Outlook 2010 a vu l’introduction de la vue Conversation, un outil qui s’apparente au fil de discussion de Gmail. Bien qu’activée par défaut dans les versions récentes d’Outlook, cette fonctionnalité peut être désactivée si vous avez mis à niveau depuis une version antérieure où elle était inopérante. Si vous n’étiez pas au courant de son existence, il est peut-être temps de la redécouvrir.
Qu’est-ce que la Vue Conversation ?
Malgré la promotion de la vue Conversation par Microsoft lors de son lancement, nombreux sont ceux qui n’ont pas saisi son importance, en particulier en dehors des services informatiques et des cercles technophiles. Après tout, qui prend le temps de lire les « nouvelles fonctionnalités » d’une application qu’il utilise quotidiennement ?
C’est regrettable, car l’affichage des conversations est une fonction très pratique, inspirée par le fil de discussion de Gmail, apparu en 2004/2005. La demande était telle que soudainement, de nombreuses personnes exploraient comment exploiter la colonne « Conversation » pour regrouper les e-mails dans Outlook 2003, malgré les limitations de cette méthode qui ne traitait que les e-mails du même dossier. Des solutions de contournement complexes à base de dossiers de recherche dynamiques ont été mises au point, mais elles restaient bien moins intuitives que la fluidité AJAX de Gmail.
Microsoft a pris la mesure de la situation et a intégré une véritable vue de conversation dans Outlook 2010, capable de récupérer les e-mails de tous les dossiers. Cela peut paraître tardif, compte tenu du fait que la version précédente (Outlook 2007) était sortie trois ans plus tôt. Cependant, on peut supposer qu’il a fallu du temps aux équipes de Microsoft pour constater la popularité de la vue de conversation de Gmail et qu’il était trop tard pour l’inclure dans la version 2007. Quoi qu’il en soit, Outlook 2010 a corrigé le tir avec une implémentation satisfaisante, qui a été améliorée depuis.
Depuis Outlook 2013, la vue Conversation est activée par défaut, mais elle est souvent désactivée par les services informatiques de nombreuses entreprises. De plus, si vous l’avez désactivée dans une version antérieure d’Outlook, elle restera inopérante lors de la mise à niveau vers une version plus récente. Un de nos experts l’avait désactivée il y a cinq ans dans Outlook 2013, et elle est encore désactivée sur sa version 2019. L’application web Outlook l’active par défaut, ce qui augmente son utilisation, mais pour beaucoup, le client Outlook reste l’application de messagerie principale.
Voyons ensemble comment réactiver la vue Conversation et comment la personnaliser. Mieux vaut tard que jamais !
Activation et Désactivation de la Vue Conversation
L’activation et la désactivation de la vue Conversation s’effectuent via une simple bascule, ce qui permet de la tester et de la désactiver si elle ne vous convient pas. Pour l’activer, sélectionnez l’option Affichage > Afficher sous forme de conversations.
Outlook affiche alors une fenêtre de confirmation vous offrant le choix d’appliquer la vue à chaque dossier (« Toutes les boîtes aux lettres ») ou uniquement au dossier actuel (« Ce dossier »).
Commencez par « Ce dossier » afin de vous faire une idée avant de l’étendre à l’ensemble de votre messagerie. Pour désactiver la vue, décochez à nouveau Affichage > Afficher sous forme de conversations.
Fonctionnement de la Vue Conversation
La vue Conversation regroupe vos messages en un fil de discussion, classés par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Les messages sont initialement masqués sous le message le plus récent, un triangle sur la gauche indiquant qu’un fil est disponible.
Un clic sur le triangle déplie le fil et révèle les messages.
Le message du haut est l’en-tête de la conversation. Il ne s’agit pas d’un message à proprement parler mais plutôt du nom de l’initiateur de la conversation et de son sujet. Cliquer dessus ne fera rien apparaître dans le volet de lecture.
Si vous cliquez sur l’un des messages situés sous l’en-tête, Outlook l’affichera dans le volet de lecture comme d’habitude. Les nouveaux messages sont automatiquement ajoutés en haut de la conversation, sous l’en-tête, et affichés en italique gras pour indiquer qu’ils n’ont pas été lus.
Toute conversation contenant un nouveau message est automatiquement placée en tête de liste, vous assurant de voir les conversations les plus récentes en premier.
Ceci met en évidence une autre caractéristique puissante de la vue Conversation : la capacité de regrouper les messages provenant de tous les dossiers d’Outlook au même endroit, tout en indiquant le dossier d’origine de chaque message. Dans l’exemple illustré, la conversation contient des messages du dossier actuel, de la boîte de réception et des éléments envoyés. En appliquant la vue Conversation à la boîte de réception, nous observerions exactement la même conversation.
Personnalisation de la Vue Conversation
Sous Affichage > Afficher sous forme de conversations se trouve l’option Paramètres de conversation. Cliquez sur cette option pour afficher les possibilités de personnalisation.
Les options sont les suivantes :
- Afficher les messages d’autres dossiers : affiche les messages de la conversation, quel que soit leur dossier d’origine. Si cette option est désactivée, seuls les messages du dossier actuel seront affichés.
- Afficher les expéditeurs au-dessus du sujet : affiche le nom de l’expéditeur en haut de la conversation, au lieu du sujet, en mode compact (la vue par défaut des dossiers d’Outlook). Les captures d’écran ci-dessous illustrent l’affichage avec et sans cette option activée.
- Toujours développer la conversation sélectionnée : permet à la conversation sélectionnée de rester constamment développée, même lorsque vous quittez le dossier et y revenez. Pour qu’une conversation reste développée dans tous les dossiers où se trouvent ses messages, il est nécessaire d’activer cette option dans chacun de ces dossiers.
- Utiliser l’affichage classique en retrait : présente les messages avec un retrait progressif, les messages les plus anciens étant plus en retrait. Ce paramètre est propre à chaque dossier et s’applique à l’ensemble des conversations du dossier.
Un paramètre de personnalisation supplémentaire se trouve dans Fichier > Options. Sélectionnez l’onglet « Courrier », puis descendez jusqu’à la section « Autre » pour trouver l’option « Ne pas développer automatiquement les conversations lorsque vous utilisez le clavier pour modifier les messages ».
Par défaut, cette option est désactivée. Lorsque vous utilisez les flèches haut et bas de votre clavier pour naviguer dans un dossier, les conversations sont automatiquement développées lorsque vous les sélectionnez. Si vous activez cette option, les conversations resteront contractées même lors de leur sélection au clavier, et vous pourrez utiliser les flèches gauche et droite pour les déplier ou replier manuellement. Ceci est particulièrement utile pour ceux qui privilégient l’utilisation du clavier.
Voici donc la vue Conversation, la réponse de Microsoft pour regrouper les conversations. Nous la jugeons plutôt réussie, offrant suffisamment de personnalisation pour s’adapter à différents besoins sans être trop compliquée à utiliser. Et si elle ne vous convient pas, vous pouvez toujours la désactiver en décochant Affichage > Afficher sous forme de conversations.