Ce que vous ne saviez pas sur l'estimation des coûts d'un projet
L'évaluation financière d'un projet constitue bien plus qu'une simple opération arithmétique; il s'agit d'une démarche complexe.
Une évaluation précise des coûts s'avère indispensable pour assurer la réussite de la gestion de projet. Bien que de nombreuses dépenses surviennent tout au long du cycle de vie d'un projet, la méthodologie d'estimation employée détermine fondamentalement si un plan aboutit ou échoue.
Ceci requiert une implication directe du client, permettant au chef de projet et à son équipe de collaborer pour parvenir à une compréhension exhaustive de la valeur commerciale, des priorités des fonctionnalités, des éléments à réaliser, entre autres.
Cet article vous guidera dans la gestion de ces risques et des problèmes associés, en explorant la notion d'estimation des coûts, son importance, les démarches initiales, les techniques employées et d'autres aspects cruciaux.
Entamons notre exploration!
Qu'est-ce que l'évaluation des coûts d'un projet ?
L'évaluation des coûts prend en considération les dépenses directes, indirectes, ainsi qu'une multitude d'autres facteurs, afin de déterminer un budget de projet conforme à vos engagements financiers. Il s'agit d'une étape fondamentale pour la réussite de tout projet.
Qu'il s'agisse de la construction d'une route ou du développement d'une application, les méthodes d'évaluation des coûts de projet peuvent être appliquées à tous les domaines. Au sein du cycle de vie de la gestion de projet, l'évaluation des coûts consiste à additionner les dépenses individuelles en utilisant des techniques d'estimation et des données probantes. Ceci est employé pour anticiper les dépenses futures d'un projet, en s'appuyant sur l'expérience actuelle.
Pour y parvenir, vous devrez suivre quelques étapes clés :
- Identification claire des activités
- Collaboration lors de l'élaboration des devis
- Accès à des données pertinentes
- Adoption de structures normalisées pour l'évaluation des coûts
- Prise en compte des incertitudes futures
- Exclusion des dépenses non pertinentes
- Révisions indépendantes des évaluations
- Actualisation des évaluations
En d'autres termes, l'évaluation des coûts permet de déterminer à l'avance les ressources financières et matérielles nécessaires à la réalisation d'un projet, selon un périmètre défini. Un chef de projet et son équipe doivent prendre en compte à la fois les coûts directs et indirects pour réaliser une évaluation.
Parmi les éléments types à considérer, on retrouve la main-d'œuvre, les installations, les ressources, les matériaux, l'équipement, les fournisseurs, les risques et les échéances.
Pourquoi l'évaluation des coûts est-elle essentielle ?
L'évaluation du coût d'un projet est réalisable en employant des méthodes d'estimation des coûts et une structure de répartition du travail (SRT). Ceci permet de visualiser le périmètre de votre projet et d'attribuer des coûts à chaque tâche.
Grâce à l'évaluation des coûts d'un projet, un client peut juger de la capacité d'un chef de projet à gérer le projet et à atteindre les objectifs fixés. De cette manière, les parties prenantes et les cadres du projet se font une idée de la qualité à laquelle ils peuvent s'attendre une fois le projet terminé.
Pour une réalisation réussie, il est crucial que les parties prenantes élaborent un budget validé, afin de satisfaire aux exigences de qualité. Une évaluation précise du projet est nécessaire pour garantir l'effort réel. Cela vous aide à rester sur la bonne voie et à bien planifier.
Quand réaliser une évaluation des coûts ?
L'évaluation des coûts est utilisée pour anticiper les dépenses, les prix et la quantité de ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. La précision de cette évaluation dépend des niveaux du projet, de sa conception, des conditions spécifiques, ainsi que des valeurs estimées des ressources requises.
Une fois que vous disposez des ressources, de l'équipement, de la main-d'œuvre, etc., vous pouvez initier l'évaluation du coût global du projet, en précisant sa portée et sa qualité. Ainsi, il faut des techniques, un échéancier, les tâches, etc., pour anticiper le coût total.
Comment évaluer les coûts avec précision ?
Lors de l'évaluation des coûts d'un projet, il est nécessaire de le segmenter en tâches individuelles et de déterminer quelle équipe sera en charge de chaque tâche. Une fois qu'un projet est lancé, l'objectif premier est de s'assurer du respect du budget.
L'évaluation des coûts comprend plusieurs étapes simples. Examinons-les une par une.
Établir une liste des tâches et des ressources nécessaires
La première étape de l'évaluation des coûts consiste à identifier les ressources et les tâches requises. Pour cela, vous pouvez décomposer le projet en éléments plus petits. Cela implique la recherche, la conception, le développement front-end ou back-end, la rédaction, les tests ou la correction de bugs, le lancement, etc.
La liste des tâches varie d'un projet à l'autre, mais les étapes restent similaires. En répartissant le travail entre les différents membres de l'équipe en fonction de leur tarif horaire, il devient plus aisé de calculer le coût de la main-d'œuvre et le temps nécessaire à la réalisation du projet.
Identifier et affecter les ressources
Vous devez vous assurer de disposer de suffisamment de personnes compétentes pour le projet afin d'affecter les ressources. Vous devez dresser la liste des membres disponibles et attribuer les tâches en fonction de leur expertise. Cela conduit à une planification adéquate des ressources, ce qui favorise la réussite du projet.
Estimer la durée de la tâche
Il est nécessaire d'estimer la durée de la tâche pour établir votre calendrier de projet, en prévoyant une marge de sécurité. Comme l'avenir d'une personne ne peut être prédit, il est judicieux que votre équipe prévoit un délai supplémentaire afin que le projet puisse être achevé dans les temps et sans stress.
En utilisant une méthode de suivi du temps, vous pouvez déterminer la durée du projet avec précision. Vous ne pouvez pas espérer un taux d'utilisation de 100 % de la part de votre équipe, ce qui mènerait à l'épuisement. Le taux d'utilisation idéal pour chaque équipe est de 80 %, ce qui laisse du temps libre à votre équipe.
Calculer le coût du projet
Il arrive fréquemment que des informations similaires soient enregistrées dans votre base de données. Vous pouvez utiliser ces enregistrements précédents pour analyser la durée de chaque tâche et son coût.
Si vous n'en avez pas, vous devrez effectuer ce calcul à partir de zéro. Il est recommandé de commencer par une évaluation préliminaire, afin que votre équipe puisse se réunir et décider du temps et du coût exacts.
Utiliser des outils d'évaluation des coûts
Il est essentiel de tout suivre de près. Pour ne pas vous écarter du plan, vous devez vous concentrer sur les changements et les mettre à jour en conséquence. Grâce à des outils de gestion, vous pouvez gérer les tâches de votre équipe au quotidien sans difficultés, ce qui favorise la réussite du projet.
Vous pouvez également suivre le budget de cette manière. L'outil prévoit l'état du projet en fonction du temps enregistré par chaque membre. Ainsi, vous pouvez suivre la quantité de travail restant à effectuer et le temps restant.
Évaluation versus Devis : Différence
Les évaluations et les devis ont des objectifs similaires, mais il ne s'agit pas de termes interchangeables. La distinction réside dans les informations présentées dans la liste. L'utilisation du terme approprié au moment opportun garantit que votre client dispose des informations nécessaires pour prendre une décision.
Évaluation
Une évaluation est une estimation éclairée ou approximative du coût d'un travail spécifique. Elle est basée sur les informations disponibles au moment de l'évaluation. L'évaluation peut être modifiée une fois que vous disposez d'informations actualisées.
Prenons l'exemple d'un contrat de rénovation d'une maison où le client souhaite connaître le coût. Vous devrez d'abord examiner la superficie de la maison et des pièces, la quantité de travail à effectuer, et ce qui doit être ajouté ou retiré. Dans ce cas, vous pouvez donner une évaluation basée sur leurs besoins, par exemple 30 000 $.
Au démarrage des travaux, vous constatez que le prix de la peinture a légèrement augmenté en raison de la qualité de peinture souhaitée par le client. Votre évaluation devra être légèrement mise à jour en conséquence.
Devis
Un devis, quant à lui, est un énoncé fixe d'un travail à réaliser dans un délai précis. Il est juridiquement contraignant et ne peut être modifié, à moins que votre client ne demande des travaux en dehors du périmètre initial. Si la portée change, vous devrez mettre à jour l'ordre de modification en conséquence et parvenir à un accord final.
Reprenons le même exemple. Si le client demande un devis au lieu d'une évaluation au début des travaux, vous devez examiner attentivement le prix de la main-d'œuvre, des matériaux, du temps, etc., afin de donner un devis final à votre client, qui ne pourra plus être modifié, sauf si le client souhaite des travaux supplémentaires non mentionnés dans le devis.
L'évaluation reste toutefois la meilleure pratique lorsque vous n'êtes pas certain du prix des matériaux et des attentes du client. Cependant, si vous fournissez un service régulier, si vous connaissez bien le prix de vos services et de vos matériaux et que vous souhaitez vous protéger contre des travaux supplémentaires, un devis peut être la solution idéale.
De plus, les évaluations sont négociables, contrairement aux devis qui sont précis et juridiquement contraignants.
Techniques d'évaluation des coûts couramment utilisées
En fonction de la taille et du type de projet, des attentes des dirigeants et des parties prenantes, de la méthode de facturation et d'autres facteurs, différents outils et techniques peuvent être employés pour réaliser une évaluation des coûts de projet. En voici quelques-uns :
- Estimation analogue : cette méthode s'appuie sur des précédents pour vous aider à établir les coûts futurs lors des premières étapes de votre projet, en utilisant des données historiques.
- Estimation ascendante : l'approche ascendante est plus granulaire, elle consiste à évaluer les tâches individuelles, puis à les additionner afin d'obtenir le coût global du projet. Cette méthode est employée pour les projets complexes où les variables sont plus nombreuses, comme les projets de construction ou le développement de logiciels.
- Estimation descendante : la technique d'évaluation descendante est une méthode simple pour déterminer l'étendue des travaux une fois le coût total du projet établi. Cette méthode est couramment utilisée pour estimer différents éléments sur la base d'un prix forfaitaire spécifié initialement par le client.
- Estimation paramétrique : l'estimation paramétrique est une approche de modélisation statistique qui utilise les données historiques de certains facteurs clés de coût pour calculer le nouveau coût d'une tâche.
- Estimation en trois points : cette technique repose sur trois scénarios différents : le scénario le plus probable, le scénario optimiste et le scénario pessimiste. Ces scénarios sont intégrés à une équation afin d'obtenir l'estimation finale.
- Analyse des réserves : cette technique permet de déterminer le montant de la réserve pour imprévus à allouer. Cette méthode vise à se prémunir contre l'incertitude.
- Coût de la qualité : cette approche prend en compte l'argent dépensé sur ou durant le projet afin d'éviter les échecs. Elle prend également en compte l'argent dépensé après la réussite du projet pour corriger les échecs.
Paramètres d'évaluation des coûts
Vos évaluations doivent satisfaire votre client afin qu'il se fasse une idée de la qualité du projet. De nombreux projets échouent toutefois en raison d'une mauvaise évaluation des coûts.
Examinons les paramètres à prendre en compte lors de l'évaluation du coût de votre projet.
Temps
Le temps est un facteur essentiel lors de l'évaluation du coût d'un projet. Le temps est directement lié à l'effort. La somme de tout le temps passé sur le projet représente l'effort global de l'équipe pour terminer le projet. Le temps nécessaire à la réalisation des tâches individuelles, ainsi que le délai de sécurité, constituent une étape indispensable pour présenter une évaluation des coûts précise.
Effort
L'effort est également un paramètre clé dans l'évaluation des coûts d'un projet. L'effort requis pour terminer un projet donne une idée claire du coût. Un chef de projet doit tenir compte des ressources dont une équipe disposera pour terminer le projet, et les efforts peuvent être calculés en fonction des ressources. Moins il y a de ressources, plus les efforts seront importants, et inversement.
Ressources
Comme indiqué précédemment dans cet article, les ressources sont également prises en compte lors de l'évaluation des coûts. La gestion des ressources est un processus qui consiste à disposer des bons facteurs au moment où une tâche spécifique est nécessaire dans un projet. Avec des ressources limitées, il est difficile de calculer le coût global d'un projet.
Précision
L'évaluation des coûts d'un projet ne peut être acceptée que si elle est précise. En appliquant la technique d'évaluation des coûts la plus appropriée, en vous préparant à des coûts imprévus et en actualisant les évaluations de projet tout au long du projet, vous pouvez atteindre la précision.
Documentation
Lorsque vous échangez des idées avec votre équipe, il est essentiel de tout documenter afin de prendre les bonnes décisions au moment opportun. Vous devrez enregistrer toutes les hypothèses afin d'éviter les malentendus tout en permettant à l'équipe de comprendre le fondement de l'évaluation.
Crédibilité
En règle générale, l'évaluation des coûts d'un projet se base sur l'expérience ou des données antérieures. Lors du calcul des dépenses, vous pouvez renforcer la crédibilité de l'évaluation en ajoutant des données historiques et des avis d'experts.
Vérification
Vérifiez toujours avant de prendre une décision finale. Vous pouvez vérifier les opérations mathématiques utilisées pour l'évaluation des coûts du projet et vous assurer qu'elles sont exactes. Vous pouvez vous fier à la documentation pour garantir l'exactitude des calculs.
Identification des risques
Vous pouvez anticiper les risques lors de l'évaluation. Il s'agit d'un facteur essentiel qui doit être pris en considération. Certains risques sont fréquents, tandis que d'autres sont accidentels. Il est nécessaire de gérer efficacement l'évaluation en ajoutant un délai de sécurité. Cela garantit la bonne réalisation du projet dans les délais impartis et des fonds suffisants en cas de besoin urgent.
Quelques étapes dans l'évaluation des coûts
Pour des évaluations de coûts fiables et valides, vous devez suivre quelques étapes simples.
- Définir l'objectif du projet
- Élaborer un plan préliminaire en organisant une réunion avec les membres de votre équipe
- Définir les caractéristiques du système, les performances et l'objectif
- Déterminer une technique d'évaluation des coûts appropriée
- Identifier les hypothèses, établir des règles et obtenir des données
- Élaborer une évaluation ponctuelle
- Effectuer une analyse de sensibilité
- Effectuer une analyse des incertitudes et des risques
- Documenter le devis
- Actualiser l'évaluation en temps opportun en fonction des efforts et des ressources
Conclusion
L'évaluation des coûts est utilisée pour prédire le coût global d'un projet, ainsi que le prix et la quantité des ressources nécessaires à sa réalisation. Elle vise à éclairer les décisions d'investissement. Pour cela, il est nécessaire de segmenter le projet complet en parties plus petites afin de mieux évaluer les ressources, la main-d'œuvre et le temps.
Cependant, l'évaluation des coûts est plus facile à dire qu'à faire. Il est donc important d'opter pour une technique précise, ce qui vous aidera à élaborer un plan d'évaluation des coûts réussi pour votre client.
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