Comment annuler une réunion Zoom



Des situations imprévues peuvent surgir, vous contraignant à annuler une visioconférence Zoom. Afin d’éviter de laisser les autres participants dans l’incertitude, il est crucial de les informer de votre absence. Voici les étapes à suivre pour annuler efficacement une réunion Zoom.

Comment Procéder à l’Annulation d’une Réunion Zoom ?

Démarrez l’application Zoom et repérez l’onglet intitulé « Réunions ».

Vos réunions à venir seront alors affichées dans le panneau de gauche. Sélectionnez celle que vous désirez annuler.

Les options relatives à la réunion sélectionnée s’afficheront alors à droite. Cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Une fenêtre surgira pour vous avertir que vous avez la possibilité de récupérer cette réunion dans les 7 jours suivants via la page « Récemment supprimée ».

Cliquez sur le bouton « Oui » afin de confirmer la suppression.

Votre réunion Zoom sera alors annulée avec succès.

L’Importance de l’Étiquette lors de l’Annulation d’une Réunion

Abordons maintenant les bonnes pratiques à adopter lorsqu’il s’agit d’annuler une réunion. Quelle que soit votre position hiérarchique, le temps de chacun est précieux et mérite d’être considéré comme tel. Un simple message tel que « Désolé, je ne pourrai pas être présent. Annulons. » à la dernière minute est perçu comme un manque de considération flagrant et risque d’écorner votre crédibilité.

Répondre aux Invitations

Les systèmes de calendrier modernes proposent au minimum trois options de réponse : Accepter, Refuser, ou Provisoire. Il est impératif de répondre à ces invitations, non seulement pour vous aider à gérer votre emploi du temps, mais aussi pour permettre aux autres de savoir qui sera présent, et ainsi de préparer la réunion en conséquence.

Voici les situations correspondant à chaque option :

Accepter : répondez par « Accepter » uniquement si vous êtes absolument certain de pouvoir participer à la réunion. Une annulation ne devrait intervenir qu’en cas d’urgence véritable. Les autres participants comprendront cette situation.
Refuser : utilisez « Refuser » si vous savez que vous ne pourrez pas être présent. Il est important de laisser une note expliquant votre absence. Si votre présence est essentielle, proposez plusieurs plages horaires à l’organisateur en lui demandant s’il est possible de reporter la réunion.
Provisoire : même si vous pensez pouvoir participer, choisissez « Provisoire » en cas de doute. Informez l’organisateur du conflit potentiel et tenez-le au courant dès que votre situation se clarifie. Les réponses provisoires nécessitent un suivi.

Informer en Cas d’Urgence

Un bon manager comprendra que des imprévus peuvent survenir. Dans ce cas, il est préférable d’en informer les participants le plus rapidement possible, surtout si vous êtes un acteur clé de la réunion. Même si un changement de programme peut s’avérer désagréable, ce n’est pas catastrophique. La vie est parfois ainsi.

Dans la mesure du possible, essayez de prévenir l’organisateur de votre annulation soudaine au moins 24 heures à l’avance. N’oubliez pas de fournir une brève explication pour que l’organisateur comprenne la légitimité de votre absence.

Mettre à Jour Votre Agenda, Même Avant Toute Invitation

Si vous savez que vous serez indisponible à un moment précis, n’hésitez pas à bloquer ce créneau horaire dans votre agenda. Par exemple, bloquer la plage de 14h à 17h le mercredi pour accompagner votre grand-mère chez le médecin évitera à l’organisateur d’une réunion d’avoir à vous demander pourquoi vous refusez son invitation. Il verra directement dans votre calendrier que vous êtes occupé durant cette période.

Si vous avez déjà accepté une invitation, mais qu’un imprévu survient, mettez à jour votre statut. Comme mentionné précédemment, si vous passez votre statut d' »Accepter » à « Provisoire », expliquez les raisons de ce changement.

De manière générale, faites preuve de respect en toutes circonstances.