Comment ajouter des applications à Microsoft Teams

Microsoft Teams a été conçu comme un espace centralisé, un point d'accès unique pour organiser l'ensemble de votre travail. Cependant, cette vision n'est réalisable qu'en intégrant des applications, qu'elles proviennent de Microsoft ou de développeurs tiers.

Si votre utilisation de Teams est encore superficielle, il est facile de le considérer comme une version d'entreprise de Slack, mais sans grand intérêt. L'interface principale, notamment le canal "Publications", avec ses fils de discussion peu intuitifs, une limite de six emojis pour réagir aux messages et une esthétique plutôt monotone, peut laisser cette impression.

Pour exploiter pleinement le potentiel de Teams, l'ajout d'applications est essentiel. Cela peut inclure des solutions Microsoft comme Excel, Planner, SharePoint, Forms ou OneNote, mais également des outils tiers comme Trello, Wikipedia, Asana, Evernote et GitHub.

Ces applications peuvent être intégrées à trois emplacements différents : la barre latérale, sous forme d'onglet ou dans la fenêtre de conversation.

Chaque emplacement d'intégration accueille des types d'applications spécifiques :

Barre latérale : Les applications qui y sont hébergées offrent une vue personnalisée de vos données. Par exemple, l'application OneNote affichera uniquement vos fichiers OneNote personnels.
Onglets : Les applications intégrées sous forme d'onglets sont accessibles à toute l'équipe. Ainsi, l'ajout de l'application Trello permettra à tous les membres d'y accéder, à condition qu'ils possèdent un compte Trello.
Fenêtre de conversation : Les applications situées ici sont également disponibles pour l'ensemble de l'équipe et fournissent des fonctionnalités supplémentaires. L'application Wikipédia, par exemple, permettra de faire des recherches directement depuis la fenêtre de conversation et de partager des articles avec les autres membres de l'équipe.

En général, une application n'est disponible que dans un seul emplacement. Par exemple, l'installation de l'application Wikipédia la rendra disponible uniquement dans la fenêtre de conversation. Cependant, Planner et OneNote peuvent être installés dans la barre latérale, mais peuvent également être ajoutés en tant qu'onglets pour faciliter le partage de votre travail.

Intégrer une application à la barre latérale

Les applications ajoutées à la barre latérale vous présenteront des informations personnalisées. Certaines applications sont déjà présentes par défaut, comme "Activité", "Conversation", "Équipes", "Calendrier", "Appels" et "Fichiers".

Vous pouvez enrichir cette barre en cliquant sur les points de suspension (…), puis en choisissant une application dans la fenêtre qui apparaît.

Par exemple, nous avons cliqué sur "Planner" pour l'ajouter à la barre latérale.

En cliquant dessus, Teams affiche toutes vos tâches, regroupées par plans. Chaque membre de l'équipe ayant ajouté l'application "Planner" visualise ses propres tâches de la même manière.

Par défaut, le bouton disparaît lorsque vous cliquez ailleurs. Pour le garder toujours visible, faites un clic droit dessus et sélectionnez "Épingler".

Votre bouton "Planner" sera alors toujours présent dans la barre latérale. Vous pouvez le désépingler à tout moment en effectuant un clic droit et en sélectionnant "Détacher".

Cette fonction d'épinglage et de désépinglage fonctionne pour tous les boutons de la barre latérale. Si vous n'utilisez pas le bouton "Appels", vous pouvez le détacher. Il reste accessible via les points de suspension (…), si vous souhaitez le réintégrer.

Intégrer une application sous forme d'onglet

Les applications ajoutées sous forme d'onglets sont accessibles à tous les membres de l'équipe. Cette fonctionnalité est essentielle pour faire de Teams un véritable "panneau de verre unique".

Certains onglets sont déjà présents par défaut dans chaque canal, comme "Publications", "Fichiers" et "Wiki".

Pour intégrer d'autres applications sous forme d'onglets, cliquez sur le signe plus (+) situé en haut du canal souhaité.

La fenêtre "Ajouter un onglet" s'ouvre. Vous pouvez choisir parmi les applications Microsoft proposées ou faire défiler la liste pour découvrir des centaines d'applications tierces. Un champ de recherche est également disponible si vous connaissez le nom de l'application que vous recherchez.

Chaque application a un fonctionnement spécifique. Voici un aperçu de ce qui se passe en sélectionnant certaines options parmi les applications Microsoft :

"Bibliothèque de documents" : Vous permet d'intégrer une bibliothèque SharePoint dans l'onglet.
"Excel", "PDF", "PowerPoint", "Visio" ou "Word" : L'application est ajoutée sous forme d'onglet, permettant de créer et modifier les fichiers correspondants directement depuis Teams.
"Planner" : Permet de créer un nouveau plan pour votre équipe.
"OneNote" : Affiche le bloc-notes OneNote partagé de votre équipe.
"Stream" : Choisir un canal de diffusion à intégrer dans un onglet.
"Site Web" : Intègre une page web, via son URL, dans un onglet.
"Wiki" : Ajoute une nouvelle page Wiki au canal.

Les applications tierces vous permettent d'accéder à un service particulier pour lequel vous possédez un compte. Ainsi, si vous utilisez régulièrement des outils de gestion de tâches comme Jira, Trello ou Asana, vous pouvez les intégrer sous forme d'onglet. Une fois connecté, vous aurez accès à vos tableaux et à vos tâches.

Pour ajouter une application tierce, sélectionnez-la dans la fenêtre "Ajouter un onglet". Si l'application n'est pas encore installée dans l'équipe (dans un autre canal ou dans la barre latérale), cliquez simplement sur "Ajouter" pour procéder à l'installation.

Vous serez ensuite invité à vous connecter au service. Cette étape n'est nécessaire que lors de la première utilisation. Les autres membres de l'équipe devront se connecter lorsqu'ils ouvriront l'onglet pour la première fois.

Si Microsoft Teams ne propose pas d'application pour le service que vous souhaitez intégrer, l'application "Site Web" permet de contourner ce problème.

Indiquez un nom pour l'onglet, l'URL de la page web, puis cliquez sur "Enregistrer".

La page web est alors accessible via un onglet, en permanence.

Intégrer une application dans la fenêtre de conversation

Les applications intégrées dans la fenêtre de conversation offrent des fonctionnalités supplémentaires, accessibles à tous les membres de l'équipe.

Certaines applications sont déjà présentes par défaut, comme "Format", "Joindre", "Emoji", "Giphy", "Autocollant", "Démarrer une réunion" et "Stream".

Ces applications facilitent vos échanges. Pour en ajouter d'autres, cliquez sur les points de suspension (…), puis sur "Plus d'applications".

La fenêtre "Applications" s'ouvre, avec le filtre "Messagerie" appliqué par défaut.

Cela signifie que toutes les applications proposées peuvent être ajoutées sous la fenêtre de conversation. Le choix est vaste, avec notamment GitHub, Jira, Confluence, Wikipedia, YouTube, Azure DevOps ou encore Stack Overflow.

Comme pour les applications intégrées sous forme d'onglet, certaines applications nécessitent une connexion au service pour pouvoir être utilisées. Pour installer une application, cliquez simplement dessus. Si elle n'est pas encore installée dans l'équipe, vous devrez cliquer sur "Ajouter".

L'application est désormais disponible dans la fenêtre de conversation.

Chaque application offre des fonctionnalités différentes. Par exemple, l'application Wikipédia permet de rechercher un article et de le publier directement dans la conversation.

Il suffit de cliquer sur l'article que vous souhaitez partager dans la conversation.

Pour les services utilisés par toute l'équipe, cette fonctionnalité est particulièrement efficace. Vous pouvez par exemple rechercher une réponse sur Stack Overflow et la partager dans votre canal, afficher une demande d'extraction depuis GitHub, une histoire de Jira, le tout depuis un même emplacement.

Désinstaller une application

Désinstaller une application est un processus simple, mais la méthode diffère selon son emplacement d'installation.

Pour une application de la barre latérale, faites un clic droit dessus et sélectionnez "Désinstaller".

Pour une application de la fenêtre de conversation, la procédure est identique : clic droit, puis sélectionnez "Désinstaller".

Pour les applications intégrées sous forme d'onglet, la procédure est un peu plus complexe. Cliquez sur les points de suspension (…) à côté du nom de l'équipe, sélectionnez "Gérer l'équipe", puis cliquez sur l'onglet "Applications".

Cliquez ensuite sur l'icône de la corbeille à côté de l'application que vous souhaitez désinstaller.

La désinstallation est alors effective pour toute l'équipe, quel que soit l'endroit où l'application était utilisée. Vous pouvez toujours réinstaller l'application si vous en avez de nouveau besoin.

De nombreuses applications sont disponibles pour Teams, et un grand nombre d'entre elles ne nécessitent ni compte ni licence spécifique. Prenez le temps de les explorer et identifiez celles qui sont les plus utiles pour votre activité. Si vous passez beaucoup de temps sur Microsoft Teams, l'intégration d'applications peut améliorer considérablement votre productivité et votre efficacité.