Un logiciel de documentation des processus est devenu indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs opérations. Il fournit un cadre structuré, agissant comme une véritable feuille de route pour rationaliser les flux de travail. La documentation des processus est cruciale dans la gestion de projet, car elle répond à une question fondamentale : « Comment les tâches seront-elles exécutées ? ».
Si autrefois les responsables de projet s’appuyaient sur des méthodes manuelles, ils ont désormais accès à des outils de documentation dédiés, capables de simplifier et d’automatiser l’ensemble du processus.
Ce guide vous présente les solutions logicielles de documentation de processus les plus performantes. Avant de commencer, il est essentiel de bien comprendre l’objectif et le fonctionnement de la documentation des processus. Un tableau récapitulatif vous permettra de visualiser rapidement les logiciels que nous avons sélectionnés.
| Nom | Description | Explorer |
| Scribe | Outil d’IA pour la documentation facile des processus, avec captures d’écran. | |
| Miro | Documentation et cartographie des processus évolutives avec intégrations. | |
| Document360 | Rationalisation des processus métiers et gestion du changement. | |
| Process Street | Modèles « glisser-déposer » et listes de contrôle standardisées. | |
| Heflo | Prise en charge BPMN 2.0, import/export, éditeur WYSIWYG. | |
| Creately | Modèles riches, collaboration en temps réel, « glisser-déposer ». | |
| FlowShare | Suivi dynamique, captures d’écran, export dans différents formats. | |
| ProProfs | Import depuis Word/PDF, aide contextuelle, multimédia. |
Mais comment fonctionne un logiciel de documentation des processus ? En substance, un document de processus est un guide détaillé qui explique comment accomplir une tâche. Il peut s’agir, par exemple, d’un tutoriel décrivant la procédure de transfert de données vers le cloud.
Un document de processus peut prendre diverses formes : organigramme, tutoriel ou politique d’entreprise. La documentation de processus consiste à enregistrer ou à documenter étape par étape l’exécution d’une tâche.
Cette documentation est un atout pour les membres d’équipe, les nouvelles recrues ou même les clients lorsqu’ils ont besoin de comprendre comment réaliser une action spécifique.
Comment documenter un processus ?
La documentation d’un processus se déroule en plusieurs étapes clés :
- Définissez le processus à documenter, son objectif et sa portée.
- Identifiez les limites du processus : point de départ et de fin.
- Précisez les résultats attendus et les actions suivantes.
- Listez les logiciels et équipements nécessaires.
- Élaborez un déroulement étape par étape du processus.
- Nommez les parties prenantes et les responsables impliqués.
- Transférez toutes ces informations dans le système de documentation, en vérifiant qu’il ne manque rien.
Une fois ces éléments définis, il devient aisé de partager la documentation avec les membres de l’équipe, qui pourront y accéder facilement et à tout moment.
Pourquoi documenter vos processus métiers ?
La documentation des processus métiers offre de multiples avantages à long terme, notamment :
- Cohérence des processus : élimination de l’ambiguïté pour assurer une production homogène.
- Réduction des erreurs : suppression des inefficacités pour améliorer la culture d’entreprise.
- Conformité légale : prévention des risques juridiques liés à une mauvaise gestion des procédures.
- Gestion du changement : adaptation facilitée aux évolutions des processus.
- Réduction du temps de formation : intégration plus rapide des nouvelles recrues.
- Attribution des tâches : responsabilités clairement définies pour chaque employé, sans perturber le flux de travail.
En ayant des procédures écrites, les employés savent exactement quelles étapes suivre.
Qu’est-ce qu’un logiciel de documentation des processus métiers ?
La documentation manuelle des processus est complexe et sujette à des erreurs humaines. C’est pourquoi des logiciels de documentation ont été développés pour automatiser et rationaliser ce processus, minimisant ainsi les risques d’erreur. Ces logiciels offrent plusieurs avantages :
- Accès centralisé à tous les documents.
- Accès à la documentation à distance grâce au stockage cloud.
- Gestion, mise à jour et collaboration en temps réel.
- Analyse des utilisateurs pour améliorer la base de connaissances et prendre des décisions éclairées.
De plus, la recherche d’informations est facilitée par un outil de recherche en ligne.
Fonctionnalités essentielles à rechercher
Lors du choix d’un logiciel de documentation des processus, assurez-vous qu’il offre les fonctionnalités suivantes :
- Expérience utilisateur intuitive, même pour les débutants.
- Représentation visuelle des données, avec prise en charge de liens et autres médias.
- Collaboration en temps réel.
- Export du document dans différents formats.
- Intégration avec d’autres outils utilisés par votre entreprise.
Voici une présentation des logiciels de documentation de processus que nous avons testés et que nous vous recommandons.
Scribe
Vous répondez souvent aux mêmes questions sur l’exécution des tâches ? Scribe offre une solution rapide et simple pour documenter et partager les processus de l’entreprise en quelques secondes.
Fonctionnalités :
- Formation rapide des employés et nouvelles recrues.
- Automatisation de la documentation et de la création de SOP pour renforcer les programmes de formation.
- Cohérence des processus grâce à un contenu de formation à la demande.
- Automatisation de la création de guides de formation pour améliorer les centres d’aide.
Scribe utilise l’IA pour transformer rapidement les processus numériques en guides étape par étape, sans effort. Activez l’enregistreur Scribe et suivez le processus. Votre guide est créé automatiquement, avec les captures d’écran correspondantes !
Miro
Miro est un logiciel de documentation et de cartographie des processus, utilisé par des marques comme Dell, Cisco et Deloitte. Il permet de cartographier les informations critiques de l’entreprise et offre une plateforme évolutive pour optimiser les processus grâce à des outils de cartographie intégrés.
Fonctionnalités :
- Intégration des processus et Steam Maps avec des outils comme Confluence, Coda et Notion.
- Intégration Jira pour examiner les processus, cartographier les parcours clients et suivre des actions.
- Différents forfaits pour la gestion de projet, la cartographie du parcours client et la cartographie des processus.
- Import de cartes de processus depuis Microsoft Visio, Draw.io et Lucidchart.
- Bibliothèque de modèles pour optimiser l’expérience client.
Miro propose des outils tels que des organigrammes, des diagrammes BPMN et la cartographie de la chaîne de valeur pour analyser les scénarios et améliorer l’utilisation des ressources. Miro permet de visualiser les plans d’affaires et de communiquer efficacement la stratégie aux équipes.
Document360
Document360 est utilisé par plus de 10 000 utilisateurs dans 80 pays. Il rationalise les processus métiers grâce à des procédures opérationnelles standardisées, améliorant ainsi la compréhension des employés.
Fonctionnalités :
- Définition des processus opérationnels, des rôles et responsabilités.
- Gestion du changement pour une transition fluide des processus obsolètes.
- Module de formation des employés pour un apprentissage efficace.
Document360 garantit des processus clairs et cohérents, améliorant la productivité globale de l’organisation.
Process Street
Process Street est un logiciel de documentation de processus conçu pour améliorer les performances des équipes. Il permet de documenter tous les processus organisationnels afin que tous les employés soient sur la même longueur d’onde.
Fonctionnalités :
- Éditeur « glisser-déposer » pour créer et mettre à jour des modèles rapidement.
- Listes de contrôle standardisées avec tâches d’arrêt, approbations et dates d’échéance dynamiques.
- Mise à jour automatique des listes de contrôle.
- Plateforme centralisée pour une collaboration et une recherche facile.
- Expérience utilisateur simplifiée pour une formation plus rapide.
Process Street peut documenter des processus variés : flux de travail Git, intégration de nouveaux clients, onboarding des employés, tâches quotidiennes et hebdomadaires, sélection de candidats, génération de factures, processus d’audit interne.
Heflo
Heflo est un outil de documentation des processus avec une interface moderne. Il permet de générer automatiquement des documents et facilite la collaboration en temps réel.
Fonctionnalités :
- Prise en charge BPMN 2.0.
- Téléchargement en image ou export vers d’autres plateformes.
- Éditeur WYSIWYG pour la mise en forme.
- Classement des processus dans des bibliothèques de requêtes.
- Définition des règles métier et intégration dans le cycle BPM.
Heflo permet de modéliser, analyser, cartographier, optimiser et documenter les processus métiers, puis de les exporter en PDF, Word, HTML, Excel ou BPMN. Le stockage cloud assure l’accès à la documentation partout et à tout moment.
Creately
Creately est une plateforme de gestion du travail qui propose des modèles pour la documentation des processus métiers, facilitant la mise en place de processus structurés dans votre organisation.
Fonctionnalités :
- Bibliothèque de modèles pour différents processus et flux de travail.
- Outils « glisser-déposer » pour documenter facilement les processus complexes.
- Import de rapports, captures d’écran et images.
- Export de données depuis différentes plateformes.
- Liaison de formes pour créer des structures de navigation.
Creately propose des diagrammes tels que des organigrammes, des cartes de flux de valeur, des BPMN et des cartes de processus. La collaboration en temps réel facilite le travail des équipes interfonctionnelles.
FlowShare
Utilisez FlowShare pour créer une documentation de processus interactive. Plus de 1 000 entreprises ont déjà créé des guides approfondis pour leurs formations grâce à cet outil.
Fonctionnalités :
- Suivi dynamique pour capturer les actions et créer automatiquement un guide.
- Capture d’écrans et d’actions (clics, raccourcis).
- Floutage de données sensibles.
- Génération automatique de descriptions textuelles.
- Recadrage des captures d’écran.
- Export en différents formats : PDF, PPTX, DOCX, HTML, etc.
FlowShare réduit le temps et les erreurs liés aux processus manuels et permet d’adapter une procédure de documentation standard. L’application permet de modifier rapidement la documentation existante sans avoir à la refaire.
ProProfs
Adopté par Dell, Sony, Cisco et d’autres grandes entreprises, ProProfs permet d’importer des fichiers pour créer rapidement des documents ou de les créer de zéro.
Fonctionnalités :
- Import de contenu depuis des documents Word ou PDF.
- Aide contextuelle pour le jargon technique.
- Ajout d’info-bulles, fenêtres contextuelles et caissons lumineux.
- Ajout d’images, vidéos et infographies.
- Bibliothèque de polices, de designs et de thèmes.
ProProfs permet d’ajouter des images et des vidéos pour une meilleure explication des processus. L’éditeur WYSIWYG offre un large choix d’options de style et de formatage.
Derniers mots
La documentation des processus est essentielle pour éviter les incohérences et pour fournir une feuille de route à vos employés et clients. Il est primordial de choisir le bon logiciel pour créer la documentation de votre entreprise. Avec le bon outil, vous constaterez une amélioration de votre activité.
Les plateformes présentées ont été testées et se sont avérées très utiles. Le choix idéal dépendra de vos besoins spécifiques.
Prochaine étape : un logiciel d’automatisation de documents pour gagner du temps.