Des urgences inattendues peuvent survenir, vous obligeant à annuler votre réunion Zoom. Ne laissez pas les autres participants dans le noir, faites-leur savoir que vous ne pourrez pas y arriver. Voici comment annuler une réunion Zoom.
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Comment annuler une réunion Zoom
Ouvrez l’application Zoom et sélectionnez l’onglet «Réunions».
Vos prochaines réunions apparaîtront dans le volet de gauche. Sélectionnez celui que vous souhaitez annuler.
Les options de la réunion sélectionnée s’affichent à droite. Ici, sélectionnez le bouton «Supprimer».
Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous indiquant que vous pouvez récupérer la réunion dans les 7 jours à partir de la page «Récemment supprimée».
Allez-y et cliquez sur le bouton «Oui» pour confirmer la suppression.
La réunion Zoom va maintenant être annulée.
Étiquette d’annulation de l’assemblée générale
Parlons maintenant de l’étiquette appropriée pour annuler des réunions. Quel que soit le niveau de votre entreprise, le temps de chacun est tout aussi précieux et important et doit être traité comme tel. Un simple «Désolé, je ne peux pas le faire. Annulons. » au tout dernier moment est considéré comme extrêmement inconsidéré – sans compter que les gens perdront confiance en votre fiabilité.
Répondre aux demandes d’invitation
Tous les systèmes de calendrier courants fournissent au moins ces trois méthodes de réponse: Accepter, Refuser ou Provisoire. Répondre à ces invitations est important, non seulement pour que vous puissiez suivre votre propre emploi du temps, mais aussi pour que les autres puissent voir qui peut / ne peut pas assister et préparer la réunion de manière appropriée.
Voici quand vous devez répondre avec chacun:
Accepter: répondez uniquement si vous êtes sûr à 100% de pouvoir assister à la réunion. La seule fois où vous devriez annuler, c’est en cas d’urgence réelle. Les gens comprendront.
Refuser: répondez avec ceci si vous êtes sûr de ne pas pouvoir assister à la réunion. Assurez-vous de laisser une note expliquant pourquoi vous ne pourrez pas y assister. S’il est essentiel que vous assistiez à cette réunion, envoyez quelques plages horaires disponibles à l’organisateur et demandez-leur s’il est possible de les reporter.
Provisoire: si vous êtes certain de pouvoir y arriver, vous devez quand même répondre avec Provisoire. Informez l’organisateur du conflit potentiel et assurez-vous de le mettre à jour dès que vous le pourrez. Les réponses provisoires nécessitent toujours un suivi.
En cas d’urgence, informez-en les gens
Tout bon manager comprendra que parfois, la vie arrive. Lorsque c’est le cas, il est toujours préférable d’en informer les gens dès que possible, surtout si vous êtes l’un des principaux participants à la réunion. Bien que la reprogrammation soudaine puisse être gênante, ce n’est pas grave. Encore une fois, la vie arrive parfois.
Ce n’est pas toujours possible, mais vous devriez essayer de donner au moins un préavis de 24 heures à l’organisateur de votre annulation soudaine. Assurez-vous d’envoyer une brève explication de la raison pour laquelle vous devez soudainement annuler afin qu’ils sachent que c’est une raison justifiée.
Mettez à jour l’état de votre agenda, même avant de recevoir une invitation
Si vous savez que vous allez être occupé à un moment précis de votre calendrier, allez-y et bloquez ce temps libre. La fermeture de 14 h à 17 h le mercredi parce que vous savez que vous devez conduire votre grand-mère chez le médecin vous évitera d’avoir à expliquer à un organisateur de réunion pourquoi vous ne pourrez pas accepter son invitation à une réunion en premier lieu. Ils verront sur votre calendrier que vous êtes occupé à ces heures.
Si vous avez déjà accepté une invitation à une réunion mais que quelque chose s’est produit, mettez à jour votre statut pour cette demande. Comme nous l’avons déjà dit, si vous modifiez votre statut d’acceptation à provisoire, dites aux gens pourquoi.
En général, soyez aussi respectueux que possible.