre ».

Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur les trois points horizontaux à droite de votre équipe puis en sélectionnant « Gérer l’équipe ».

Création d’un canal dans Microsoft Teams

Dans le même menu utilisé pour ajouter des membres ou ajuster d’autres paramètres de l’équipe, tels que les balises, vous avez la possibilité de créer de nouveaux canaux. Pour ce faire, cliquez sur les trois points horizontaux à droite de votre équipe puis choisissez « Ajouter un canal ».

Tout comme votre équipe, un canal peut être configuré en mode public ou privé au sein de votre équipe.

Donnez un nom à votre canal dans le champ « Nom du canal », et ajoutez une description facultative dans le champ « Description ». Utilisez le menu déroulant situé sous « Confidentialité » afin de définir le canal en mode « Privé » ou « Standard ». Si vous ne souhaitez pas inviter manuellement les membres de l’équipe à rejoindre ce canal, cochez la case à côté de « Afficher automatiquement ce canal dans la liste des canaux de tout le monde ». Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Ajouter ».

Avec une équipe opérationnelle, vous et vos collaborateurs pouvez utiliser Microsoft Teams pour collaborer plus efficacement grâce à des canaux bien organisés. Assurez-vous que votre organisation est intégrée à Office 365 afin de bénéficier pleinement de toutes les fonctionnalités conviviales que propose Teams aux entreprises de toutes tailles.